Jasna identyfikowalność i ulepszona administracja

MVB Truck & Bus Bulgaria AD jest oficjalnym importerem produktów MAN Truck & Bus na rynek bułgarski. Struktura firmy obejmuje 4 działy – dział sprzedaży samochodów ciężarowych i autobusów, dział serwisowy, dział części zamiennych oraz dział księgowości i administracji.

Wyzwania klienta

Na początku działalności, w 2012 roku, zespół MVB Truck and Bus Bulgaria AD rozpoczął klasyfikowanie i archiwizowanie umów zawartych w folderach. Równolegle tworzone są również elektroniczne kopie przechowywanych dokumentów na serwerze plików, a podstawowe dane i informacje na ich temat są przechowywane w plikach Excel. Wraz ze wzrostem ilości archiwizowanych dokumentów i ponieważ proces tworzenia archiwum elektronicznego i indeksowania umów odbywa się ręcznie, zaczęły pojawiać się problemy – brakujące dokumenty, nieprawidłowo wprowadzone dane i inne. Firma zdaje sobie więc sprawę z potrzeby optymalizacji i archiwizacji środowiska dokumentacyjnego.

Opis rozwiązania

Proces dokumentacji został zoptymalizowany w dwóch kierunkach. Z jednej strony istniejące dokumenty papierowe musiały zostać przekształcone w

formę cyfrową. Podczas skanowania dokonywane jest indeksowanie określonych obszarów dokumentu, takich jak numer umowy i rodzaj umowy. Po digitalizacji odpowiedniej umowy niektórzy pracownicy, w zależności od stanowisk wcześniej ustawionych w oprogramowaniu, otrzymują powiadomienie, że taka umowa została wprowadzona do systemu. Na koniec dokument jest archiwizowany w proponowanym systemie.

Drugi proces wprowadzania umów dotyczy umów, które mają zostać zawarte. W tym przypadku umowa jest tworzona w systemie na podstawie wcześniej zatwierdzonego szablonu. Następnie umowa jest automatycznie przekierowywana do osób, które muszą ją zatwierdzić elektronicznie, zwracana do twórcy w celu podpisania, skanowana i archiwizowana. „Na każdym etapie wszystkie osoby zaangażowane w proces wiedzą, co dzieje się z dokumentem, a sposób, w jaki umowa przechodzi przez system, jest ustalony w oprogramowaniu i z góry zdefiniowany” – wyjaśnia Svetoslav Krastev.

W późniejszym etapie MVP Truck and Bus Bulgaria rozszerzyło wdrożone rozwiązanie o moduł zarządzania urlopami, a następnie moduł podróży służbowych. Zamiast składać wnioski urlopowe w formie papierowej, pracownik może już złożyć wniosek urlopowy za pośrednictwem systemu, a wniosek jest automatycznie przenoszony do księgowości.

Korzyści dla klienta

• Automatyczne powiadomienia o przedłużeniu umów
• System z przejrzystą identyfikowalnością tworzenia i zatwierdzania umów
• Jedno miejsce przechowywania umów Archiwum cyfrowe