ZARZĄDZANIE DRUKIEM SPEŁNIAJĄCE NAJSUROWSZE WYMAGANIA W BANKOWOŚCI
ZARZĄDZANIE DRUKIEM DLA NAJWYŻSZYCH WYMAGAŃ W SEKTORZE BANKOWYM
Od momentu powstania pierwszego członka grupy w 1832 roku, GRAWE Banking Group zdobyła prawie 190 lat doświadczenia w dziedzinie finansów, inwestycji i nieruchomości. Przedsiębiorstwo, które jest częścią grupy ubezpieczeniowej Grazer Wechselseitige, zatrudnia obecnie 900 pracowników w 37 lokalizacjach i zarządza aktywami o wartości 24,7 mld euro. Grupa bankowa GRAWE koncentruje się w swojej działalności na spójności, stabilności i bezpieczeństwie. Obejmuje to zarówno bezpieczeństwo inwestycji, jak i bezpieczeństwo danych: bank zarządza bardzo wrażliwymi danymi dotyczącymi osób i majątku swoich klientów. W związku z tym GRAWE Banking Group musi zapewnić odpowiednią poufność tych danych. Aby dokumenty drukowane na drukarkach banku nie były widoczne dla osób nieuprawnionych, GRAWE Banking Group zdecydowała się na rozwiązanie do zarządzania drukowaniem Dispatcher Paragon od swojego długoletniego partnera, firmy Konica Minolta: funkcja zarządzania uwierzytelnianiem zapewnia, że dokumenty są wydawane przez drukarkę dopiero po uprzednim uwierzytelnieniu. Jest to szczególnie ważne, ponieważ niektóre drukarki firmy znajdują się w publicznych salach konsultacyjnych banku. Rozwiązanie to umożliwia również pełną kontrolę nad zadaniami drukowania i optymalizuje zużycie materiałów, takich jak papier i toner. Na przykład grupa bankowa GRAWE wykorzystała to rozwiązanie do zdefiniowania zasad drukowania w celu zmniejszenia zużycia – np. poprzez zezwolenie wyłącznie na drukowanie dwustronne i czarno-białe. Dzięki Dispatcher Paragon grupa bankowa GRAWE znacznie zwiększyła bezpieczeństwo poufnych danych, a jednocześnie wprowadziła przyszłościowe rozwiązanie do zarządzania drukowaniem.
Rozwiązania drukarskie Konica Minolta dla grupy bankowej GRAWE
GRAWE korzysta z drukarek Konica Minolta od 2005 roku. W ramach procesu zmian grupa bankowa wymieniła swoje drukarki na nowe urządzenia wielofunkcyjne bizhub (MultiFunction-Peripherals) firmy Konica Minolta. Częścią przetargu było rozwiązanie zapewniające bezpieczeństwo zadań drukowania, wyjaśnia Armin Rettl, dyrektor ds. infrastruktury IT w grupie bankowej GRAWE: „Jako bank bezpieczeństwo jest dla nas priorytetem i musimy zapewnić szczegółowe dowody dotyczące ścieżki, jaką przeszły informacje. Ponieważ drukarki w naszych oddziałach są publicznie dostępne, musimy unikać sytuacji, w której dokumenty są swobodnie widoczne w drukarce”.
Idealne rozwiązanie sprzętowe i programowe
Aby znaleźć odpowiednią aplikację dla potrzeb GRAWE Banking Group, firma Konica Minolta wybrała Dispatcher Paragon jako rozwiązanie do zarządzania drukowaniem. Jako wieloletni partner, Konica Minolta dobrze zna potrzeby swoich klientów i jest świadoma wrażliwości danych, które grupa bankowa przetwarza i drukuje na co dzień. Wdrożenie nastąpiło w trakcie ponownego wyposażenia grupy bankowej GRAWE w urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta: systemy drukujące zostały dostarczone w marcu i kwietniu 2021 r. – firma korzysta obecnie z 79 wielofunkcyjnych systemów drukujących z serii bizhub i firmy Konica Minolta, w tym 49 bizhub C300i i kilku bizhub C650i. W maju wprowadzono już Dispatcher Paragon: „Dostawa i konfiguracja były szybkie i proste. Niedługo potem przeprowadziliśmy wewnętrzne szkolenie dotyczące produktu i rozpoczęliśmy wdrażanie Dispatcher Paragon w całym kraju. Od samego początku otrzymaliśmy bardzo pozytywne opinie na temat Dispatcher Paragon od naszych współpracowników: od razu zrozumieli, jak korzystać z tego rozwiązania i dostrzegli wartość dodaną, jaką narzędzie to oferuje im w codziennej pracy” – mówi Rettl.
