Zapewnienie certyfikowanej zgodności z RODO i ochrona wrażliwych danych klientów

Fundacja Groenhuysen jest dostawcą usług opiekuńczych w holenderskim regionie Roosendaal. Oferuje ona usługi głównie dla osób starszych, od pomocy w codziennych czynnościach i zapewnienia komfortu po intensywną opiekę, zarówno w formie opieki domowej, jak i w swoich doskonałych placówkach opiekuńczych. Około 2300 pracowników i dodatkowych 1300 wolontariuszy angażuje się w zaspokajanie codziennych potrzeb i dbanie o dobre samopoczucie 4000 klientów Groenhuysen.

Organizacja została założona w 1993 roku w wyniku połączenia Charitas, dawnego pensjonatu i różnych domów spokojnej starości z Oudenbosch i okolic. Groenhuysen stosuje politykę lokalizacji półautonomiczną, co oznacza, że łączy 45 lokalizacji w regionie pod jednym dachem. Jeśli chodzi o modernizację urządzeń wielofunkcyjnych w celu zapewnienia ochrony danych wrażliwych zgodnie z europejskim rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), Groenhuysen polegało na wsparciu swojego długoletniego partnera, firmy Konica Minolta.

Zalety

• Najwyższy poziom ochrony danych
• Certyfikat zgodności z RODO do celów audytu
• Stałe wsparcie i doradztwo ekspertów Konica Minolta w zakresie zgodności z RODO i bezpieczeństwa informacji

Potrzeba bezpiecznego przetwarzania wrażliwych danych klientów

Jako dostawca usług opieki zdrowotnej, Groenhuysen stawia osobiste potrzeby swoich klientów w centrum działalności fundacji, zapewniając im dobre samopoczucie i bezpieczeństwo. Aby świadczyć te usługi, przetwarzają oni wrażliwe informacje, takie jak historia chorób, stosowane leki i informacje dotyczące ubezpieczenia finansowego. Nasza codzienna praca wymaga ciągłego korzystania z poufnych i prywatnych danych naszych klientów. Dlatego zapewnienie najlepszej możliwej ochrony tych wrażliwych danych zgodnie z rozporządzeniem RODO było dla nas priorytetem podczas poszukiwania nowego rozwiązania zabezpieczającego dla naszych wielofunkcyjnych urządzeń peryferyjnych — wyjaśnia Jeffrey Otte, kierownik zespołu IT w Groenhuysen. Rozwiązanie to musiało zostać wdrożone nie tylko w siedzibie fundacji, ale także we wszystkich odległych placówkach. Ponieważ praktycznie wszyscy pracownicy muszą korzystać z tych urządzeń, kluczowe znaczenie miało wdrożenie z jak najmniejszymi zakłóceniami i zgodnie z jasnym harmonogramem.

Doświadczony partner o silnej pozycji w dziedzinie ochrony danych

„Konica Minolta była naszym dostawcą infrastruktury drukarskiej od 2014 roku i byliśmy bardzo zadowoleni z naszej współpracy. Dlatego też, gdy przyszło do modernizacji naszych systemów, natychmiast skontaktowaliśmy się z Konica Minolta” – mówi Otte.

Konica Minolta nie tylko szybko odpowiedziała, dostarczając informacje niezbędne do analizy tego procesu, ale także aktywnie doradzała w zakresie możliwości i rozwiązań, aby zapewnić jak najlepsze spełnienie wszystkich wymagań. Ponieważ wszystkie lokalizacje Groenhuysen były już wyposażone w urządzenia bizhub tej firmy, bizhub SECURE szybko uznano za idealne rozwiązanie do tego celu. Dostępny dla wszystkich urządzeń peryferyjnych Konica Minolta, bizhub SECURE oferuje pakiet środków ochronnych, który zawiera unikalne, specyficzne dla urządzenia hasła administratora, szyfrowanie dysku twardego urządzenia, a także wszystkie przetwarzane informacje i ustawienia drukowania typu „follow-me”, które zapewniają, że dostęp do dokumentów mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Pomimo wielu lokalizacji rozsianych po całym regionie Roosendaal, cała flota drukarek, składająca się z 85 urządzeń, została zaktualizowana w wyznaczonym terminie dwóch tygodni.

W tym procesie absolutnie kluczowe było, aby podczas aktualizacji nie utracono żadnych danych ani ustawień. Dlatego wykonano kopię zapasową wszystkich systemów. Dopiero potem zaktualizowano oprogramowanie sprzętowe i zainstalowano oprogramowanie bizhub SECURE. Następnie przywrócono poprzednie ustawienia, na przykład dotyczące drukowania i skanowania typu „follow-me”. Procesem tym kierowało trzech inżynierów z firmy Konica Minolta. Aby zapewnić klientowi pełną przejrzystość w zakresie tego, które urządzenia zostały zaktualizowane i kiedy, ustalono i przestrzegano ścisłego harmonogramu. „Byliśmy pod ogromnym wrażeniem profesjonalizmu i wydajności inżynierów firmy Konica Minolta podczas tego procesu” – wyjaśnia Otte. „Spodziewaliśmy się, że podczas tej transformacji wystąpią przerwy w działaniu, dlatego wysłaliśmy do wszystkich pracowników wiadomość e-mail, przygotowując ich na taką ewentualność. Jednak z radością możemy powiedzieć, że praktycznie nie było żadnych przerw ani skarg”.

Certyfikowana zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych dzięki bizhub SECURE

Oprócz zapewnienia ochrony wrażliwych danych klientów, fundacja otrzymała również certyfikat potwierdzający zgodność jej urządzeń drukujących z RODO w wyniku audytów. Dzięki temu Groenhuysen ma dowód, że zrobił wszystko, aby zapewnić zgodne z przepisami i bezpieczne zarządzanie tymi informacjami za pomocą bizhub SECURE firmy Konica Minolta. „Ogólnie rzecz biorąc, możemy powiedzieć, że jesteśmy w pełni zadowoleni ze wsparcia Konica Minolta w tej kwestii. Z niecierpliwością czekamy na dalszą współpracę z Konica Minolta i już prowadzimy rozmowy dotyczące przyszłych projektów, również wykraczających poza drukowanie” – podsumowuje kierownik zespołu IT fundacji.

Wyzwanie

• Konieczność zapewnienia najwyższego poziomu ochrony danych wrażliwych klientów przetwarzanych za pomocą urządzeń wielofunkcyjnych w wielu lokalizacjach
• Wymóg zarządzania danymi osobowymi zgodnie z RODO
• Zapewnienie zachowania wszystkich istniejących danych i ustawień
• Przejrzysta implementacja przy minimalnym zakłóceniu przepływu pracy w obiektach
• Nowy system powinien działać na wszystkich istniejących urządzeniach

Rozwiązanie

Instalacja rozwiązania bizhub SECURE na istniejących urządzeniach peryferyjnych Konica Minolta bizhub z:

• Ochroną hasłem administratora dla poszczególnych urządzeń
• Szyfrowaniem dysku twardego w celu ochrony wszystkich przetwarzanych informacji
• Indywidualnymi hasłami użytkowników i drukowaniem typu „follow-me”