Fizyczny transport towarów i cyfrowa transmisja dokumentów

Transport towarów fizycznych i przekazywanie dokumentów cyfrowych

Dysponująca 750 ciężarówkami i zatrudniająca około 1300 pracowników średniej wielkości firma transportowo-logistyczna REINERT Logistics zajmuje się transportem towarów na terenie Niemiec i Europy. Odpowiednia dokumentacja transportowa obejmuje rocznie tysiące dokumentów. System zarządzania dokumentami wdrożony przez firmę Konica Minolta zapewnia obecnie natychmiastową identyfikowalność każdego dokumentu.

Dokumenty papierowe wymagają dużo czasu i miejsca do przechowywania

REINERT Logistics zajmuje się transportem towarów, a każda transakcja wymaga dokumentów przewozowych. Przed wdrożeniem rozwiązania ECM firmy Konica Minolta dokumenty te były gromadzone w oddziałach, a następnie wysyłane zbiorczo do centrali firmy, gdzie były rejestrowane, przetwarzane i archiwizowane.

Transport dokumentów, często na duże odległości, był czasochłonny i narażony na utratę dokumentów. „Mieliśmy tysiące dokumentów przewozowych i potrzebowaliśmy dużo czasu i miejsca, aby je przetworzyć i zarchiwizować, a często jeszcze więcej czasu, aby je ponownie znaleźć” – wspomina Martina Vogel, kierownik projektu w REINERT Logistics. „Dla każdej przesyłki kierowca otrzymuje co najmniej jeden, ale zazwyczaj kilka dokumentów, które wszystkie muszą być administrowane”.

Ręczne przetwarzanie i archiwizacja dokumentów przewozowych wiązało się ze znacznymi kosztami, zarówno w zakresie siły roboczej, jak i wynajmu niezbędnej przestrzeni archiwizacyjnej.

Aby obniżyć te koszty i zautomatyzować cały proces, firma REINERT Logistics chciała przejść na system zarządzania dokumentami (DMS). Celem było umożliwienie bardziej wydajnego przetwarzania i archiwizacji dokumentów, a także szybszego wyszukiwania i łatwiejszego przypisywania powiązanych dokumentów. „W tym celu potrzebowaliśmy solidnego, bezpiecznego i sprawdzonego systemu, który byłby również łatwy w obsłudze dla naszych pracowników” – wyjaśnia Martina Vogel.

Konica Minolta proponuje całkowicie spójną koncepcję

Podczas procesu oceny firma Konica Minolta w pełni przekonała przedsiębiorstwo logistyczne zarówno pod względem teoretycznym, jak i praktycznym: producent bez trudu odpowiedział na wszystkie pytania, w pełni spełnił wszystkie wymagania i, jak podkreśla Martina Vogel, zaproponował imponująco spójną koncepcję: „Konica Minolta udzieliła nam szczegółowych porad dotyczących wdrożenia rozwiązania, na przykład w odniesieniu do tagowania i struktury archiwizacji. Ważne było dla nas, aby nasze wymagania i cele zostały dobrze zrozumiane i uwzględnione. W przeciwieństwie do Konica Minolta, inni dostawcy przedstawili propozycje, które nas nie przekonały”. Po podjęciu decyzji na korzyść Konica Minolta zespół projektowy rozpoczął od stworzenia elektronicznego pliku transportowego, który obejmuje obszar o największej pojemności dokumentów. Obecnie zawiera on wszystkie rodzaje dokumentów związanych z transportem, od ofert, zamówień i dowodów dostawy po dokumenty księgowe, faktury i korespondencję. Wszystkie dokumenty są przypisane do powiązanych zamówień.

Precyzyjne procesy biznesowe i większa satysfakcja klientów

Dane podstawowe można było przenieść ze starego systemu, a generowanie nowych plików klientów w systemie DMS jest zautomatyzowane, dzięki czemu nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych: system DMS rozpoznaje klienta na podstawie kodu transakcji i automatycznie tworzy nowy plik klienta, jeśli nie istnieje on jeszcze w systemie. We wszystkich siedmiu lokalizacjach REINERT Logistics, z których wyruszają kierowcy, pracownicy back office przypisują kod transakcji podczas skanowania dokumentów papierowych dotyczących zlecenia transportowego. Wysyłanie dokumentów przewozowych w formie papierowej nie jest już konieczne. Elektroniczne pliki transportowe sprawiają, że procesy biznesowe są bardziej metodyczne, precyzyjne, a przede wszystkim znacznie bardziej przejrzyste. Według Martiny Vogel podejście do przetwarzania zleceń transportowych i kolejność ich realizacji są teraz jasno ustrukturyzowane. „Pracujemy szybciej i znacznie zmniejszyliśmy liczbę błędów”. Obecnie wszyscy upoważnieni pracownicy mogą znaleźć każdy dokument w archiwum elektronicznym, niezależnie od tego, kiedy i skąd uzyskują dostęp do systemu DMS. Wcześniej był to czasochłonny proces, a zwłaszcza dokumenty, które zostały błędnie zarchiwizowane, były trudne do odnalezienia.

Odpowiedzi na pytania klientów można udzielać szybko i bez trudności. Martina Vogel jest zadowolona: „Klienci nie muszą kontaktować się z nami w sprawie pytań, ale mogą samodzielnie uzyskać dostęp do swoich dokumentów i danych za pośrednictwem naszego portalu dla klientów, który firma Konica Minolta zintegrowała za pomocą modułu internetowego ECM. Jest to fundamentalny kamień milowy na drodze do elektronicznego fakturowania. Nasi klienci mogą szybko, elastycznie i niezależnie od godzin pracy biura uzyskać potrzebne informacje, co znacznie zmniejsza nasze obciążenie pracą”. Oprócz oszczędności czasu i poprawy jakości plików transportowych, firma REINERT Logistics odnosi również korzyści finansowe: nie ponosi już kosztów wynajmu archiwum papierowego i nie ponosi kosztów drukowania, ponieważ dokumenty można przeglądać na ekranie w archiwum. Kolejnym krokiem będzie wdrożenie elektronicznego fakturowania z automatycznym przechwytywaniem, weryfikacją i przypisywaniem.

Wyzwania

• Rejestracja i elektroniczny dostęp do tysięcy dokumentów transportowych, uniknięcie problemów związanych z miejscem do przechowywania dokumentów i długotrwałym wyszukiwaniem

Rozwiązanie

• Elektroniczny plik transportowy w systemie zarządzania dokumentami i połączenie z oprogramowaniem ERP C-Logistic

Korzyści

• Oszczędność czasu przy wyszukiwaniu dokumentów i plików; eliminacja kosztów wynajmu archiwum papierowego; przyspieszenie procesów wewnętrznych; usprawnienie obsługi zapytań za pośrednictwem portalu klienta.