Ekonomiczne centrum komunikacji i informacji dla pracowników

Wykorzystaj SharePoint Online w bardziej efektywny sposób do komunikacji wewnętrznej oraz zarządzania dokumentami i informacjami

Leppäkoski to wszechstronna firma energetyczna z Finlandii, dostarczająca energię elektryczną, ciepło sieciowe, gaz ziemny i inne rozwiązania energetyczne. Grupa składa się z spółki macierzystej Leppäkoski Group Oy oraz jej spółek zależnych Leppäkosken Sähkö Oy, Leppäkosken Lämpö Oy i Grid.vc Oy. Firma chciała rozwiązać kilka problemów związanych z zarządzaniem informacjami i komunikacją. Podczas rozmów z firmą Konica Minolta dostawca przypomniał Leppäkoski, że istnieje również możliwość lepszego wykorzystania istniejących licencji Microsoft 365 i możliwości, jakie one oferują. Jedną z tych opcji było bardziej efektywne wykorzystanie SharePoint Online do komunikacji wewnętrznej oraz zarządzania dokumentami i informacjami. Korzystając z wytycznych dotyczących marki i wizualnej perspektywy, firma Konica Minolta stworzyła dla Leppäkoski nowoczesny intranet, czyli witrynę komunikacyjną SharePoint dla całej firmy. Jednocześnie stworzono przejrzystą strukturę witryny komunikacyjnej do zarządzania danymi dokumentów i innymi informacjami. Dzięki temu komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna stała się łatwiejsza i bardziej efektywna, a obsługa informacji znacznie się uprościła.

Leppäkoski inwestuje w zarządzanie informacjami

Leppäkoski Group Oy w Finlandii oferuje długotrwałe rozwiązania energetyczne dla konsumentów, przedsiębiorców i wspólnot mieszkaniowych. Firma świadczy usługi w zakresie dostaw energii elektrycznej, ciepła sieciowego i gazu ziemnego, a także oferuje rozwiązania energetyczne dostosowane do różnych potrzeb. 70 pracowników firmy wspólnie wykorzystuje swoją energię, aby zapewnić klientom więcej radości i dać im więcej siły do działania. Leppäkoski chciało rozwinąć swoje wewnętrzne działania, co miałoby wpływ na wydajność i dobre samopoczucie pracowników oraz klientów. W ostatnich latach Leppäkoski zainwestowało duże środki w nowe, nowoczesne rozwiązania. Jednocześnie zreformowało portfolio dostawców, tworząc odpowiedni model wieloproducentowy, który wspiera działalność firmy i związane z nią zmiany. Dla firmy ważne jest, aby dostawcy odpowiadali jej potrzebom i pomagali w realizacji projektów. „Wierzymy w metodę najlepszych praktyk. Chcemy słuchać ekspertów i podejmować decyzje, które uważamy za słuszne. Chcemy, aby wszystko było jak najprostsze i aby można było szybko podejmować decyzje. W ten sposób nie pozostaniemy w tyle. Zamiast tego, w razie potrzeby, będziemy w stanie właściwie wykorzystać nowe rozwiązania. Ten model działania opisuje zarówno nas jako klienta, jak i firmę Konica Minolta jako partnera-dostawcę, dzięki czemu nasze wspólne działania również się sprawdzają” – powiedział Juha Koponen, kierownik ds. ICT w firmie Leppäkoski.

Celem jest łatwiejsze i bezpieczniejsze zarządzanie informacjami oraz skuteczniejsza komunikacja

Firma Leppäkoski chciała jednocześnie rozwiązać kilka problemów związanych z zarządzaniem informacjami i komunikacją. Uważają, że ważne jest, aby nadążyć za tempem cyfryzacji, a następnie przejść od rozwiązań lokalnych do świata chmury. Cele firmy Leppäkoski w zakresie projektu zarządzania informacjami:

Łatwość i szybkość wyszukiwania informacji, niezależnie od czasu, miejsca i urządzenia końcowego

Bezpieczna i łatwa dystrybucja informacji między grupami wewnętrznymi i zewnętrznymi

Poprawa bezpieczeństwa informacji dzięki kontroli dostępu

Uproszczenie i wsparcie komunikacji

Zarządzanie wersjami dokumentów

Wspólna aktualizacja dokumentów w czasie rzeczywistym przez kilku pracowników

Nowoczesny SharePoint Online oferuje rozwiązanie do komunikacji i zarządzania informacjami

