Prostota i automatyzacja. System obecności i proces płacowy
Prosto i automatycznie. System rejestracji obecności i proces rozliczania wynagrodzeń
Gmina Mýtna jest niezależną gminą położoną w regionie Bańska Bystrzyca. Dla lepszego zrozumienia warto zaznaczyć, że kraj ten to Słowacja. Zapewnia ona zatrudnienie 12 osobom długotrwale bezrobotnym w ramach programu Ministerstwa Pracy. Ponieważ osoby te nie były przyzwyczajone do codziennej rutyny pracy, miały trudności z przestrzeganiem godzin pracy. Spóźniali się do pracy i wychodzili wcześniej.
Ponadto urząd miejski zatrudnia również własnych pracowników oraz personel pobliskiej szkoły podstawowej, dla których rejestry obecności były przechowywane w formie papierowej. Dokumenty te musiały być przetwarzane ręcznie w celu obliczenia wynagrodzeń pracowników. Osoba odpowiedzialna za rozliczanie wynagrodzeń potrzebowała zbyt dużo czasu na zebranie brakujących informacji, a następnie przetworzenie danych dotyczących obecności.
System rejestracji obecności oparty na czujniku biometrycznym i IWS na urządzeniu wielofunkcyjnym Konica Minolta
Firma Konica Minolta zaproponowała rozwiązanie oparte na systemie rejestracji obecności, który rejestruje przybycie i wyjście pracowników.
Składa się on z dwóch części: pierwszej jest aplikacja IWS, opracowana przez Konica Minolta Slovakia. Aplikacja IWS jest zainstalowana bezpośrednio na urządzeniu wielofunkcyjnym Konica Minolta i jest w pełni połączona z aplikacją internetową działającą w centrum danych. Aplikacja internetowa otrzymuje dane o przybyciu i wyjściu pracowników z panelu urządzenia wielofunkcyjnego lub terminala sprzętowego wyposażonego w czujnik biometryczny dla tego szczególnego przypadku.
Terminal sprzętowy wyposażony w czujnik biometryczny został zainstalowany w holu wejściowym Urzędu Miejskiego, aby umożliwić dostęp do niego wszystkim pracownikom urzędu. Aplikacja IWS została zainstalowana na urządzeniu wielofunkcyjnym Konica Minolta, aby umożliwić innym pracownikom miejskim w placówkach edukacyjnych (przedszkole, szkoła podstawowa, stołówka szkolna) rejestrowanie swojej obecności. Urządzenie wielofunkcyjne znajduje się w korytarzu szkoły podstawowej, która znajduje się obok Urzędu Miejskiego.
Oba systemy są ze sobą połączone, dzięki czemu możliwe jest rejestrowanie przyjść i wyjść pracowników w obu miejscach. Ponadto, z pomocą swojego partnera APIS, firma Konica Minolta opracowała również łącznik z systemem płacowym, umożliwiający łatwe i szybkie przenoszenie danych dotyczących wynagrodzeń pracowników z systemu rejestracji obecności do tego systemu płacowego.
Łatwe monitorowanie obecności pracowników
Gmina Mýtna z powodzeniem rozwiązała problem nieuregulowanej obecności pracowników w ramach prac aktywizacyjnych, a frekwencja tych pracowników znacznie się poprawiła.
Dzięki szybkiemu dostępowi do wszystkich danych dotyczących obecności i informacyjnych wykresów w aplikacji internetowej pracownicy gminy mogą teraz łatwo monitorować obecność tych pracowników. Automatyczny transfer danych z systemu rejestracji obecności do systemu płacowego skrócił czas potrzebny na przetwarzanie danych, a także zmniejszył liczbę błędów w transkrypcji danych.
Pavel Greksa
Burmistrz Mýtna (1994-2018)
"Rozwiązanie Konica Minolta idealnie pasuje do naszej sytuacji. Dzięki urządzeniu wielofunkcyjnemu obsługującemu aplikację IWS w połączeniu z terminalem z czujnikiem biometrycznym otrzymaliśmy idealne rozwiązanie, które bezpośrednio rozwiązuje problemy, jakie mieliśmy z naszymi systemami kadrowo-płacowymi. Rozwiązanie to płynnie łączy się z naszymi istniejącymi systemami, a co ważniejsze, jest łatwe w użyciu w naszym zakładzie. Naprawdę doceniamy pomoc dedykowanego zespołu Konica Minolta, który poświęcił czas na ocenę naszej sytuacji i opracował rozwiązanie dostosowane do naszych potrzeb".
Zalety
- Znaczna poprawa frekwencji pracowników aktywizujących
- Łatwiejsze monitorowanie frekwencji pracowników dzięki szybkiemu dostępowi do wszystkich danych dotyczących obecności i przejrzystych wykresów
- Skrócenie czasu transferu danych i zmniejszenie liczby błędów
- W systemie przechowywane są konkretne profile, które są wykorzystywane do obliczania wynagrodzeń pracowników
Wyzwanie
- Pracownicy zatrudnieni przez społeczność Mýtna nie przestrzegali godzin pracy, spóźniali się do pracy i często wychodzili z pracy przed czasem, a pracownicy społeczności mieli za zadanie nimi zarządzać.
- Ponadto dla własnych pracowników i personelu szkoły podstawowej rejestry obecności były przechowywane w formie papierowej: dokumenty były obsługiwane ręcznie w celu obliczenia wynagrodzeń, a zebranie brakujących informacji zajmowało zbyt dużo czasu.
Rozwiązanie
- Jako jedna z pierwszych gmin na Słowacji, gmina Mýtna monitoruje obecność wszystkich pracowników i zatrudnionych osób za pomocą czujnika biometrycznego zainstalowanego na terminalach sprzętowych w połączeniu z rozwiązaniem IWS zainstalowanym na urządzeniu wielofunkcyjnym Konica Minolta.
- Oba systemy są połączone w celu rejestrowania przyjść i wyjść pracowników.
- Opracowanie łącznika do systemu płacowego w celu łatwego i szybkiego przesyłania danych dotyczących wynagrodzeń pracowników z systemu rejestracji obecności do systemu płacowego.