Strona personel - usługi dla personelu zwiększające niezawodność przetwarzania kart czasu pracy
Page Personnel – usługi kadrowe zwiększające niezawodność przetwarzania kart czasu pracy
Uproszczenie dzięki automatycznemu przetwarzaniu
Uznany lider w branży zatrudnienia tymczasowego
Page Personnel jest francuską spółką zależną PageGroup, uznanego lidera w branży zatrudnienia tymczasowego w wielu krajach dzięki czterem markom: Page Executive, Michael Page Interim Management i Page Personnel. Page Personnel zajmuje się poszukiwaniem i rekrutacją menedżerów, pracowników technicznych i specjalistów na stanowiska tymczasowe w różnych dziedzinach biznesu.
Automatyzacja i zwiększenie wydajności przetwarzania kart czasu pracy
Każdego roku wybieranych jest około 12 000 pracowników tymczasowych, aby zaspokoić potrzeby 4000 klientów firmy. Pracownicy ci, zatrudnieni i wynagradzani przez Page Personnel, korzystają z aparatu administracyjnego obsługiwanym przez dedykowany zespół zarządzający back office. Umowa, odcinek wypłaty, zaświadczenie lekarskie i śledzenie pracy to tylko niektóre z dokumentów znajdujących się w aktach każdego pracownika tymczasowego w księgach firmy.
Nie wspominając już o kartach ewidencji czasu pracy, które są niezbędną podstawą do wypłaty wynagrodzenia pracownikom tymczasowym. Co miesiąc do Page Personnel wysyłanych jest około 3000 kart ewidencji czasu pracy, jednak informacje przesyłane tradycyjną pocztą lub pocztą elektroniczną nadal wymagają ponownego wprowadzenia do systemu. Procedura ta jest żmudna, czasochłonna i czasami źródłem błędów, nie wspominając już o błędnej klasyfikacji lub utracie dokumentów oraz niejednorodnym charakterze formatów przychodzących danych. Firma Page Personnel chciała zautomatyzować i zwiększyć wydajność przetwarzania kart czasu pracy swoich pracowników tymczasowych.
System zarządzania treścią OnBase został wybrany przez dział finansowy firmy po przeprowadzeniu analizy rynku i tradycyjnym przetargu.
Korzyści dla klienta
Wdrożenie rozwiązania OnBase rozwiązało problemy kierownictwa Page Personnel. Wzrost wydajności i zarządzanie błędami zostały zmierzone na wszystkich etapach procesu. Skrócono czas potrzebny na wprowadzanie danych i znacznie uproszczono proces walidacji. Znacznie usprawniono również wyszukiwanie rekordów i dokumentów. Wprowadzenie OnBase pozwoliło firmie zautomatyzować przetwarzanie 120 000 kart czasu pracy rocznie, co stanowi 80% wszystkich kart czasu pracy przesyłanych przez pracowników tymczasowych firmy. Jest to pierwszy krok w kierunku globalnej wirtualizacji przepływu dokumentów w Page Personnel.
OnBase stanowi podstawę dla firmy Page Personnel do trwałego wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie. Obecnie firma dąży do osiągnięcia kolejnego poziomu poprzez modernizację narzędzi i automatyzację działań związanych z zasobami ludzkimi. Następnie połączy karty ewidencji czasu pracy i rozliczenia w ramach wspólnego przepływu pracy, aby zapewnić klientom lepszy przegląd świadczonych usług. Page Personnel zamierza również uzupełnić system OnBase o politykę bezpiecznej archiwizacji, dzięki czemu nie będzie już musiała polegać na archiwizacji wszystkich dokumentów przez podmioty zewnętrzne. Ogólnie rzecz biorąc, ekspert w dziedzinie rekrutacji zamierza kontynuować transformację cyfrową przy pomocy centralnego, elastycznego narzędzia powiązanego z zadaniami ERP.
Nathalie Baudouin
Kierownik projektu, Page Personnel
Firma Numerial od samego początku zrobiła na nas bardzo profesjonalne wrażenie. Zespół był kompetentny i gotowy do pracy od początku do końca projektu, którym zdecydowaliśmy się zarządzać przy ich wsparciu. Przeszliśmy od ręcznych procedur do zautomatyzowanego łańcucha przetwarzania, który pozwala nam gromadzić przesyłane do nas dokumenty, a następnie je identyfikować, indeksować, klasyfikować i przechowywać. Nowa organizacja upraszcza wyszukiwanie danych do celów raportowania i śledzenia miejsc pracy naszych pracowników tymczasowych. Rozwiązanie OnBase nie tylko doskonale spełniło swoją rolę w procesie wirtualizacji ewidencji czasu pracy, ale okazało się również tak wszechstronne, że szybko przyszły nam do głowy inne sposoby jego wykorzystania.
Zalety
- Automatyzacja przetwarzania 120 000 kart czasu pracy rocznie
- Wzrost wydajności i poprawa zarządzania błędami
- Skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzanie danych
- Znaczne uproszczenie procesu walidacji
- Znaczna poprawa wyszukiwania rekordów i dokumentów
Wyzwanie
- Czasochłonny i podatny na błędy proces ponownego wprowadzania do systemu około 3000 kart czasu pracy miesięcznie
- Błędna klasyfikacja lub utrata dokumentów oraz niejednorodne formaty danych przychodzących
Rozwiązanie
- Integracja systemu zarządzania treścią OnBase w celu automatyzacji i zwiększenia wydajności przetwarzania kart czasu pracy.