Dispatcher Paragon zapewnia większe bezpieczeństwo i przejrzystość drukowania
Dzięki Dispatcher Paragon firma Konica Minolta oferuje rozwiązanie, które zapewnia szereg funkcji optymalizujących drukowanie: dzięki zarządzaniu użytkownikami bezpośrednio w narzędziu dział IT GRAWE Banking Group może tworzyć użytkowników, którzy następnie wysyłają swoje zadania drukowania do urządzenia wielofunkcyjnego. Proces drukowania jest uruchamiany na urządzeniu dopiero po uprzedniej autoryzacji za pomocą karty chipowej przez osobę, która zleciła zadanie drukowania. Gwarantuje to, że tylko upoważnione osoby mogą przeglądać i odbierać wydruki. Zasada drukowania „follow-me” zapewnia również większą elastyczność: zadania drukowania można również wysyłać z domu do biura lub oddziału. Możliwe jest również sterowanie drukarkami w innych oddziałach grupy bankowej GRAWE. Zadanie drukowania można uruchomić tylko wtedy, gdy pracownik jest obecny i po uwierzytelnieniu. Jednocześnie Dispatcher Paragon pozwala również na selektywne wyjątki od tej zasady, jeśli jest to konieczne – na przykład w przypadku drukowania zbiorczego lub w codziennej działalności doradców klienta, którzy muszą drukować dużo. Oprócz funkcji drukowania „follow-me”, z której grupa bankowa GRAWE korzystała dotychczas głównie, Dispatcher Paragon oferuje również rozbudowane funkcje raportowania i budżetowania. Pomaga to uzyskać przejrzystość kosztów drukowania poszczególnych zespołów, działów lub użytkowników. Jednocześnie pomaga to osiągnąć bardziej efektywne wykorzystanie drukarek i zasobów, co jest jednym z celów GRAWE Banking Group, jak mówi Rettl: „Wraz z wprowadzeniem Dispatcher Paragon chcemy również zmniejszyć zużycie materiałów. Już teraz obserwujemy spadek zamówień na papier i toner dzięki bardziej świadomemu podejściu do drukowania. Chcemy to jeszcze bardziej poprawić w przyszłości dzięki raportom Dispatcher Paragon i zmniejszyć nasz wpływ na środowisko”. W związku z tym grupa bankowa GRAWE poszukiwała rozwiązania, które umożliwia drukowanie zgodnie z zasadą „follow-me-printing”, w której zadania drukowania są faktycznie wykonywane dopiero po uwierzytelnieniu się użytkownika bezpośrednio na urządzeniu. „Ponieważ od dawna byliśmy bardzo zadowoleni z drukarek Konica Minolta, logiczne było dla nas, aby zapytać naszego partnera również o rozwiązanie programowe” – kontynuuje Rettl.
Drukowanie przyszłościowe dzięki rozwiązaniom firmy Konica Minolta
Wdrożenie rozwiązania ma potrwać do końca 2021 roku: „W międzyczasie chcemy jeszcze bardziej wykorzystać funkcje programu Dispatcher Paragon i zintegrować je z naszymi procesami roboczymi” – mówi Rettl. Podsumowuje: „Dispatcher Paragon to wszystko, czego oczekiwaliśmy od rozwiązania do zarządzania drukowaniem o najsurowszych standardach bezpieczeństwa, a nawet więcej. Dzięki funkcji zarządzania uwierzytelnianiem możemy zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi do bardzo wrażliwych informacji, eliminując luki w zabezpieczeniach. Dla nas rozwiązanie to stało się już niezbędnym modułem zapewniającym bezpieczne i przyszłościowe drukowanie. W firmie Konica Minolta mamy po swojej stronie odpowiedniego partnera, z którym łączą nas relacje oparte na zaufaniu i partnerskiej współpracy”.
Wyzwanie
- Zapewnienie, że poufne dokumenty nie będą mogły być przeglądane na publicznie dostępnych drukarkach w oddziałach banków
- Większa kontrola nad zadaniami drukowania i niezbędnymi zasobami
Rozwiązanie
- Rozwiązanie do zarządzania drukowaniem Dispatcher Paragon firmy Konica Minolta
- Zarządzanie użytkownikami, zarządzanie uwierzytelnianiem i drukowanie Follow-Me: proste tworzenie użytkowników w narzędziu w celu przypisywania zadań drukowania. Drukarka rozpoczyna zadanie dopiero po uwierzytelnieniu osoby, która je zleciła, na urządzeniu.
- Skuteczne zarządzanie kosztami dzięki kompleksowym raportom i przeglądowi kosztów bezpośrednio w narzędziu.
Korzyści
- Znaczny wzrost bezpieczeństwa
- Początkowa redukcja materiałów wykorzystywanych do drukowania