Faktury można teraz znaleźć za naciśnięciem jednego przycisku.

Teraz faktury można znaleźć jednym kliknięciem

Wieża Eiffla czy berliński Reichstag to tylko niektóre z obiektów wyposażonych przez Kieback&Peter GmbH & Co. KG – firmę specjalizującą się w automatyce budynkowej. Siedziba międzynarodowej grupy znajduje się w Berlinie, gdzie obecnie scentralizowano procesy związane z fakturowaniem. Zarówno faktury przychodzące, jak i wychodzące są kontrolowane za pomocą firmowego systemu zarządzania treścią (ECM).

Eliminacja strat wynikających z utraty rabatów

Kieback&Peter zdecydowała się wdrożyć system ECM zgodny z niemieckimi przepisami dotyczącymi cyfrowej archiwizacji (GoBD), obowiązującymi od 2015 roku.

„Aby zautomatyzować proces fakturowania, kluczowym wymaganiem była skuteczna kontrola obiegu dokumentów” – podkreśla Dirk Seidel, kierownik projektu. System musiał również integrować się z istniejącym oprogramowaniem produkcyjnym i kontrolnym, oferować rozbudowane funkcje wyszukiwania oraz zapewniać elastyczność na potrzeby przyszłych projektów.

Przed wdrożeniem ECM pracownicy przesyłali zatwierdzone faktury do centralnej księgowości w Berlinie, co wiązało się z ryzykiem opóźnień i utraty rabatów. Zespoły pracują w siedzibie głównej, dwóch fabrykach i 31 oddziałach. „Zależało nam na automatycznym przechwytywaniu faktur, aby żaden dokument nie pozostawał zbyt długo bez obsługi” – wyjaśnia Seidel. Celami projektu było również skrócenie czasu przetwarzania faktur oraz rezygnacja z papierowego archiwum.

Cyfrowe przechwytywanie faktur papierowych i elektronicznych

Konica Minolta wspierała firmę zarówno na etapie planowania, jak i wdrożenia projektu. Priorytetem było pełne zdigitalizowanie obsługi faktur przychodzących, wraz z automatycznym ich przetwarzaniem. W tym celu Kieback&Peter utworzyła stanowisko skanowania w centralnej sortowni poczty.

Najważniejsze było zapewnienie, aby system automatycznie odczytywał kluczowe dane – numer faktury czy kwotę – i łączył je z odpowiednimi danymi podstawowymi. To samo musiało działać także w przypadku faktur otrzymywanych e-mailem. Kompletny i poprawny zestaw danych podstawowych z podłączonego systemu księgowego okazał się niezbędny.

„Początkowym wyzwaniem było przede wszystkim uporządkowanie danych podstawowych i uświadomienie pracownikom, dlaczego jest to tak ważne” – dodaje Seidel. „Rozwiązanie wymagało bowiem dodatkowego nakładu pracy – zarówno podczas skanowania, jak i przygotowywania danych”.

Korzyści, które szybko rozwiały obawy

Gdy efekty cyfryzacji stały się widoczne, wszelkie początkowe wątpliwości zniknęły. Zamiast fizycznie przeszukiwać papierowe archiwum, pracownicy wyszukują dziś potrzebną fakturę jednym kliknięciem – wystarczy wpisać jej numer, aby dokument pojawił się na ekranie. Automatyczny obieg dokumentów zapewnia też ich dalsze przetwarzanie: odpowiedzialne osoby otrzymują faktury w formie elektronicznej i mogą zatwierdzić je jednym kliknięciem, co umożliwia automatyczne księgowanie i realizację płatności.

Wszystkie założone cele zostały osiągnięte: archiwum papierowe zostało wyeliminowane, czas przetwarzania skrócony, a ryzyko utraty rabatów i pominięcia dokumentów – zminimalizowane. Firma zyskała także większą przejrzystość i możliwość analizowania danych, m.in. liczby faktur w obiegu, ich pochodzenia i łącznej wartości.

System ECM jako baza do kolejnych usprawnień

Choć początkowy plan obejmował jedynie automatyzację faktur przychodzących, pozytywne doświadczenia z projektu skłoniły Kieback&Peter do wdrożenia – również przy współpracy z Konica Minolta – elektronicznego obiegu faktur wychodzących. Faktury, które wcześniej trzeba było drukować, składać i adresować ręcznie, są dziś automatycznie przekazywane do zewnętrznego operatora pocztowego za pośrednictwem ECM.

„Dzięki wyeliminowaniu manualnej pracy udało się utrzymać dotychczasową wydajność przy jednym pracowniku mniej. Nie oznaczało to jednak redukcji etatu – pracownik otrzymał nowe stanowisko w bardziej specjalistycznym dziale zakupów”.

Inwestycja w ECM szybko się zwróciła. System nie tylko stanowi fundament zmodernizowanego procesu fakturowania, lecz także otwiera drogę do kolejnych projektów. Część z nich jest już realizowana – m.in. elektroniczny obieg zamówień zakupowych czy cyfrowa wizualizacja dokumentacji technicznej.