Cyfryzacja dla szybkiego wzrostu dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy

Konica Minolta wspiera Molls GmbH, prężnie rozwijającego się niezależnego dostawcę usług pomiarowych, dostarczając odpowiedni sprzęt i oprogramowanie od momentu powstania firmy. Bez cyfrowych procesów roboczych obecna liczba pracowników firmy nie wystarczyłaby, aby Molls mógł w ciągu zaledwie kilku lat dostarczyć technologię pomiarową i usługi związane z ogrzewaniem i kosztami eksploatacyjnymi do kilku tysięcy budynków i mieszkań.

To, co zaczęło się od prostej drukarki wielofunkcyjnej bizhub C3350 A4 (MFP), stało się obecnie środowiskiem IT obejmującym profesjonalną drukarkę wielofunkcyjną bizhub Pro 754e, serwery, komputery PC i system telefoniczny oparty na protokole IP, a także zasilacze awaryjne UPS, rozwiązania do routingu skanowania i system zarządzania dokumentami. Konica Minolta nadal wspiera bieżącą działalność firmy poprzez usługi Smart Managed Services i ułatwia automatyzację dodatkowych procesów biznesowych.

Sześć miesięcy po rozpoczęciu działalności przez Molls i zakupie pierwszej drukarki wielofunkcyjnej Konica Minolta stało się jasne, że początkowe szacunki firmy dotyczące wolumenu wydruków były zbyt niskie. Założona w 2016 roku firma sprzedaje czujniki dymu, a także urządzenia pomiarowe do monitorowania zużycia wody i energii w budynkach i domach. Ponadto oferuje wszystkie powiązane usługi i przygotowuje faktury za ogrzewanie i koszty eksploatacyjne.

Szybko osiągnięto granice systemu analogowego

Ze względu na szybki rozwój firmy, już po kilku miesiącach wolumen drukowania wzrósł tak bardzo, że samo przejście na inną drukarkę wielofunkcyjną znacznie obniżyło koszty drukowania. Jednocześnie konsultacje wykazały, że istnieje duży potencjał uproszczenia przepływu pracy i przeniesienia go do formatu cyfrowego. Chociaż firma Molls początkowo skupiała się na usprawnieniu procesu pozyskiwania klientów i związanego z tym procesu wyceny, wkrótce trzeba było zająć się również przyjmowaniem zamówień, rejestrowaniem danych klientów i fakturowaniem. „Początkowo pracowaliśmy z dokumentami papierowymi, ale pliki zawierały tak wiele dokumentów, że bardzo trudno było je śledzić. Były one przechowywane w jednym miejscu, co oznaczało, że nasze możliwości dostępu do nich i przeszukiwania były bardzo ograniczone” – relacjonuje André Molls, dyrektor zarządzający firmy Molls. „Szybko zdaliśmy sobie sprawę, że przy dużej ilości dokumentów dostarczanych w dwóch formatach – cyfrowym i papierowym – nie możemy dalej pracować w ten sposób i wszystko musi zostać zdigitalizowane”.

Aby sporządzić ofertę, należy zarejestrować dane dotyczące nieruchomości, takie jak istniejące i wymagane systemy i urządzenia, a także ich indywidualne typy i lokalizacje dla każdej jednostki. Ponadto Moll musi rejestrować dane dotyczące liczby i wielkości pomieszczeń, poprzednich rachunków za ogrzewanie i wodę, a także mieszkańców. Odczyt liczników wymaga tworzenia wielu dokumentów, zwłaszcza w przypadku odczytu każdego licznika z osobna, a nawet przy zwykłym umawianiu spotkań. Dokumenty te muszą być również przechowywane przez kilka lat. Następnie, jeśli chodzi o faktury, należy zebrać całą gamę zestawów danych.

Cyfryzacja zaczyna się od zautomatyzowanych przepływów pracy

Z tego powodu, po zakupie drugiej drukarki wielofunkcyjnej, firma Molls wdrożyła rozwiązanie do routingu skanów, które konwertuje dokumenty papierowe na pliki PDF z możliwością wyszukiwania. Dodatkowe oprogramowanie, które obejmuje AutoStore, eCopy PDF Pro Office, dokoniFind i system zarządzania dokumentami, umożliwia przetwarzanie dokumentów PDF i szybkie wyszukiwanie ich zawartości. Jedną z funkcji zainstalowanego rozwiązania jest generowanie przez oprogramowanie do fakturowania kodów kreskowych dla dokumentów papierowych, takich jak zamówienia lub umowy. Kod kreskowy umożliwia automatyczne i uporządkowane przechowywanie zeskanowanych dokumentów.

