EFEKTYWNE CYFROWE ZARZĄDZANIE AKTAMI PRACOWNICZYMI

CZAS PRZETWARZANIA DOKUMENTÓW SKRÓCONY NAWET O 70% W NTT DATA ROMANIA

NTT DATA wykorzystuje technologie informatyczne do tworzenia nowych paradygmatów i wartości, które przyczyniają się do budowania bardziej zamożnego i harmonijnego społeczeństwa. Firma wspiera klientów w transformacji cyfrowej, oferując szeroki wachlarz usług doradczych, aplikacji, infrastruktury i procesów biznesowych, modernizacji IT i usług zarządzanych, a także wykorzystując dogłębną wiedzę branżową, dostarczając wymierne rezultaty spełniające lub przewyższające oczekiwania klientów.

Innowacyjność jest centralnym elementem działalności firmy, dlatego nieustannie bada ona zaawansowane technologie i pracuje nad nowatorskimi pomysłami, aby odpowiadać na potrzeby klientów.

Firma NTT DATA Romania chciała efektywniej zarządzać dokumentami swoich pracowników i zdecydowała się na wdrożenie rozwiązań M-Files i Document Navigator firmy Konica Minolta, aby w jak największym stopniu zautomatyzować procesy zarządzania dokumentami. Nowe procesy skróciły czas przetwarzania dokumentów nawet o 70%.

Cel i kontekst projektu

Najważniejszym zasobem firmy są jej pracownicy. Sposób, w jaki traktujemy, szkolimy i wynagradzamy naszych pracowników, mówi wszystko o celach, które sobie wyznaczyliśmy, oraz o tym, jak potrafimy dostosować się do rynku, na którym działamy.

Zarządzanie ponad 2000 pracownikami może stanowić wyzwanie dla każdej firmy, zwłaszcza z punktu widzenia działu kadr (HR).

Każdy pracownik ma osobistą teczkę zawierającą imponującą liczbę dokumentów: umowę o pracę, aneksy do umowy, wyniki regularnych badań lekarskich, oceny, dokumenty edukacyjne, CV itp. Zarządzanie nimi, począwszy od pierwszego dnia pracy, a następnie wszystkimi dokumentami generowanymi przez cały okres zatrudnienia pracownika, jest niezwykle złożonym zadaniem.

Wymagania

NTT DATA Romania postawiła przed firmą Konica Minolta następujące wyzwanie: jak możemy efektywniej zarządzać dokumentami pracowników?

W wyniku dyskusji głównym wnioskiem było to, że proces zarządzania dokumentami musi być jak najbardziej zautomatyzowany – zwłaszcza w początkowej fazie, kiedy NTT DATA dodaje nowe dokumenty do akt pracownika.

Ponadto dostęp do poufnych informacji każdego pracownika musi być zgodny z wymogami prawnymi i wewnętrznymi procedurami roboczymi NTT DATA Romania, a osoby odpowiedzialne za pracę z tymi dokumentami muszą mieć do nich szybki i bezpieczny dostęp.

Wyzwanie

• Duża liczba pracowników (ponad 2000)
• Duża ilość dokumentów i informacji w firmie wymagających krótkiego czasu przetwarzania i administrowania
• Dostosowanie procesu pracy z dokumentami do aktualnych potrzeb i wykorzystanie najnowocześniejszych technologii w celu zwiększenia wydajności

Rozwiązanie

M-Files to rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które umożliwia przechowywanie wszelkiego rodzaju plików elektronicznych, oferując zaawansowane funkcje przechowywania, wyszukiwania i odzyskiwania informacji w firmie.

Document Navigator to inteligentne rozwiązanie do przechwytywania, przetwarzania i dystrybucji dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Przepływ pracy oparty na rozwiązaniach M-Files i Document Navigator opiera się na:

Wdrożeniu przepływu pracy związanego ze skanowaniem dokumentów za pośrednictwem Document Navigator bezpośrednio do rozwiązania do przechowywania dokumentów elektronicznych M-Files

Łączeniu różnych typów dokumentów tego samego pracownika w celu łatwego wyszukiwania informacji

Zalety

• Tworzenie elektronicznej kartoteki kadrowej dla każdego pracownika
• Bezpieczny dostęp do informacji zgodnie z rolą każdego użytkownika
• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów nawet o 70%
• Wydajne narzędzia do wyszukiwania, edycji, udostępniania i organizowania treści oraz informacji
• M-Files to system oparty na metadanych, dzięki czemu dokumenty i informacje można łatwo klasyfikować i wyszukiwać