MELINDA STEEL SRL

MELINDA STEEL SRL

Ekonomiczne i bezpieczne rozwiązanie poczty elektronicznej w chmurze

Konica Minolta eliminuje stres i koszty związane z transformacją, oferując jeden punkt kontaktowy dla Office 365 oraz zoptymalizowane usługi drukowania dzięki Y Soft SafeQ.

Rumuńska firma Melinda Steel SRL, specjalizująca się w produktach stalowych, od momentu powstania 20 lat temu stała się liderem na krajowym rynku budowlanym. Jej głównym przedmiotem działalności jest komercjalizacja i dystrybucja wyrobów stalowych oraz usługi cięcia stalowych kręgów na wymiar. Jej portfolio obejmuje szeroką i zróżnicowaną gamę produktów metalowych pochodzących zarówno z kraju, jak i z zagranicy. Ponieważ dotychczasowy system poczty elektronicznej przestał spełniać wymagania firmy, Konica Minolta wdrożyła oparty na chmurze model rozwiązania pocztowego Office 365 i zapewnia jeden punkt kontaktowy dla wszystkich potrzeb związanych z usługami drukowania.

Skok naprzód bez żadnych ograniczeń

Melinda korzystała z przestarzałego rozwiązania pocztowego opartego na Microsoft Exchange 2003 i Microsoft Server 2003. Firma nie tylko od dawna przekroczyła możliwości tego starego systemu, ale brak bieżących aktualizacji i wsparcia dla oprogramowania narażał ją na potencjalne luki w zabezpieczeniach. Na początku procesu firma Melinda zdała sobie sprawę, że nie ma prostego sposobu na aktualizację samej poczty elektronicznej. Aby przejść na Exchange Online, konieczna byłaby aktualizacja wersji pakietu Microsoft Office zainstalowanego na stacjach roboczych. Jednak zanim byłoby to możliwe, należałoby najpierw zaktualizować wszystkie systemy operacyjne Windows. W rezultacie modernizacja starszych systemów okazałaby się kosztownym przedsięwzięciem, które miałoby znaczący wpływ na działalność firmy. Dlatego też pożądane było poszukiwanie wsparcia zewnętrznego. W tym celu Melinda zwróciła się do zaufanego partnera, który był w stanie sprostać skali szeroko zakrojonej transformacji całej firmy: jako dotychczasowy klient Optimised Print Services (OPS) firmy Konica Minolta, firma była pod wrażeniem profesjonalizmu i wiedzy specjalistycznej zespołu Konica Minolta. Kiedy nadszedł czas odnowienia istniejącej umowy OPS, firma Melinda zaprosiła Konica Minolta do oceny szerszych wyzwań związanych z infrastrukturą IT. Konica Minolta zaimponowała zespołowi Melinda Steel swoim holistycznym podejściem do analizy rozwiązań. Uzgodniona propozycja obejmowała kompletny portfel usług, łączący zarządzanie drukowaniem i usługi oraz wsparcie Office 365, a także dalsze rozwiązania w zakresie zarządzania informacjami.

Elastyczność oparta na chmurze dzięki Office 365

Dzięki elastycznemu modelowi opartemu na chmurze Office 365 wydawał się doskonałym rozwiązaniem na przyszłość. Rozwiązanie to dowiodło już swojej skuteczności, ponieważ było już używane przez jedną ze spółek należących do grupy Melinda — chociaż wdrożenie to było ograniczone do 17 użytkowników. Konica Minolta zaleciła połączenie subskrypcji Office 365 (łącznie około 200), które pokrywałyby zakres wymagań użytkowników, a jednocześnie pozwalały uniknąć dużych nakładów początkowych dzięki przystępnemu i przewidywalnemu modelowi płatności miesięcznych. Subskrypcje pomogły zaspokoić potrzeby użytkowników korzystających z poczty elektronicznej za pośrednictwem przeglądarki internetowej, korzystających z innych aplikacji pakietu Office i pobierających wiadomości e-mail do programu Outlook, a także użytkowników wymagających funkcji BI. Zakres subskrypcji pomógł również rozwiązać problem różnych poziomów uprawnień administracyjnych za pośrednictwem konsoli Office 365.

Podczas gdy różne firmy w ramach grupy Melinda korzystały wcześniej z różnych, niekompatybilnych systemów poczty elektronicznej, firma Konica Minolta wprowadziła jedno rozwiązanie, które zintegrowało firmę jak nigdy dotąd. Ponadto subskrypcja Office 365 zapewniła również wszystkie korzyści płynące z nowoczesnych wideokonferencji obsługiwanych przez Skype for Business. Jako rozwiązanie, które można stosować na komputerach PC, smartfonach lub w przeglądarkach internetowych, nie tylko poprawiło ono zdolność firmy do współpracy wewnętrznej i z klientami, ale także przyniosło znaczne oszczędności kosztów. „Rozwiązanie zaproponowane przez Konica Minolta spełniało wszystkie nasze potrzeby biznesowe i bardzo szybko je wdrożyliśmy” – wyjaśnił dyrektor ds. kontroli Melinda Steel SRL, Toth Karoly. Odnosząc się do współpracy z zespołem Konica Minolta, dodał: „Doceniliśmy profesjonalizm całego zespołu Konica Minolta oraz jego uwagę poświęconą naszym konkretnym potrzebom i wymaganiom”.

Zaufany i niezawodny pojedynczy punkt kontaktowy

Oprócz usprawnienia komunikacji w firmie, Konica Minolta pomogła również Melinda Steel poprawić przepływ dokumentów dzięki innowacyjnemu rozwiązaniu Y Soft SafeQ do przechwytywania dokumentów i zarządzania drukowaniem, a także rozwiązaniu do uwierzytelniania użytkowników. Płynna integracja, wsparcie i zarządzanie zostały zapewnione Melinda Steel dzięki bezpiecznemu i zaawansowanemu procesowi. Dla klienta możliwość pozyskania wszystkich usług, od usług pocztowych po przepływ dokumentów i rozwiązania drukarskie, od zaufanego partnera pełniącego rolę jednego punktu kontaktowego, uprościła strategię IT, jednocześnie znacznie zwiększając wydajność.

Wyzwanie

Melinda Steel musiała kompleksowo zaktualizować swoją przestarzałą infrastrukturę poczty elektronicznej i systemy operacyjne komputerów stacjonarnych, a także oprogramowanie biurowe.

Zakres i złożoność tego zadania okazały się zbyt duże pod względem kosztów.

Rozwiązanie

Wdrożono Microsoft Office 365 (ok. 200 licencji), aby zapewnić bezpieczne, profesjonalne funkcje komunikacyjne i współpracy w oparciu o przewidywalny i elastyczny model płatności za rzeczywiste wykorzystanie.

Korzyści

Dzięki udanej współpracy z Konica Minolta w zakresie zoptymalizowanych usług drukowania firma Melinda Steel może pozyskać kompleksowe rozwiązanie IT od jednego partnera, co zapewnia większą wydajność.