Prawdziwie cyfrowe rozwiązanie IT, które sprawia, że praca zdalna jest płynna i bezpieczna, a IT bardziej wydajne.

Prawdziwie cyfrowe rozwiązanie IT dla miejsca pracy, które sprawia, że praca zdalna jest płynna i bezpieczna, a IT bardziej wydajne

Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB to firma audytorska z siedzibą w Kalmarze w Szwecji, zatrudniająca 17 doświadczonych i wysoko wykwalifikowanych pracowników. Firma, głęboko zakorzeniona w tym południowo-wschodnim regionie, z dumą świadczy najwyższej jakości profesjonalne usługi audytorskie dla ponad 600 małych i średnich przedsiębiorstw, zawsze w połączeniu z indywidualnym podejściem do klienta. Wykorzystanie możliwości, jakie daje cyfryzacja w obsłudze klientów, było od początku kluczowym celem firmy Sporrong & Eriksson, dzięki czemu firma zdobyła nagrodę „Future Agency of the Year 2017”. Wspólnie z Konica Minolta firma postanowiła podjąć nowy, odważny krok na drodze do prawdziwej cyfryzacji.

Kiedy biznes ma charakter osobisty, czas to pieniądz, a bezpieczeństwo ma ogromne znaczenie

Od momentu powstania w 2000 roku firma Sporrong & Eriksson stała się wiodącą firmą księgową w Kalmarze. Osiągnęła to, zapewniając swoim klientom bezkompromisowy profesjonalizm w swojej pracy – i wyróżniając się na tle konkurencji bardzo osobistym poziomem usług. Bycie dostępnym dla klientów i wspieranie ich jest kluczowym elementem strategii sukcesu firmy. W związku z tym pracownicy firmy spędzają znaczną część czasu poza biurem, w siedzibach klientów lub w drodze do nich. Technologia informatyczna umożliwiająca pracę zdalną jest zatem dla Sporrong & Eriksson nie tylko „miłym dodatkiem”, ale kluczowym elementem modelu biznesowego

. W przypadku firmy, której jedynym produktem jest czas pracowników, rozwiązanie informatyczne umożliwiające taką pracę musi działać bez zarzutu i być absolutnie niezawodne. Jednocześnie, ze względu na wrażliwy i poufny charakter przetwarzanych danych, rozwiązanie to musi zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa danych. Håkan Sporrong, jeden z czterech właścicieli firmy, wyjaśnia: „Czas zarówno nasz, jak i naszych klientów jest bardzo cenny, więc potrzebowaliśmy systemu, który wspierałby nasz sposób pracy. Musieliśmy być elastyczni, ale jednocześnie dobrze chronieni”.

Stworzenie beztroskiej, niezawodnej i bezpiecznej infrastruktury IT

Będąc od 2011 roku oddanym i zaufanym długoterminowym partnerem firmy Sporrong & Eriksson, firma Konica Minolta najpierw przeprowadziła dogłębną analizę i konsultacje w celu znalezienia najlepszego rozwiązania, które pozwoliłoby jej partnerowi na podjęcie kolejnego kroku w procesie cyfryzacji. Poprzednie rozwiązanie lokalne nie spełniało już oczekiwań firmy Sporrong & Eriksson. Szukali systemu IT, który byłby zawsze aktualny – od serwera po stacje robocze – i zapewniał najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz niezawodność przez całą dobę. Jednocześnie rozwiązanie to miało w jak największym stopniu odciążyć zasoby wewnętrzne od wszelkich zadań związanych z IT. W przeszłości pracownicy Sporrong & Eriksson musieli ręcznie wykonywać kopie zapasowe po godzinach pracy. W odniesieniu do zoptymalizowanych procesów pracy, pracując poza biurem z danymi klientów, pracownicy Sporrong & Eriksson musieli najpierw pobrać odpowiednie pliki z lokalnego systemu, a następnie ponownie je zarchiwizować. Proces ten sprawiał, że praca zespołowa nad tymi dokumentami była bardzo trudna i uciążliwa, szczególnie z różnych lokalizacji. Co nie mniej ważne, firma Sporrong & Eriksson poszukiwała również partnera, który zapewniłby zewnętrzne wsparcie techniczne i nowy sprzęt do stacji roboczych.

