Wyzwolenie z kajdan papieru - optymalizacja podejścia do zarządzania dokumentami

ITR Services EOOD z siedzibą w Bułgarii jest częścią Grupy GEOTECHMIN, świadczącą usługi w zakresie instalacji, konfiguracji i konserwacji sprzętu IT dla 25 organizacji z branży górniczej i budowlanej, w których Grupa GEOTECHMIN zajmuje wiodącą pozycję. Spółki wchodzące w skład grupy posiadają bogate doświadczenie i wiedzę specjalistyczną w zakresie poszukiwania, wydobycia i wstępnego przetwarzania minerałów. Grupa GEOTECHMIN prowadzi z powodzeniem działalność w zakresie wydobycia odkrywkowego w kopalni Ellatsite oraz wzbogacania rud miedzionośnych i złoto-miedziowych. Spółki działają również w obszarach zarządzania nieruchomościami i projektów inwestycyjnych, handlu, energii i środowiska, rolnictwa oraz usług.

Wśród kluczowych usług świadczonych przez ITR Services EOOD znajduje się optymalizacja drukowania dla spółek wchodzących w skład grupy. Obejmuje to integrację oprogramowania i sprzętu, a także wsparcie techniczne i doradztwo. „GEOTECHMIN jest jedną z wiodących grup biznesowych w bułgarskiej gospodarce, wnoszącą znaczący wkład w dynamiczny i zrównoważony rozwój kraju, a wsparcie zapewniane przez ITR Services EOOD ma kluczowe znaczenie dla tego wzrostu” – podkreśla Svetoslav Marinov, dyrektor generalny ITR Services EOOD. „Zapewniamy optymalizację procesów biznesowych, projektowanie innowacyjnych systemów zarządzania zasobami, konserwację sprzętu i oprogramowania dla specjalistów IT oraz doskonałą obsługę klienta”.

Ponieważ wiele przedsiębiorstw należących do grupy nadal korzysta z dokumentów papierowych, firma ITR Services EOOD wprowadziła rozwiązanie do zarządzania dokumentami, aby usprawnić procesy zarządzania dokumentami swoich klientów i ostatecznie uniezależnić ich od papieru. Rozwiązanie to nie było jednak tak intuicyjne, jak oczekiwano od nowoczesnego systemu zarządzania treścią. Brak ścisłych zasad dotyczących zapisywania i indeksowania dokumentów oznaczał, że pracownicy nadal ręcznie wyrównywali właściwości niektórych dokumentów. Dlatego zdecydowali się na wykorzystanie rozwiązania M-Files firmy Konica Minolta. Dzięki temu rozwiązaniu firma ITR Services EOOD osiągnęła poziom optymalizacji procesów, który wcześniej był niemożliwy do osiągnięcia.

Wyzwanie związane z fizycznym zarządzaniem informacjami

Dokumenty są siłą napędową współczesnego biznesu, a śledzenie informacji staje się coraz bardziej skomplikowane. Wraz z pojawieniem się nowych technologii i sposobów przetwarzania danych większość firm znajduje się pod presją, aby sprawnie przetwarzać, organizować i zarządzać dokumentami.

