Zaawansowany system zarządzania umowami
Skuteczne zarządzanie umowami cyfrowymi dzięki M-Files i Docusign w Regency Entertainment
Regency Entertainment, lider greckiej branży rozrywkowej, słynie z bogatej oferty obiektów rozrywkowych. Należą do nich kultowe Regency Casino Mont Parnes w Atenach i wielofunkcyjny kompleks Regency Casino Thessaloniki, a także hotel Hyatt Regency i teatr Vergina w Salonikach. Obecnie grupa realizuje plany dotyczące innowacyjnego obiektu na północnych przedmieściach Aten. Projekt ten ma być wielofunkcyjnym centrum, łączącym gry hazardowe, różnorodne opcje rozrywkowe i usługi hotelarskie na poziomie 5*.
Regency Casino Thessaloniki i Regency Casino Mont Parnes zarządzają ogromną liczbą umów z dostawcami, partnerami i klientami. Dotychczasowe zarządzanie umowami wiązało się z wieloma wyzwaniami, dlatego Konica Minolta Greece wraz z Regency Entertainment wprowadziły nowoczesny, niezawodny i zaawansowany technologicznie system zarządzania umowami oparty na M-Files i DocuSign, który zautomatyzował przestarzałe procesy ręczne, czyniąc je bardziej przejrzystymi i wydajnymi.
Efektywne zarządzanie umowami: cyfrowe zarządzanie umowami pozwala zaoszczędzić czas i zoptymalizować procesy
Zarządzanie umowami w Regency Casino Thessaloniki i Regency Casino Mont Parnes wiązało się wcześniej z poważnymi wyzwaniami, takimi jak długi czas zatwierdzania i podpisywania umów, rozproszenie danych (duża ilość danych w różnych lokalizacjach), konieczność przestrzegania ram regulacyjnych, wymogów prawnych, polityk korporacyjnych i procedur wewnętrznych i wiele innych. W związku z tym zaistniała potrzeba wprowadzenia systemu, który byłby bardziej przejrzysty i wydajny w zarządzaniu umowami.
We współpracy z kierownictwem Regency Entertainment Group firma Konica Minolta Greece wprowadziła zatem nowoczesne, bardziej niezawodne i zaawansowane technologicznie rozwiązanie do cyfrowego zarządzania umowami oparte na rozwiązaniach M-Files i DocuSign, które zostało dostosowane do konkretnych potrzeb Regency Entertainment Group.
Celem było wyeliminowanie czasochłonnych i nieefektywnych procesów, zwiększenie przejrzystości, poprawa ogólnego zarządzania umowami oraz zwiększenie bezpieczeństwa, szybkości i elastyczności w organizacji.
Jak skutecznie przekształcono system zarządzania umowami
- Digitalizacja i centralne przechowywanie umów: Wszystkie dokumenty są obecnie zarządzane za pośrednictwem systemu M-Files, który zapewnia bezpieczny i natychmiastowy dostęp uprawnionym użytkownikom, ogranicza fragmentację danych i minimalizuje ryzyko ich utraty.
- Standaryzacja umów: Obecnie stosowane są predefiniowane standardowe umowy (standardowe szablony) zatwierdzone przez dział prawny i kierownictwo Regency Entertainment Group, co zapewnia spójność i zgodność z polityką korporacyjną.
- Zautomatyzowane przepływy pracy: Wdrożono zautomatyzowany przepływ pracy w zakresie przeglądu, zatwierdzania i dalszego zarządzania umowami, co usprawniło i znacznie przyspieszyło proces zatwierdzania oraz skróciło czas potrzebny na przetwarzanie i podpisywanie umów.
- Podpis elektroniczny za pomocą DocuSign: Dzięki integracji platformy DocuSign proces podpisywania stał się całkowicie elektroniczny, eliminując potrzebę drukowania i składania podpisów fizycznych. Pozwala to obecnie ograniczyć opóźnienia i zwiększyć bezpieczeństwo.
- Zwiększona przejrzystość: Postępy w realizacji każdej umowy można teraz monitorować w czasie rzeczywistym. Gwarantuje to zgodność wszystkich zatwierdzeń i zarządzania umowami z wewnętrznymi politykami i przepisami.
- Identyfikowalność i inteligentne wyszukiwanie danych: M-Files umożliwia dynamiczne wyszukiwanie umów lub określonych elementów umów za pomocą połączonej wyszukiwarki informacji opartej na metadanych. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko znaleźć odpowiednie umowy i uzyskać informacje w elastyczny i wydajny sposób.
- Szkolenia i bieżące wsparcie: Konica Minolta Greece zapewniła pracownikom Regency Entertainment Group szeroko zakrojone szkolenia, aby zapewnić prawidłowe korzystanie z nowych narzędzi. Jednocześnie zapewniane jest bieżące wsparcie techniczne, aby zapewnić płynne działanie systemu i jego dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji.
Mierzalny sukces w jak najkrótszym czasie
Wdrożenie rozwiązań M-Files i DocuSign przyniosło natychmiastowe i wymierne rezultaty dla Regency Entertainment Group:
Oszczędność czasu i kosztów
Zautomatyzowane procesy wyeliminowały pracę ręczną i skróciły czas potrzebny na zarządzanie umowami nawet o 50%.
Pełna przejrzystość i bezpieczeństwo
Nowe rozwiązania umożliwiają monitorowanie umów w czasie rzeczywistym i zapewniają, że wszystkie zatwierdzenia i podpisy są wykonywane w uzgodnionych terminach.
Zwiększona wydajność
Współpraca jest teraz płynna, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz z kontrahentami, bez opóźnień spowodowanych fizycznymi dokumentami lub zagubionymi plikami.
Mniejsze zużycie papieru
Firma była w stanie znacznie zmniejszyć zużycie papieru. Zmniejszyło to również wpływ firmy na środowisko.
Zwiększona zgodność
Scentralizowane zarządzanie umowami za pośrednictwem M-Files pozwala na łatwy audyt i pełną zgodność.
Wyzwanie
- Długie czasy zatwierdzania i podpisywania
- Rozproszenie danych (duża ilość danych w różnych miejscach)
- Konieczność zapewnienia zgodności z ramami regulacyjnymi
- Wymogi prawne
- Polityki korporacyjne
- Procedury wewnętrzne
Rozwiązanie
- Wprowadzenie cyfrowego systemu zarządzania umowami opartego na
- M Files, zaawansowanym systemie zarządzania dokumentami cyfrowymi, oraz
- DocuSign, jednej z wiodących platform podpisów elektronicznych.
Zalety
- Skrócenie czasu zarządzania umowami nawet o 50%
- Znaczne przyspieszenie procesu weryfikacji i zatwierdzania oraz podpisywania umów
- Szybkie wyszukiwanie umów
- Wszystkie zatwierdzenia i podpisy w uzgodnionych terminach
- Mniejsze zużycie papieru