Lepszy system ciągłego planowania, wdrażania i dokumentowania

Lepszy system do ciągłego planowania, wdrażania i dokumentacji

Nordland Betong jest jednym z największych producentów betonu towarowego i wyrobów betonowych w północnej Norwegii, z roczną sprzedażą netto wynoszącą 180 milionów NOK i zatrudniającym 25 pracowników. Firma wybrała M-Files firmy Konica Minolta, ponieważ poszukiwała inteligentnego rozwiązania złożonego problemu związanego z dokumentacją. Ich przygoda rozpoczęła się 2-3 lata temu.

Potrzeba lepszych systemów do ciągłego planowania, wdrażania i dokumentacji

Głównym wyzwaniem, przed którym stanęła firma Nordland Betong, była konserwacja floty maszyn, proces, który firma rozpoczęła równolegle z wymianą systemów informatycznych. Produkcja betonu wymaga znacznego zakresu wyposażenia.

Konserwacja i niezgodności muszą być planowane i dokumentowane, aby zapewnić stałą jakość produkcji. Ma to również kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania sprzętu. Nieplanowane przestoje sprzętu są niezwykle kosztowne.

„Potrzebowaliśmy lepszych systemów do ciągłego planowania, wdrażania i dokumentowania, aby ułatwić tworzenie raportów dla kierownictwa, ale także dla organów nadzorczych. Na przykład musimy zgłaszać coroczne przeglądy wózków widłowych, urządzeń podnoszących i podobnego sprzętu do Norweskiego Urzędu Inspekcji Pracy i potrzebujemy dobrych systemów oraz zarządzania dokumentami, aby zadanie to nie było zbyt kosztowne” – mówi Mosand.

Podczas seminarium biurowego w Bodø zapoznał się z rozwiązaniem M-Files firmy Konica Minolta i zainteresował się tym rozwiązaniem, które pozwalało szybko zapewnić zarządzanie dokumentami w prosty, profesjonalny i wysokiej jakości sposób. Tworzenie przepływów pracy, planowanie z wyprzedzeniem wydarzeń i dostosowywanie zarządzania dokumentami do potrzeb firmy również były proste.

Więcej niż tylko narzędzie do zarządzania dokumentami

Nordland Betong spędził sześć miesięcy na opracowywaniu specyfikacji wymagań i tworzeniu pilotażowych wersji systemu do zarządzania konserwacją. Firma otrzymała doskonałe wsparcie od Konica Minolta w Oslo. Chociaż Bodø i stolica Norwegii są oddalone od siebie, Mosand stwierdził, że gdy napotykał trudności, zawsze mógł liczyć na pomoc ekspertów.

M-Files to znacznie więcej niż tylko narzędzie do zarządzania dokumentami. Może ono obsługiwać obiekty, które można wstawić do przepływu pracy.

„Jeśli chodzi o konserwację, używamy M-Files do planowania działań z wyprzedzeniem – dla maszyn lub komponentów maszyn” – wyjaśnia Mosand. Na przykład przekładnia w maszynie może wymagać konserwacji cztery razy w roku. Oznacza to, że zadanie jest generowane cztery razy w roku w M-Files i pozostaje w systemie do momentu wykonania, co zapewnia również bezpieczeństwo z punktu widzenia zarządzania. „Daje nam to kontrolę nad wszystkim, co należy zrobić, zapewniając systematyczność. Zadania pozostają w systemie do momentu ich potwierdzenia i usunięcia wszelkich niezgodności” – mówi.

Cztery skarbce z różnymi poziomami dostępu

Nordland Betong stopniowo zaczął stosować M-Files w wielu obszarach. M-Files jest zorganizowany w tak zwane skarbce, a obecnie firma korzysta z czterech takich skarbców o różnych poziomach dostępu. Skarbiec konserwacji jest otwarty dla wszystkich osób zajmujących się konserwacją. Przedstawiciel ds. bezpieczeństwa również korzysta z tego skarbca do wszystkich zadań związanych z bezpieczeństwem. Zdefiniowano inspekcje bezpieczeństwa, protokoły bezpieczeństwa, zadania związane z certyfikacją środowiskową oraz odnawianie umów. System ten zapewnia przegląd okresowych list kontrolnych i powiązanych zadań do wykonania. Dział kadr również korzysta z M-Files do przechowywania całej dokumentacji związanej z wiedzą specjalistyczną i personelem, a dostęp do niej mają wyłącznie dział kadr i kierownictwo. Skarbca M-Files Board służy do przechowywania protokołów i dokumentacji związanej z pracą zarządu.

„Naszym zdaniem M-Files to przydatne i wszechstronne narzędzie, z którego korzystamy w wielu obszarach. Ogromną zaletą tego narzędzia jest to, że jest ono wystarczająco proste dla zwykłej norweskiej firmy, a jednocześnie wystarczająco rozbudowane, aby w profesjonalny i wysokiej jakości sposób zaspokajać złożone potrzeby” – mówi Mosand.

Dostęp mobilny

Jednym z wyjątkowych elementów M-Files jest dostęp mobilny, co oznacza, że Mosand ma zawsze dostęp do wszystkich danych na swoim telefonie komórkowym. Użytkownik może przeglądać struktury katalogów, wyświetlać niezgodności i czytać dokumenty projektowe. „Jest to proste i intuicyjne w użyciu, a dostęp do wszystkich archiwów można uzyskać przez Wi-Fi lub sieć komórkową. Posiada moduł wyszukiwania, który działa z metatagami dokumentów lub wyszukiwaniem zwykłego tekstu w dokumentach. Moim zdaniem znalezienie dokumentacji dokładnie wtedy, kiedy jej potrzebuję, jest naprawdę proste, bez względu na to, gdzie się znajduję” – mówi Mosand.

Zalety

• Planowanie działań z wyprzedzeniem dla maszyn lub komponentów maszyn
• Zadania pozostają w systemie do momentu ich wykonania
• Wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki zastosowaniu czterech skarbców o różnych poziomach dostępu
• Mobilny dostęp dla każdego użytkownika: dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca

Wyzwanie

• Konserwacja i niezgodności floty maszyn muszą być planowane i dokumentowane w celu zapewnienia stałej jakości produkcji.
• Systemy informatyczne były stare i przestarzałe.
• Istniejący portfel systemów nie obejmował systemów do zarządzania dokumentami, konserwacji i kontroli niezgodności.
• Potrzeba lepszych systemów do ciągłego planowania, wdrażania i dokumentowania, aby ułatwić tworzenie raportów dla kierownictwa i organów nadzorczych.

Rozwiązanie

• Wdrożenie systemu M-Files, który zapewnia zarządzanie dokumentami w prosty, profesjonalny i wysokiej jakości sposób
• Tworzenie przepływów pracy, zaawansowane planowanie wydarzeń i dostosowanie zarządzania dokumentami do potrzeb firmy