Rozważając, jakiego rodzaju rozwiązania potrzebują, firma Leppäkoski omówiła różne opcje i technologie z kilkoma dostawcami. Podczas rozmów z firmą Konica Minolta przypomniano Leppäkoski, że istnieje również możliwość lepszego wykorzystania istniejących licencji Microsoft 365 i oferowanych przez nie możliwości. Jedną z tych możliwości było bardziej efektywne wykorzystanie Microsoft SharePoint Online w komunikacji wewnętrznej oraz zarządzaniu dokumentami i informacjami. Dla firmy ważne było, aby projekt miał rozsądną wielkość, aby wdrożenie było jak najłatwiejsze, a korzyści były dostępne bez konieczności oczekiwania przez lata. Projekt musiał również uwzględniać przepisy obowiązujące w tej dziedzinie, wprowadzając własne wymagania dotyczące zarządzania informacjami. Leppäkoski i Konica Minolta mają długą historię współpracy w dziedzinie rozwiązań do drukowania biurowego. Podczas regularnych spotkań dotyczących rozwoju, ich pomysły dotyczące zarządzania informacjami i potrzeb komunikacyjnych zaczęły zyskiwać popularność również w firmie Konica Minolta. Po przeprowadzeniu warsztatów z różnymi grupami, firma Konica Minolta wraz z Leppäkoski udało się stworzyć bardziej szczegółowe wymagania i ramy dla projektu SharePoint Online.

Spersonalizowany intranet do komunikacji, przejrzysta struktura zarządzania informacjami

Projekt został zainicjowany zgodnie z modelem POC, w ramach którego zaproponowano rozwiązanie dla trzech działów. Wykorzystując wytyczne dotyczące marki i wygląd wizualny, firma Konica Minolta stworzyła nowoczesny intranet, stronę komunikacyjną SharePoint Online dla całej firmy. Dodatkowo firma Konica Minolta stworzyła strony komunikacyjne dla pierwszych trzech działów w oparciu o ich potrzeby. Jednocześnie stworzono przejrzystą strukturę stron komunikacyjnych do zarządzania dokumentami i innymi informacjami. Dzięki temu rozwiązaniu łatwo jest dzielić się informacjami wewnątrz działu i między różnymi działami. Łatwo jest również dzielić się informacjami z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak księgowi. Dzięki temu rozwiązaniu mniej danych jest udostępnianych za pośrednictwem poczty elektronicznej niż wcześniej. Ludzie wolą udostępniać linki do informacji. Teraz wszyscy mogą pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie. Dzięki temu zarządzanie wersjami jest bardziej inteligentne i nie ma już kilku wersji tego samego dokumentu. Leppäkoski może jednak wykorzystywać informacje historyczne i w razie potrzeby przywrócić starsze wersje do użytku. Faza POC zakończyła się sukcesem. Na tej podstawie projekt był kontynuowany w kilku działach. Obecnie ponad dziesięć działów posiada własne strony komunikacyjne, które zwiększają efektywność pracy międzydziałowej, a zarządzanie danymi było realizowane w kilku działach.

