Lepsza jakość i szybsze cykle przetwarzania

Wyższa jakość i szybsze cykle przetwarzania

Transfer technologii między środowiskiem naukowym a przemysłem stanowi podstawową działalność firmy GWT-TUD GmbH, świadczącej usługi w zakresie badań i rozwoju. W tym celu GWT zarządza projektami realizowanymi w sieci obejmującej około 500 naukowców i 1600 klientów przemysłowych w 30 krajach. Aby ułatwić rozliczanie we wszystkich centrach kosztów, firma Konica Minolta podjęła pierwszy krok w kierunku integracji systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) w ponad 50 miejscach pracy.

Do 200 faktur dziennie

Wiele indywidualnych projektów i kont jest wynikiem koordynacji projektów, którą GWT realizuje jako łącznik między naukowcami a partnerami przemysłowymi. Z tego powodu liczba przychodzących faktur jest bardzo wysoka, jak wyjaśnia kontroler finansowy GWT Steffen Groß: „Otrzymujemy od 100 do 200 faktur dziennie w Dreźnie i dwóch innych lokalizacjach w Berlinie i Chemnitz. Muszą one zostać przypisane do odpowiednich projektów i kont oraz efektywnie przetworzone”.

Jednak przed zainstalowaniem nowego rozwiązania występowały poważne braki w zakresie wydajności. Chociaż przypisywanie kont odbywało się za pomocą oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), poprzedzające etapy przetwarzania faktur nadal odbywały się w formie papierowej. Koncentrując się w szczególności na cyfryzacji odbioru i wysyłania faktur, kierownictwo GWT poszukiwało, jak to ujął Groß, „najnowocześniejszego systemu przetwarzania dokumentów”. Oprócz przyspieszenia i zapewnienia niezawodności przetwarzania faktur, kolejnym celem projektu była integracja zewnętrznych kierowników centrów kosztów w procesach projektowych opartych na dokumentach za pośrednictwem portalu internetowego.

Interfejs oprogramowania ERP miał kluczowe znaczenie

Istotne było, aby nowy system zarządzania dokumentami oferował odpowiedni interfejs dla używanego oprogramowania ERP, Microsoft Dynamics NAV. Ponadto firma GWT uznała, że ważne jest osiągnięcie dobrego stosunku ceny do wydajności, a także znalezienie niezawodnego i godnego zaufania partnera do realizacji projektu.

„Aby rozpocząć proces, wraz z administratorem IT odpowiedzialnym za ten obszar i działem księgowości stworzyliśmy specyfikację wymagań, która określała przede wszystkim strukturę plików i przechowywania, a także typy plików i przewidywała konfigurację interfejsu do Microsoft Dynamics NAV” – wyjaśnił Groß, który kierował projektem. „Wspólnie ze specjalistami z Konica Minolta opracowaliśmy w końcu przepływ pracy, który znacznie usprawnił przetwarzanie faktur”.

Po wdrożeniu tego procesu pracownicy opatrują faktury kodami kreskowymi i rejestrują je w systemie wielofunkcyjnym, skanując je cyfrowo. W tym celu w oddziałach w Chemnitz i Berlinie dostępne są urządzenia do skanowania. „Zarejestrowane faktury są natychmiast wykrywane w systemie centralnego działu księgowości i można je edytować bez konieczności fizycznej obecności faktur” – wyjaśnia Groß, który jest zachwycony tą początkową oszczędnością czasu.

Opcje wstępnego wyboru ułatwiają przetwarzanie

Podczas przetwarzania faktur pracownicy widzą listę projektów na ekranie przypisania kont, z której muszą po prostu dokonać wyboru. Przypisanie kont wykorzystuje odpowiednie opcje wstępnego wyboru, co znacznie ogranicza potencjalne źródła błędów. Procesy związane z fakturami wychodzącymi również stały się zauważalnie szybsze, ponieważ faktury są teraz drukowane za pomocą oprogramowania ERP i przechowywane bezpośrednio w systemie zarządzania dokumentami.

Lepsze i szybsze przetwarzanie faktur

Po trwającym prawie dziewięć miesięcy projekcie, który obejmował trzymiesięczny proces decyzyjny, Steffen Groß może teraz poinformować o licznych korzyściach wynikających z cyfrowego przetwarzania faktur: „Ogólnie rzecz biorąc, poprawiła się jakość przetwarzania faktur, ponieważ traci się mniej informacji, a opcje takie jak konta i obiekty kosztowe są teraz wyświetlane. Kontrolerzy i audytorzy mogą z łatwością przeprowadzać analizy, które można jeszcze bardziej rozszerzyć. Dzięki przejrzystemu, cyfrowemu przechowywaniu wiemy również, które faktury są w obiegu, a także wiele innych informacji”. Ponadto wyszukiwanie pełnotekstowe ułatwia odnajdywanie faktur i zapewnia doskonałe opcje wyszukiwania.

Według Großa cyfrowe przetwarzanie faktur już teraz przyniosło „lepszą jakość i szybsze cykle przetwarzania”. Uważa on, że w przyszłości bardzo prawdopodobne jest rozszerzenie rozwiązania we współpracy z Konica Minolta. Pierwszym krokiem byłoby umożliwienie zewnętrznym kierownikom centrów kosztów nie tylko przeglądania wpisów księgowych, ale także czytania dokumentów związanych z tymi wpisami.

Wyzwanie

• Zaprojektowanie bardziej wydajnego przetwarzania faktur przychodzących i wychodzących.

Rozwiązanie

• Skalowalny system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie z bezpośrednim połączeniem z systemem ERP.

Zalety

• Szybkie i przejrzyste przetwarzanie faktur z funkcjami analitycznymi i wynikającą z tego znaczną oszczędnością czasu, standardowe przechowywanie w archiwum tylko do odczytu