Aby spełnić te wymagania, firma Konica Minolta uznała, że idealnym rozwiązaniem będzie wdrożenie kompleksowego rozwiązania Remote Care Workplace Premium. W tle serwery działają teraz z centrum danych Konica Minolta o wysokim poziomie bezpieczeństwa, zapewniając maksymalną niezawodność i dostęp z dowolnego miejsca. Kopie zapasowe są teraz wykonywane automatycznie i okresowo, co minimalizuje ryzyko utraty danych i odciąża pracowników firmy od tego żmudnego, powtarzalnego – i niepodlegającego rozliczeniu – zadania. Ochrona antywirusowa jest również na najwyższym poziomie i zawsze aktualna. Pracownicy otrzymali nowe laptopy, a firma Konica Minolta zadbała o to, aby systemy operacyjne i aplikacje zawsze działały w najnowszych wersjach. Ponadto pakiet ten obejmuje całodobowe wsparcie techniczne, w ramach którego doświadczeni eksperci Konica Minolta są zawsze gotowi do udzielenia pomocy i szybkiego rozwiązania wszelkich problemów, które mogą się pojawić. Ostatecznie celem było przejęcie przez firmę Konica Minolta roli zewnętrznego działu IT firmy.

Opanowanie trudnego środowiska i punktu wyjścia

Dla firmy Sporrong & Eriksson absolutnie kluczowe było, aby jej pracownicy mogli bez zakłóceń kontynuować pracę dla wymagających klientów pomimo migracji do nowego systemu. Ponadto, jako firma audytorska, korzysta ona z wielu aplikacji ściśle związanych z branżą. Konica Minolta musiała zapewnić ich płynną integrację z nowym systemem informatycznym i zapewnić wszystkie wymagane funkcje pracy zdalnej.

Wysokie zaangażowanie, poświęcenie i wiedza specjalistyczna ekspertów Konica Minolta miały kluczowe znaczenie dla powodzenia tego projektu. „Pracownicy serwisu, którzy przeprowadzili wdrożenie, byli bardzo profesjonalni i mieliśmy wrażenie, że są bardzo wykwalifikowani. Za każdym razem, gdy pojawiały się jakieś kwestie lub problemy, Konica Minolta zajmowała się nimi szybko i z dużym szacunkiem dla procesu” – wyjaśnia Håkan Sporrong. Jest bardzo zadowolony z wyniku i wsparcia Konica Minolta: „Teraz nie ma znaczenia, czy jesteśmy w biurze, w domu, czy u klienta. Mamy taki sam dostęp do wszystkich programów, plików i aplikacji, których potrzebujemy do wykonywania naszej pracy. Jesteśmy bardzo zadowoleni z usług świadczonych przez firmę Konica Minolta”.

Wspólna kontynuacja drogi do cyfryzacji codziennej pracy

Wdrożenie Remote Care Workplace Premium pomogło firmie Sporrong & Eriksson zrobić duży krok naprzód w realizacji śmiałej wizji cyfryzacji działalności. Na tym jednak nie koniec: trwają już prace nad przyszłymi projektami realizowanymi wspólnie z Konica Minolta, mającymi na celu stworzenie prawdziwie bezpapierowego biura i przepływu pracy z klientami.

Zalety

• Najnowocześniejsza infrastruktura IT z danymi bezpiecznie przechowywanymi w centrum danych Konica Minolta o wysokim poziomie bezpieczeństwa
• Kompleksowe rozwiązania i usługi IT z całodobowym wsparciem technicznym Konica Minolta
• Płynna praca zdalna i dostęp do plików dla pracowników niezależnie od ich lokalizacji

Wyzwanie

• Stworzenie nowej infrastruktury IT, która spełnia najwyższe wymagania w zakresie bezpieczeństwa i niezawodności, a jednocześnie umożliwia pracę zdalną z płynnym dostępem do dużej liczby dedykowanych, specjalistycznych aplikacji audytowych.
• Odciążenie zespołu od zadań administracyjnych związanych z IT i zwiększenie wydajności.

Rozwiązanie

• Konica Minolta Remote Care Workplace Premium, obejmujące stacje robocze, serwer wirtualny, ochronę antywirusową i automatyczne kopie zapasowe, a także zdalne centrum obsługi technicznej.