W Leppäkoski kilka stron czerpie korzyści z projektu

W Leppäkoski pracownicy z niecierpliwością oczekują zakończenia projektu, co pokazuje, jak ważne jest łatwe rozpowszechnianie i wyszukiwanie informacji. Nie zapomniano jednak o użytkownikach i ich szkoleniu. Niektórzy pracownicy brali udział w projektowaniu i wdrażaniu projektu. Jednocześnie firma Konica Minolta nauczyła ich korzystać z nowego rozwiązania. Leppäkoski oferuje użytkownikom końcowym różne szkolenia i wytyczne, aby ułatwić pomyślne wdrożenie nowego systemu. Pracownicy pozytywnie ocenili kanały komunikacji, za pośrednictwem których firma może przekazywać wszystkim wiadomości, podręczniki firmowe i najlepsze praktyki. Jednocześnie zespoły mogą rozpowszechniać własne wiadomości, które koledzy mogą następnie sprawdzać i komentować. Rozwiązanie to umożliwiło modernizację pracy pracowników Leppäkoski w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych, niezależnie od miejsca. Nowoczesna grafika i użyteczność intranetu, wynikające z inteligentnej struktury, spotkały się z uznaniem pracowników. Rozwiązanie to jest również opłacalne, ponieważ użytkownicy przeszli z rozwiązania lokalnego do chmury, wykorzystując istniejące licencje Microsoft. Rozwiązanie to umożliwia również ciągły rozwój i wykorzystanie dodatkowych funkcji do zarządzania danymi w przyszłości. „Udało nam się pozbyć komplikacji związanych z korzystaniem z wielu systemów. Pracownicy mogą teraz łatwo korzystać z informacji potrzebnych w pracy. Ponadto nasza obecna komunikacja koncentruje się na intranecie, gdzie każdy może teraz łatwo znaleźć potrzebne wiadomości i informacje. Przejście z różnorodnych kanałów informacyjnych na nowoczesne, wizualne rozwiązanie intranetowe zostało dobrze przyjęte. Chodzi o proste kanały, z których wszyscy chętnie korzystają – lepszy sposób na przekazanie pożądanej wiadomości” – podkreślił Juha Koponen.

Korzyści płynące z nowoczesnego intranetu i zarządzania informacjami dla firmy Leppäkoski

Łatwy w obsłudze intranet, dopasowany do wizerunku firmy

Wydajny kanał komunikacji wewnętrznej – wiadomości i podręczniki firmowe w jednym miejscu

Bezpieczny sposób przechowywania, dystrybucji i obsługi dokumentów.

Nowoczesny sposób pracy – niezależnie od czasu, miejsca i urządzenia końcowego

Ekonomiczne rozwiązanie w chmurze

Automatyzacja procesów za pomocą inteligentnych funkcji Microsoft

Elastyczne i skalowalne rozwiązanie przyszłości

„Telefon komórkowy nie wymaga połączenia VPN do przeglądania stron internetowych, a informacje są dostępne po dwuskładnikowej identyfikacji, co zapewnia bezpieczeństwo użytkowania. Umożliwienie wszystkim skuteczniejszego i szybszego wyszukiwania informacji – w tym zakresie odnieśliśmy sukces we współpracy z Konica Minolta, a model operacyjny został dobrze przyjęty” – podsumował Juha Koponen.

Wyzwanie

• Cel: prostsze i bezpieczniejsze zarządzanie danymi oraz skuteczniejsza komunikacja i migracja z rozwiązania lokalnego do chmury
• Proste i szybkie wyszukiwanie danych, niezależnie od czasu, lokalizacji i urządzenia końcowego
• Bezpieczna i prosta dystrybucja danych między grupami wewnętrznymi i zewnętrznymi
• Zwiększone bezpieczeństwo danych dzięki kontroli zarządzania dostępem
• Uproszczenie i wsparcie komunikacji
• Zarządzanie wersjami dokumentów
• Aktualizacja dokumentów w czasie rzeczywistym przez kilku pracowników jednocześnie

Rozwiązanie

• Lepsze wykorzystanie istniejących licencji Microsoft 365 i związanych z nimi możliwości:
• Bardziej efektywne wykorzystanie SharePoint Online: spersonalizowany intranet do komunikacji wewnętrznej oraz zarządzania dokumentami i danymi.

Zalety

• Łatwe wyszukiwanie plików
• Łatwa wymiana danych w ramach działu i między różnymi działami
• Prosty transfer danych do podmiotów zewnętrznych
• Mniejsza wymiana danych za pośrednictwem poczty elektronicznej, ponieważ pracownicy preferują wymianę plików za pośrednictwem linków
• Kilka osób może pracować nad tym samym dokumentem w tym samym czasie
• Bardziej inteligentne zarządzanie wersjami: koniec z wieloma wersjami tego samego dokumentu, z możliwością przywrócenia starszych wersji plików w tym samym czasie
• Praca zgodna z zasadami ochrony danych, niezależnie od lokalizacji
• Nowoczesny wygląd i wysoka łatwość obsługi intranetu dzięki inteligentnej strukturze
• Większa efektywność kosztowa dzięki wykorzystaniu istniejących licencji Microsoft
• Ciągły rozwój i wykorzystanie dodatkowych funkcji do zarządzania danymi w przyszłości