„Oznacza to, że możemy przeszukiwać pełny tekst wszystkich dokumentów, które do nas trafiają. Mamy znacznie lepszy system niż wcześniej i możemy znacznie szybciej uzyskać dostęp do informacji, używając słów kluczowych. Wszyscy pracownicy mają dostęp do danych bez względu na to, gdzie się znajdują, i mogą bezpośrednio z nimi pracować” – wyjaśnia André Molls. Co więcej, znacznie wzrosła zdolność firmy do dostarczania informacji. Kiedy dzwoni klient, pracownicy mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów za pomocą funkcji wyszukiwania.

Aby zapewnić bezpieczeństwo zmian, Molls poprosił firmę Konica Minolta o zainstalowanie systemu zarządzania dokumentami. System ten umożliwia zarządzanie plikami cyfrowymi i przechowywanie ich w sposób zgodny z przepisami prawa. Eliminuje również konieczność przechowywania dokumentów papierowych i pomógł firmie odzyskać przestrzeń, opóźniając przeprowadzkę, która w przeciwnym razie byłaby konieczna ze względu na rozwój firmy.

Udana cyfryzacja dzięki pierwszorzędnemu wsparciu

Z perspektywy czasu Molls uważa, że największym wyzwaniem było prawidłowe zarejestrowanie przepływów pracy i cyfrowe odwzorowanie procesów, co wymagało zorganizowania warsztatów oraz innych szkoleń. „Ale cała ta praca była tego warta. Bez cyfryzacji nasz szybki rozwój nie przebiegałby tak płynnie. Pozwala nam ona pracować niezwykle wydajnie i pomogła nam uniknąć niepotrzebnego zwiększania liczby pracowników”, z zadowoleniem informuje Molls.

Dyrektor zarządzający wyjaśnia, że udana cyfryzacja procesów była przede wszystkim zasługą doskonałego wsparcia ze strony zespołu Konica Minolta, który zainstalował różne rozwiązania, które inteligentnie ze sobą współpracują: „Nasza osoba kontaktowa udziela niezwykle kompetentnych porad, jest zawsze dostępna i ma zawsze dobre pomysły na to, jak możemy iść naprzód. Ponadto Konica Minolta dysponuje wieloma ekspertami, z którymi można w każdej chwili skonsultować się w konkretnych kwestiach”.

Będąc niezwykle zadowolonym z dotychczasowych doświadczeń, Molls podpisał również umowę z Konica Minolta na świadczenie usług informatycznych dla firmy, zdecydował się na Smart Managed Services w celu zapewnienia wsparcia informatycznego, a także zakupił komputery, serwery, zasilacze UPS i system telefoniczny oparty na protokole IP od Konica Minolta.

Wyzwanie

• Wspieranie szybkiego rozwoju nowopowstałej firmy Molls poprzez dostarczanie odpowiednich rozwiązań informatycznych
• Duża ilość dokumentów w wielu złożonych procesach związanych z usługami pomiarowymi dla budynków
• Dokumentowanie przepływów pracy i prawidłowe odwzorowanie ich w procesach cyfrowych

Rozwiązanie

• Zakup profesjonalnej drukarki wielofunkcyjnej (MFP) dostosowanej do wielkości nakładu drukowania
• Wdrożenie rozwiązań do kierowania skanowaniem w oparciu o istniejącą drukarkę wielofunkcyjną
• Zgodne z prawem zarządzanie i archiwizacja dokumentów cyfrowych w jednym
• systemie zarządzania dokumentami, który eliminuje potrzebę fizycznej archiwizacji
• Współpraca jako dostawca usług IT i sprzętu dla firmy

Korzyści

• Możliwość szybkiego i łatwego wyszukiwania informacji oraz przekazywania ich klientom
• Wszyscy pracownicy mają dostęp do dokumentów w dowolnym momencie, niezależnie od lokalizacji
• Wydajne procesy pracy, które pozwalają utrzymać niskie wymagania kadrowe