Cyfrowe akta osobowe i zarządzanie umowami

Cyfrowe zarządzanie dokumentacją personalną i umowami dla firmy Seeburger

Seeburger Bulgaria to niemiecka firma programistyczna, lider rynku i globalny dostawca jednej z najlepszych platform integracyjnych wspomagających działalność przedsiębiorstw. Firma oferuje rozwiązania w zakresie integracji biznesowej, które cyfryzują procesy biznesowe przedsiębiorstw i zwiększają ich efektywność. Założona 35 lat temu w Niemczech firma SEEBURGER plasuje się obecnie wśród czołowych dostawców rozwiązań integracyjnych dla biznesu i obsługuje tysiące klientów w ponad 50 krajach i 15 branżach. Jej przedstawicielstwo w Bułgarii zostało założone w 1999 roku i obecnie zatrudnia ponad 250 pracowników. Firma nadal z powodzeniem się rozwija, o czym świadczą liczne nagrody i wyróżnienia.

Wyzwania

Coraz więcej firm zauważa tendencję do narastania chaosu informacyjnego w działach kadr. Działy kadr borykają się z brakiem łatwego i zautomatyzowanego procesu przetwarzania dokumentów, co z kolei prowadzi do utraty cennego czasu na wyszukiwanie, sporządzanie, zatwierdzanie i koordynowanie operacji.

Jednym z głównych wyzwań stojących przed ekspertami HR jest skuteczna cyfryzacja umów o pracę. Ręczne zarządzanie umowami i dokumentacją pracowników to proces wymagający znacznego nakładu czasu i zasobów. Prowadzi to do konieczności skupienia się przez coraz więcej firm na optymalizacji tych procesów poprzez wprowadzenie automatycznego przetwarzania dokumentów i stworzenie jednego scentralizowanego systemu, w którym będą przechowywane informacje.

Firma Seeburger Bulgaria miała kilka powodów, aby skontaktować się z Konica Minolta z prośbą o cyfrowe dokumenty pracowników:

• Zarządzanie i przetwarzanie papierowych umów i dokumentów związanych z aktami pracowników komplikuje procesy i zajmuje cenny czas.
• Fizyczna wymiana umów i dokumentów związanych z aktami pracowników prowadzi do straty czasu i kosztów usług kurierskich.
• Powolne i trudne gromadzenie dokumentów od pracowników.
• Trudne śledzenie terminów.

Brak przejrzystego rejestru i przejrzystości procesów nieuchronnie prowadzi do powolnego i trudnego wyszukiwania informacji oraz możliwości utraty dokumentów i ważnych danych.

Rozwiązanie

Firma Seeburger Bulgaria rozpoczęła owocną współpracę z Konica Minolta w 2020 roku, kiedy to wdrożyła kompleksowe rozwiązanie do optymalizacji drukowania. W 2022 roku, po zademonstrowaniu możliwości digitalizacji przepływów pracy, firma rozpoczęła projekt automatyzacji procesów zarządzania umowami i wprowadziła cyfrowe akta osobowe dla swoich pracowników, ponownie polegając na zespole Konica Minolta.

Rozwiązanie do zarządzania umowami umożliwia zespołowi Seeburger Bulgaria bardziej efektywne, niezawodne i szybkie zarządzanie całym cyklem życia każdej umowy poprzez zwiększenie identyfikowalności i wyeliminowanie ręcznego przetwarzania dokumentów. Firmie udało się znacznie obniżyć koszty związane z korzystaniem z usług kurierskich w przypadku dokumentów papierowych. Opracowano interaktywne archiwum cyfrowe, aby zapewnić szybki i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów i informacji dla pracowników pracujących w zespołach i/lub zdalnie.

Seeburger Bulgaria wprowadził cyfrowe akta osobowe dla swoich pracowników, co znacznie ułatwia proces podpisywania i wymiany dokumentów między obiema stronami. Decyzja ta przyniosła również inne korzyści, takie jak: łatwe dodawanie nowych dokumentów do akt, automatyczna aktualizacja informacji o pracownikach w przypadku zmiany warunków zatrudnienia, automatyczne tworzenie dokumentów, w tym wprowadzanych do nich zmian itp.

Dzięki integracji platformy M-Files z kwalifikowanym podpisem elektronicznym Evrotrust dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie przez każdego pracownika, przez telefon.

Korzyści

• Główne korzyści dla Seeburger Bulgaria są następujące:
• Minimalizacja czasu przetwarzania dokumentów i kosztów usług kurierskich
• Minimalizacja ryzyka utraty dokumentów, praca zawsze z aktualnymi wersjami dokumentów oraz automatyczna aktualizacja informacji w systemie
• Minimalizacja ręcznego przetwarzania dokumentów i błędów
• Bezpieczne archiwum cyfrowe, umożliwiające łatwe i szybkie wyszukiwanie oraz udostępnianie dokumentów
• Cyfrowy proces koordynacji z jasno określonymi obowiązkami i terminami
• Łatwa, szybka i bezpieczna opcja podpisu elektronicznego