Koncepcja biura bez papieru jest przedmiotem dyskusji od wielu dziesięcioleci – chęć ograniczenia marnotrawstwa, zwiększenia bezpieczeństwa, oszczędności czasu i redukcji kosztów to tylko niektóre z wielu znanych korzyści, ale rzeczywistość osiągnięcia tego celu przez organizacje, zarówno małe, jak i duże, pozostaje ogromnym wyzwaniem. Według firmy Forrester co 24 godziny wykonuje się miliard kopii, a firma Gartner szacuje, że ilość papieru w przeciętnej firmie rośnie o 25 procent rocznie. Jednak w obliczu pandemii Covid-19 zarządzanie dokumentami, a zwłaszcza uzależnienie od papieru, musiało ulec zmianie, aby dostosować się do nowych warunków pracy. „Jako firma wierzymy, że kluczem do naszego sukcesu jest dążenie do tego, aby jutro być lepszymi niż dzisiaj. Nie tylko zapewniamy naszym klientom poczucie bezpieczeństwa i zaufanie do ich infrastruktury IT, ale także nieustannie poszukujemy sposobów na ulepszenia, które przyniosą korzyści naszym klientom. Przykładem tego jest pomoc w instalacji funkcji cyfrowych w procesach zarządzania dokumentami” – mówi Svetoslav Marinov. Optymalizacja procesów zarządzania dokumentami wymaga więcej wysiłku niż tylko zakupu nowego oprogramowania. Wymaga to krytycznego spojrzenia na działalność organizacji i zminimalizowania zasobów potrzebnych do wykonania zadań. Dzięki temu organizacje mogą osiągnąć ogromną wydajność, która pozwala im skupić się na zadaniach o większym znaczeniu strategicznym. Podczas gdy wiele branż na przestrzeni lat przyjęło technologie, sektory budowlany i górniczy pozostały dość tradycyjne, w dużym stopniu opierając się na dokumentacji papierowej. Wystarczy wejść na dowolną budowę, aby zobaczyć, jak budowlańcy korzystają z papierowych rysunków architektonicznych i specyfikacji projektowych lub papierowych instrukcji BHP. Na co dzień mają oni kontakt z różnego rodzaju dokumentami fizycznymi, od faksów po raporty i pisemne wnioski. Wszystkie one wymagają nie tylko podjęcia działań, ale także śledzenia i rejestrowania. „Niestety, zarządzanie informacjami fizycznymi może być trudne. Dokumenty łatwo się gubią, procesy przepływu pracy są trudne do śledzenia, a podpisywanie dokumentów może być długotrwałym i żmudnym zajęciem” – mówi Svetoslav Marinov. Firma ITR Services EOOD postanowiła sprostać temu wyzwaniu w całej grupie GEOTECHMIN, wprowadzając rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które zoptymalizowałoby proces zarządzania dokumentami dla klientów i ostatecznie pozwoliło im uniezależnić się od papieru. Wprowadzenie tego systemu uprościło niektóre z problemów związanych z zarządzaniem dokumentami, ale istniało przekonanie, że można zrobić więcej. W tym momencie firma Konica Minolta (KM) Business Solutions Bulgaria przedstawiła ITR Services EOOD rozwiązanie M-Files.

Cyfrowe rozwiązanie analogowego problemu

Projekty budowlane są duże, złożone i fragmentaryczne. Wiążą się one z dużą ilością dokumentów papierowych i cyfrowych, które zazwyczaj są przechowywane w wielu archiwach, które nie są ze sobą zintegrowane. M-Files umożliwia przechowywanie, wyszukiwanie, odzyskiwanie i zarządzanie informacjami niezależnie od tego, gdzie plik jest przechowywany lub jakiego interfejsu użytkownika używa się.

„Konica Minolta ma bogate doświadczenie w branży budowlanej, co od razu do nas przemówiło” – podkreśla Svetoslav Marinov. Firmy budowlane i górnicze mają do czynienia z wyjątkowymi wyzwaniami w zakresie zarządzania informacjami: zarządzaniem złożonymi projektami, dostępem do dokumentów poza siedzibą firmy, audytami zgodności i jakości. Fakt, że większość tej dokumentacji nadal ma formę papierową, dodatkowo komplikuje śledzenie i zarządzanie informacjami.

ITR Services EOOD zainwestowało wcześniej w rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które miało wyeliminować te problemy, ale nie było tak intuicyjne, jak oczekiwano od nowoczesnego systemu zarządzania treścią. Na przykład brak ścisłych zasad dotyczących zapisywania i indeksowania dokumentów oznaczał, że pracownicy nadal ręcznie wyrównywali właściwości niektórych dokumentów. Ponownie, zajmowało to czas, który pracownicy mogli poświęcić na podstawowe działania. „Optymalizacja procesów była kluczowym czynnikiem decydującym o inwestycji w rozwiązanie do zarządzania dokumentami – nie uzyskiwaliśmy tego dzięki dotychczasowemu rozwiązaniu” – mówi Svetoslav Marinov.

Optymalizacja działalności dzięki M-Files

M-Files integruje się z procesami administracyjnymi i wykonawczymi organizacji. Definiowanie i monitorowanie zadań jest najłatwiejsze w miejscu, w którym znajdują się dokumenty związane z zadaniami. Dzięki przepływom pracy można w znacznym stopniu zautomatyzować rutynowe czynności organizacji, a zadania przypisywać odpowiednim osobom w odpowiednim czasie. Użytkownicy otrzymują powiadomienia e-mailowe dotyczące kwestii związanych z zadaniami, a menedżerowie mogą monitorować postępy w realizacji zadań i zatwierdzać zadania zakończone.

Przepływy pracy mogą być wykorzystywane w wielu procesach. W budownictwie może to dotyczyć zakupu materiałów lub konieczności przestrzegania przepisów. W M-Files użytkownik może określić, kto może przenieść obiekt z jednego stanu do następnego i kto jest odpowiedzialny za kolejne zadanie w przepływie pracy.

