Płynne rozwiązanie EDM współpracujące z narzędziami biznesowymi

Grupa Victor Hugo zdecydowała się na wsparcie Konica Minolta w dostosowywaniu rozwiązania do zarządzania dokumentami elektronicznymi do wyzwań szybko rozwijającej się firmy. Po pierwsze, konieczne było wykorzystanie znacznie większych ilości danych, następnie wymagane było przestrzeganie standardów archiwizacji elektronicznej wartości dowodowej, a na koniec konieczne było komunikowanie się z narzędziami biznesowymi.

Po przeprowadzeniu audytu ECM Konica Minolta wskazała, że firma, już w pełni wyposażona w systemy druku Konica Minolta, zmierza w kierunku Microsoft SharePoint, rozwiązania interoperacyjnego z Microsoft Dynamics i Office 365. Groupe Victor Hugo była bardzo zadowolona ze swoich relacji z Konica Minolta i wygrała dzięki zaangażowaniu i jakości zespołów wsparcia. W związku z tym zamiast alternatywy proponowanej przez konkurenta zdecydowano się na propozycję Konica Minolta.

Umieść EDM w służbie ambicji rozwoju biznesu

Początkowo, jako regionalny operator we wschodniej Francji w obszarze opatrznościowego i uzupełniającego ubezpieczenia zdrowotnego, Groupe Victor Hugo jest napędzany bardzo silnym wzrostem. Grupa posiada obecnie 10 agencji sprzedaży i obejmuje większość terytorium Francji. Benjamin Vincent jest kierownikiem ds. inżynierii i logistyki odpowiedzialnym za infrastrukturę i sieci w tej 85-osobowej firmie: „Konica Minolta jest naszym partnerem w 100%, z 18 drukarkami wielofunkcyjnymi i 10 drukarkami. Jesteśmy bardzo zadowoleni z wydajności sprzętu i jakości naszych relacji. Usługa jest na tym samym poziomie, z wysoce reaktywnym wsparciem i zautomatyzowanym zarządzaniem uzupełnianiem zapasów materiałów eksploatacyjnych”.

Zarówno ze względów prawnych, jak i administracyjnych Groupe Victor Hugo dysponuje ogromną liczbą dokumentów do przetworzenia i przechowywania, z silnymi i precyzyjnymi wymogami regulacyjnymi. Siedem lat temu firma zdecydowała się przejść na archiwizację cyfrową w początkowej fazie ekspansji. „Systemy wielofunkcyjne są pierwszym krokiem w kierunku elektronicznego zarządzania dokumentami. Poprosiliśmy Konica Minolta o wsparcie nas w tym ważnym posunięciu, ogromnej rekonfiguracji naszej zainstalowanej bazy drukującej i reprograficznej. Wybraliśmy Open BeeTM. Rozwiązanie idealnie spełniło nasze początkowe oczekiwania w zakresie składek, korzyści i usług Account­ing”, mówi Benjamin Vincent.

Jednak Grupa Victor Hugo bardzo szybko osiągnęła liczbę blisko 300,000 dokumentów przechowywanych w systemie EDM, czyli ponad 500 GB. Wyszukiwanie i przechwytywanie dokumentów zwalniało; potrzebne było uaktualnienie rozwiązania. Współpraca z narzędziami biznesowymi i zgodność z normami archiwizacji elektronicznej wartości dowodowej była również wymagana, aby pozostać w wyścigu.

Open BeeTM był ofiarą swojego sukcesu. Coraz większa liczba użytkowników, coraz większa ilość danych. To pierwsze rozwiązanie było idealne, ponieważ nauczyło nas systemów EDM, ale naprawdę musieliśmy przejść na wyższy poziom” – podkreśla Benjamin Vincent.

Wcześniejszy audyt i wsparcie zespołu umożliwiły dokonanie tej zmiany morskiej

Następnie grupa Victor Hugo ogłosiła nowe zaproszenie do składania ofert w celu określenia i wdrożenia rozwiązania, które byłoby lepiej przygotowane do radzenia sobie z prognozowanym rozwojem firmy i gwałtownym wzrostem ilości zarządzanych informacji. Firma Konica Minolta zmobilizowała się do opracowania najbardziej odpowiedniego rozwiązania w celu spełnienia trzech wymogów specyfikacji: Dużych ilości danych, interoperacyjności i zgodności.

Pierwszy etap polegał na przeprowadzeniu szczegółowego audytu wszystkich praktyk i potrzeb związanych w sposób ogólny z metodami pracy w firmie. Ten audyt „OPS & ECM Consult” wyraźnie uwydatnił chęć dzielenia się, która wykracza daleko poza dokumentację techniczną.

Benjamin Vincent wyjaśnia: "Nasza firma wzrosła pod względem wielkości, ale rozprzestrzeniła się również geograficznie. Obecnie duża część naszej działalności jest realizowana poza wschodnią Francją. Musimy wymieniać więcej informacji, aby wspólnie rozwijać się i utrzymywać przewagę konkurencyjną pod względem elastyczności i szybkości reakcji.”

Konica Minolta wygrała kontrakt z ofertą opartą na Microsoft SharePoint. Platforma jest kompatybilna z rozwiązaniami biznesowymi, do których zmierza Groupe Victor Hugo (w szczególności rozwiązanie CRM Microsoft Dynamics i pakiet Office 365) i spełnia specyfikacje w zakresie mocy obliczeniowej i zgodności ze standardami archiwizacji elektronicznej wartości dowodowej. "To, co nas przyciągnęło, to zdolność rozwiązania do obsługi korzystania z intranetu z zaawansowanymi funkcjami zarządzania treścią i zarządzania forum oraz możliwość tworzenia formularzy" - mówi Benjamin Vincent.

Określenie najodpowiedniejszego rozwiązania wymagało globalnego wsparcia ze strony Konica Minolta. Podejście to zaczęło się od ukierunkowanego audytu, a następnie kontynuowano integrację Microsoft SharePoint, w tym utworzenie złącza eCopy® ShareScan® (narzędzia do przechwytywania inteligentnych danych, które jest doskonale zintegrowane z systemami drukowania Konica Minolta), wsparcie migracji danych i zapewnienie szkoleń, aby przyspieszyć użytkowników.

• Większa moc przetwarzania i bardzo dobre czasy reakcji
• Kompatybilność i interoperacyjność z innymi rozwiązaniami biznesowymi
• Zgodność ze standardami archiwizacji elektronicznej wartości dowodowej

• Siedem lat temu firma zdecydowała się przenieść wraz z firmą Konica Minolta na cyfrową archiwizację przy użyciu Open BeeTM
• Jednak szybko osiągnął 300,000 dokumentów przechowywanych w systemie EDM (ponad 500 GB), więc wyszukiwanie i przechwytywanie dokumentów zwalniało i konieczne było uaktualnienie rozwiązania
• Wymagana była interoperacyjność z narzędziami biznesowymi i zgodność z normami archiwizacji elektronicznej wartości dowodowej
• Open BeeTM jako pierwsze rozwiązanie było idealne, ale firma musiała przejść na wyższy poziom

• Dogłębny audyt
• Microsoft SharePoint: Platforma jest kompatybilna z innymi rozwiązaniami biznesowymi (np. Microsoft Dynamics i Office 365)
• Złącze eCopy® ShareScan®: Przechwytywanie inteligentnych danych, które są doskonale zintegrowane z systemami drukowania Konica Minolta
• Wsparcie migracji danych
• Zapewnienie szkoleń dla użytkowników