Wykorzystanie pełnego potencjału digitalizacji w procesie archiwizacji dokumentów

Wykorzystanie pełnego potencjału cyfryzacji w procesie archiwizacji dokumentów

Telemark Toppidrett Gymnas to prywatna szkoła średnia, która toruje drogę uczniom pragnącym skupić się na sporcie wyczynowym, a jednocześnie uzyskać wszechstronne wykształcenie średnie. Z obrotami netto przekraczającymi 40 milionów koron norweskich i zatrudniająca około 50 pracowników, jest to pod wieloma względami typowe norweskie średnie przedsiębiorstwo.

Uproszczenie procesu skanowania dokumentów

Telemark Toppidrett Gymnas ma 250 uczniów. Szkoła skanuje i archiwizuje do 2500 dokumentów w formie papierowej w swoim cyfrowym systemie archiwizacji każdego roku. System ten obejmuje również wszystkie inne dokumenty cyfrowe przechowywane przez szkołę.

Cyfryzacja rozpoczęła się, gdy sekretarka zaczęła skanować dokumenty i wysyłać je do siebie na adres e-mail. Dokumenty były następnie pobierane z poczty elektronicznej i archiwizowane. Chcąc skanować dokumenty bezpośrednio do archiwum, Telemark Toppidrett Gymnas poszukiwała silnego partnera, który zna się na jej działalności.

„Potrzebowaliśmy bardziej efektywnego sposobu wykorzystania cyfryzacji, więc skontaktowaliśmy się z firmą Konica Minolta, ponieważ mieliśmy już jej drukarki wielofunkcyjne i sprzęt biurowy. Nie wykorzystywaliśmy tego potencjału wystarczająco efektywnie” – mówi Stian Tangén, dyrektor ds. studiów. Wymóg ten doprowadził do bliższych rozmów z firmą Konica Minolta na temat bardziej rozbudowanego systemu archiwizacji, który mógłby zaspokoić potrzeby szkoły i zautomatyzować rutynowe prace związane z faktyczną digitalizacją dokumentów. Szkoła zdecydowała się na rozwiązanie M-Files.

M-Files to system archiwizacji oferujący bogatą funkcjonalność, który jest ściśle zintegrowany ze sprzętem biurowym. Obecnie sekretarka skanuje dokumenty w formie papierowej bezpośrednio do systemu archiwizacji i to wszystko. Wszystkie dalsze prace nad dokumentami odbywają się w kontrolowanym procesie cyfrowym.

„W tle pracuje menedżer ds. spraw, który zajmuje się oznaczaniem dokumentów metadanymi, aby ułatwić ich wyszukiwanie, a następnie dodajemy je do archiwum” – mówi Tangen.

Oprócz dokumentów otrzymanych w formie papierowej szkoła przechowuje w swoim archiwum również dokumenty cyfrowe, arkusze kalkulacyjne, wiadomości e-mail i tym podobne. Wszystko, co warto zarchiwizować, można po prostu przenieść do M-Files i oznaczyć metadanymi, aby ułatwić wyszukiwanie.

Rozwiązanie zapewniające kontrolę i bezpieczeństwo w zakresie prywatności

Z punktu widzenia szkoły bardzo ważnym elementem jest fakt, że rozwiązanie uwzględnia dyrektywę UE o ochronie danych osobowych (RODO). M-Files wykorzystuje tzw. skarbce, czyli archiwa z kontrolowanym dostępem do różnego rodzaju dokumentacji. W chwili pisania tego artykułu Telemark Toppidrett Gymnas korzysta z trzech takich skarbców: dla uczniów, działu kadr i umów. „Dostęp do tych skarbców jest kontrolowany i łatwo jest uniemożliwić użytkownikom przeglądanie informacji, do których nie powinni mieć dostępu. Daje nam to poczucie bezpieczeństwa w zakresie prywatności, a jednocześnie pozwala naszej sekretarce poświęcić więcej czasu na bardziej znaczące zadania niż tylko stanie przy kserokopiarce” – mówi Tangen. Ponadto system zapewnia również, że użytkownicy nie przechowują poufnych informacji dłużej, niż jest to dozwolone.

„Zarówno archiwum uczniów, jak i archiwum kadr mogą zawierać poufne informacje, ale dostęp do nich jest teraz kontrolowany” – mówi Tangen. „Ponadto system zapewnia, że nie przechowujemy poufnych informacji dłużej, niż jest to dozwolone. RODO jest dla nas ważne. Dlatego fakt, że wszystkie nasze informacje są przechowywane w przejrzystym, łatwym do przeszukiwania formacie w jednym miejscu, do którego dostęp jest kontrolowany, daje nam poczucie bezpieczeństwa” – mówi.

Zwiększenie wydajności i bezpieczeństwa pracy

Podsumowując, wszyscy w Telemark Toppidrett Gymnas uważają, że ich system zarządzania dokumentami jest znacznie wydajniejszy i bezpieczniejszy niż dotychczas. Projekt wdrożenia rozwiązania był również dobrym doświadczeniem dla szkoły. „Na początku zorganizowaliśmy spotkania i warsztaty. Podczas tej fazy firma Konica Minolta dobrze zaangażowała w projekt osoby, które miały korzystać z systemu, dzięki czemu poczuły się one za niego odpowiedzialne. W rezultacie użytkownicy końcowi dostrzegli wartość dodaną nowego rozwiązania i zrozumieli, w jaki sposób może ono ułatwić im życie i zwiększyć wydajność”.

Firma Konica Minolta kontrolowała proces rozwoju przez cały etap wdrażania i przedstawiła rozwiązanie na spotkaniu przekazującym, podczas którego przed przekazaniem sprawdzono wszystkie istotne kwestie. „Firma Konica Minolta zapewniła bezpieczne przejście projektu do fazy operacyjnej, w której przejęliśmy odpowiedzialność” — mówi Tangen. System M-Files działa obecnie w szkole w pełni, a obecnie realizowane są projekty mające na celu sprawdzenie, w jaki sposób można rozszerzyć system na nowe obszary.

Zalety

• Ochrona poufnych informacji i większa kontrola prywatności: wykorzystanie trzech różnych skarbców (archiwów z kontrolowanym dostępem), dzięki czemu dostęp zarówno do archiwum studentów, jak i archiwum kadr zawierającego poufne informacje jest teraz kontrolowany
• Zwiększona wydajność (więcej czasu dla pracowników na wykonywanie bardziej znaczących zadań niż tylko stanie przy kserokopiarce)
• Zapewnienie, że poufne informacje nie są przechowywane dłużej niż jest to dozwolone.
• Wszystkie informacje są przechowywane w przejrzystym, łatwym do przeszukiwania formacie.

Wyzwanie

• Proces skanowania został już wdrożony, ale jego potencjał nie był wystarczająco efektywnie wykorzystywany.
• Potrzeba bardziej rozbudowanego systemu archiwizacji (dotychczas zbyt wiele etapów wymagało ręcznej obsługi), który spełniałby wymagania i automatyzował rutynowe prace związane z faktyczną digitalizacją dokumentów.
• Uwzględnienie dyrektywy UE o ochronie danych osobowych (RODO).

Rozwiązanie

• Wdrożenie systemu archiwizacji M-Files: skanowanie dokumentów papierowych bezpośrednio do systemu archiwizacji, dalsza praca nad dokumentami odbywa się w kontrolowanym procesie cyfrowym.