Oprócz tworzenia procesów wokół przepływów pracy, na firmę ITR Services EOOD duże wrażenie zrobiła również łatwość obsługi platformy M-Files. „Jednym z największych wyzwań, przed którymi stanęliśmy w przypadku poprzedniego rozwiązania do zarządzania dokumentami, było to, że mimo umożliwienia nam cyfryzacji wielu procesów, nadal wymagało ono dużego nakładu pracy związanego z samodzielnym zarządzaniem. Łatwość obsługi M-Files w połączeniu z dynamicznymi możliwościami przepływu pracy oznaczała, że mogliśmy zautomatyzować wiele naszych procesów zarządzania dokumentami, zapewniając naszym klientom ogromną oszczędność czasu. Pomogło to przełamać cykl oparty na dokumentacji papierowej, w którym wielu z nich utknęło” – podkreśla Svetoslav Marinov.

Wspierając wdrożenie, firma ITR Services EOOD ściśle współpracowała z dotychczasowym dostawcą, firmą Konica Minolta. Komentując to, Svetoslav Marinov mówi: „Konica Minolta odegrała integralną rolę w całym projekcie. Od samego początku dokładnie rozumieli, co chcemy osiągnąć i dlaczego M-Files będzie najlepszym rozwiązaniem dla nas. Ich wiedza i doświadczenie miały kluczowe znaczenie dla znalezienia odpowiedniego rozwiązania”.

Więcej niż rozwiązanie do zarządzania dokumentami

Sukces M-Files w ITR Services EOOD to coś więcej niż zarządzanie dokumentami, jak wyjaśnia Svetoslav Marinov. „Korzystanie z M-Files pomogło nam zoptymalizować istniejące procesy biznesowe u kilku naszych obecnych klientów, a także umożliwiło nam wdrożenie i cyfryzację procesów zarządzania dokumentami dla nowych klientów. Korzyści te są widoczne nie tylko wśród naszych klientów, ale także wśród naszych pracowników – optymalizacja procesów ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy. Pracownicy chcą korzystać z każdego narzędzia, które pozwala im pracować mądrzej i wydajniej, a M-Files z pewnością to zapewnia. W krótkim czasie poczyniliśmy ogromne postępy, pomagając klientom uwolnić się od ograniczeń związanych z papierową dokumentacją, tworząc skuteczne procesy zarządzania informacjami i ich przechowywania, a to dopiero początek. Przewidujemy długą i progresywną współpracę z M-Files”.

Zalety

• Uwolnienie się od „papierowych kajdan” w krótkim czasie
• Stworzenie skutecznych procesów związanych z zarządzaniem i przechowywaniem informacji
• Automatyzacja procesów zarządzania dokumentami oznacza ogromną oszczędność czasu dla klientów ITR Services EOOD
• Wysoka łatwość obsługi i intuicyjna obsługa
• Skalowalne rozwiązanie, dostępne na żądanie, zdolne do ewolucji wraz z firmą
• Łączność z różnymi aplikacjami wewnętrznymi za pośrednictwem ujednoliconej platformy

Wyzwanie

• Budownictwo i górnictwo nadal w dużej mierze opierają się na dokumentacji papierowej (np. rysunki architektoniczne, specyfikacje projektowe, instrukcje BHP).
• Projekty budowlane są duże, złożone i fragmentaryczne: duża liczba dokumentów papierowych i cyfrowych, zazwyczaj przechowywanych w różnych archiwach, które nie są ze sobą zintegrowane.
• Wszystkie te dokumenty muszą być śledzone i rejestrowane.
• Łatwo o zgubienie dokumentów.
• Trudno jest śledzić procesy przepływu pracy.
• Podpisywanie dokumentów może być długotrwałym i żmudnym procesem.
• Firma ITR Services EOOD zainwestowała wcześniej w rozwiązanie do zarządzania dokumentami, aby rozwiązać te problemy, ale nie było ono tak intuicyjne, jak oczekiwano od nowoczesnego systemu zarządzania treścią:
• Brak ścisłych zasad dotyczących zapisywania i indeksowania dokumentów oznaczał, że pracownicy nadal musieli ręcznie wyrównywać właściwości niektórych dokumentów.
• Zabierało to pracownikom czas, który mogli poświęcić na wykonywanie swoich rzeczywistych zadań.

Rozwiązanie

Wdrożenie M-Files:

• Umożliwia przechowywanie, wyszukiwanie, pobieranie i zarządzanie informacjami niezależnie od tego, gdzie plik jest przechowywany lub jakiego interfejsu użytkownika używasz
• Zadania mogą być przydzielane odpowiednim osobom w odpowiednim czasie
• Użytkownicy otrzymują powiadomienia e-mailowe dotyczące kwestii związanych z zadaniami
• Menedżerowie mogą monitorować postępy w realizacji zadań i zatwierdzać zadania zakończone