Cyfryzacja w szybkim tempie – wyższa jakość i nowoczesne procesy dokumentów

Firma RCM d.o.o. ze Słowenii oferuje usługi w zakresie spedycji, transportu i magazynowania. Ten dostawca usług z 25-letnią historią postawił sobie za cel stać się jednym z głównych dostawców usług logistycznych na poziomie międzynarodowym. W tym celu RCM dąży do osiągnięcia najwyższego możliwego poziomu jakości usług. Dzięki wysokiemu poziomowi profesjonalizmu i skutecznej współpracy z partnerami biznesowymi firma dąży do nawiązania długotrwałej współpracy biznesowej opartej na zaufaniu i wzajemnej satysfakcji. RCM jest dumnym laureatem nagrody Golden Thread 2013 w kategorii średnich przedsiębiorstw. Firma jest dumna ze swojej doskonałej zdolności kredytowej w roku finansowym 2016, certyfikatu klasy AAA oraz certyfikatu AEO (Upoważniony Podmiot Gospodarczy). Aby osiągnąć profesjonalizm i jakość, RCM potrzebuje oczywiście procesów dokumentacyjnych, które spełniają najwyższe wymagania. Ponieważ istniejący e-archiwum nie mogło już tego zagwarantować, RCM zdecydowało się na system zarządzania dokumentami i archiwizacji M-Files firmy Konica Minolta.

Istniejące archiwum elektroniczne przestało spełniać wymagania

W ciągu ostatnich dwóch lat firma RCM zainwestowała znaczne środki w cyfryzację swojej działalności i poszukiwała najlepszych rozwiązań informatycznych dla naszej firmy. Firma z powodzeniem wzięła udział w publicznym przetargu na e-biznes i stworzyła środowisko do elektronicznej wymiany danych.

Cyfryzacja obejmuje oczywiście również archiwum elektroniczne. RCM od dawna korzystało z archiwum elektronicznego, które w dużej mierze spełniało jego potrzeby i zostało pomyślnie zintegrowane z istniejącym oprogramowaniem. Jednak firma traciła dużo czasu, ponieważ system nie działał tak, jak powinien. Błędy w systemie nie były rozwiązywane w odpowiednim czasie, a widoczność dokumentacji nie była na zbyt wysokim poziomie. Brakowało wystarczającej funkcji wyszukiwania, co powodowało, że pracownicy spędzali zbyt dużo czasu na poszukiwaniu odpowiednich dokumentów, danych lub informacji. Dlatego firma RCM poszukiwała rozwiązania, które zastąpiłoby jej stary system zarządzania dokumentami, jednocześnie usprawniając i ulepszając system zarządzania treścią przedsiębiorstwa oraz system zarządzania sprawami. Jednocześnie należało usprawnić proces importowania dokumentów do systemu.

Zwiększenie terminowości w branży spedycyjnej

W związku z tym firma RCM zdecydowała się wdrożyć system zarządzania dokumentami i archiwizacji elektronicznej M-Files oraz rozwiązanie do skanowania i rozpoznawania tekstu Abbyy FlexiCapture firmy Konica Minolta. Firma Konica Minolta zajęła się integracją z istniejącymi systemami i aplikacjami, które wspierają pracę wszystkich kluczowych działów w firmie, np. księgowości, celnego, sprzedaży, zarządzania itp. Na przykład system M-Files jest zintegrowany z obydwoma systemami ERP, dzięki czemu większość dokumentów może być przechowywana i archiwizowana w systemie zarządzania dokumentami. Import i OCR dokumentów papierowych zapewnia Abbyy FlexiCapture, który gwarantuje automatyczne odczytywanie metadanych z otrzymanych faktur, umów i innych dokumentów.

RCM korzysta obecnie z wysokiego poziomu automatyzacji swoich procesów. Na przykład informacje są dostępne za jednym kliknięciem, ponieważ funkcja wyszukiwania M-Files przeszukuje metadane i/lub treść niezależnie od lokalizacji dokumentu i/lub informacji. Wysoki poziom automatyzacji eliminuje również błędy ludzkie. Ogólnie rzecz biorąc, RCM było w stanie zwiększyć swoją terminowość, co ma kluczowe znaczenie w branży spedycyjnej.

Wyzwanie

• Optymalizacja zarządzania dokumentami i informacjami oraz powiązanych procesów biznesowych
• W obecnym środowisku funkcjonalność wyszukiwania była niewystarczająca, co powodowało, że pracownicy poświęcali zbyt dużo czasu na wyszukiwanie odpowiednich dokumentów, danych lub informacji.
• Poszukiwali rozwiązania, które zastąpiłoby dotychczasowy system zarządzania dokumentami, jednocześnie usprawniając i rozszerzając system zarządzania treścią przedsiębiorstwa oraz system zarządzania sprawami.
• Jednocześnie chcieli usprawnić proces importowania dokumentów do systemu.

Rozwiązanie

Skonfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy poprzez wdrożenie systemów M-Files i Abbyy FlexiCapture:

• System M-Files jest zintegrowany z obydwoma systemami ERP, co pozwala na przechowywanie i archiwizowanie większości dokumentów w systemie zarządzania dokumentami
• Import dokumentów papierowych i OCR zapewnia system Abbyy FlexiCapture, który gwarantuje automatyczne odczytywanie metadanych z otrzymanych faktur, umów i innych dokumentów

Zalety

• Funkcja wyszukiwania, która przeszukuje metadane i/lub treści niezależnie od lokalizacji dokumentu i/lub informacji
• Dostępność informacji po jednym kliknięciu
• Zautomatyzowane procesy pracy eliminują błędy ludzkie
• Niezwykły wzrost aktualności, który ma kluczowe znaczenie w spedycji