Lepszy wgląd w dane dotyczące postępów uczniów

Struktura oparta na przechowywaniu danych i automatyczne raportowanie zwiększają przejrzystość danych i zmniejszają obciążenie związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Federacja Edukacji w Środkowej Ostrobothnii, Kpedu w Finlandii, jest multidyscyplinarną i aktywnie rozwijającą się organizacją edukacyjną, która organizuje podstawowe i dodatkowe kształcenie zawodowe na poziomie średnim, kształcenie przygotowawcze, szkolenia praktyczne i kształcenie w szkołach ludowych. Kpedu aktywnie działa również na rzecz rozwoju regionu i poprawy warunków życia jego mieszkańców, współpracując z gminami regionu, środowiskiem biznesowym oraz innymi podmiotami zajmującymi się edukacją i rozwojem. W Kpedu wszystkie zajęcia prowadzone są w języku fińskim.

Aby móc gromadzić, przetwarzać i raportować w użytecznym formacie szeroki zakres informacji, w tym informacje o uczniach i postępach w ich edukacji, a także o własnych działaniach, Kpedu zdecydowało się nawiązać współpracę z Konica Minolta w celu stworzenia struktury opartej na przechowywaniu danych z wykorzystaniem Microsoft Azure i automatycznym raportowaniu opartym na Microsoft Power BI. Oprócz uzyskanej obecnie przejrzystości sytuacji uczniów i postępów w nauce, Kpedu czerpie również korzyści z utworzenia większych możliwości, ponieważ gromadzenie danych do raportów nie musi już odbywać się ręcznie.

Federacja Edukacji w Środkowej Ostrobotni, Kpedu, wyróżnia się w zarządzaniu opartym na danych

Federacja Edukacji w Środkowej Ostrobotni, Kpedu w Finlandii, oferuje edukację dla pięciu tysięcy uczniów rocznie. Zatrudnia w tym celu setki nauczycieli. Organizuje profesjonalną edukację podstawową i zaawansowaną drugiego stopnia, edukację przygotowawczą, edukację praktykantów oraz edukację w szkołach ludowych. Kpedu jest organizacją multidyscyplinarną, zaangażowaną w ciągły aktywny rozwój swojej działalności. Uczestniczy w rozwoju regionu i jego środków utrzymania wraz z gminami, przedsiębiorstwami i innymi podmiotami z dziedziny edukacji i rozwoju.

Kształcenie zawodowe rozwinęło się na różne sposoby, w tym w zakresie zarządzania danymi i ich wykorzystania. Oznacza to, że zarządzanie oparte na danych jest aktualnym tematem nie tylko w Kpedu, ale także w skali kraju, przynajmniej jeśli chodzi o dane dotyczące kształcenia zawodowego. Na poziomie krajowym celem jest umożliwienie systematycznego obiegu danych związanych z kształceniem zawodowym, co pozwoli na lepsze porównania między organizacjami.

Istnieje już dobra podstawa do tego – tj. ciągłe funkcjonowanie architektury przedsiębiorstwa i definiowanie systemów danych, usprawnianie procesów przywództwa opartego na danych, klasyfikacja danych i zrozumienie zarządzania. W ciągu ostatnich pięciu lat Kpedu przeszło na strukturę opartą na chmurze i automatyzację zarządzania danymi. Już teraz dane są automatycznie i elektronicznie przekazywane między innymi do organów władzy.

Przejście na strukturę opartą na przechowywaniu danych i wykorzystanie automatycznego raportowania

Kpedu chciało zrobić kolejny krok w kierunku zarządzania opartego na danych. Posiada ono wiele informacji dotyczących między innymi studentów i postępów w ich nauce, a także tego, czym się zajmuje. Dane te muszą być gromadzone, udoskonalane i raportowane w formacie umożliwiającym ich wykorzystanie. Aby możliwe było kierowanie oparte na danych, kandydat powinien również wiedzieć, jakiego rodzaju danych potrzebują użytkownicy.

Na tej podstawie stwierdzili, że potrzebują nowego rodzaju struktury opartej na przechowywaniu danych, w tym całkowicie nowego rodzaju automatycznego raportowania. Obecnie raportowanie jest wykonywane tylko przez określone osoby, które chcą teraz przebudować ten proces, aby odbywał się on w sposób zautomatyzowany. Oznacza to, że raporty nie są już powiązane z konkretnymi osobami. Wszyscy członkowie organizacji mogą przeglądać i wykorzystywać aktualne informacje dotyczące działalności Kpedu.

Dysponują oni wykwalifikowanym personelem IT, mają jasny obraz projektu rozwojowego i tego, co jest realizowane. Jednak czas pracy własnego personelu nie wystarcza do wykonania wszystkich niezbędnych zadań.

Różnorodne cele projektu

• Celem Kpedu było nie tylko opracowanie własnego produktu, ale także rozwijanie wewnętrznych możliwości zarządzania opartego na danych. Wynikiem całego projektu był model danych i magazyn danych, które Kpedu może w przyszłości wykorzystać we własnych projektach analitycznych.
• Budowa i wdrożenie magazynu danych Azure Wykorzystanie
• Power BI jako narzędzia do raportowania organizacyjnego
• Stworzenie automatycznych raportów do wykorzystania przez cały personel
• Podniesienie poziomu wiedzy specjalistycznej pracowników Kpedu w trakcie projektu

Konica Minolta, partner we wdrażaniu zarządzania opartego na danych

Firma Kpedu chciała znaleźć niezawodnego partnera do rozwoju, posiadającego wystarczające doświadczenie i know-how w zakresie magazynowania danych i projektów Power BI, czyli partnera, któremu może zaufać. Wiedzieli również, że do ukończenia produktu będą chcieli wykorzystać metodyki agile. Spośród wielu oferentów wybrano firmę Konica Minolta jako partnera ze względu na jej rozległą wiedzę w zakresie architektury, odpowiednie metody wdrożeniowe dla projektu, silne partnerstwo z firmą Microsoft oraz doświadczenie. Przed wdrożeniem firmy Kpedu i Konica Minolta wspólnie rozważyły, co robią i jak można przeprowadzić wdrożenie. Zarówno Kpedu, jak i Konica Minolta, jako partnerzy, już wcześniej byli w pełni świadomi tego, co chcą osiągnąć. Rozpoczęli od trzymiesięcznej umowy, aby sfinalizować określoną część projektu. Jako całość stanowiło to sześciomiesięczny projekt rozwojowy, mający na celu zbliżenie Konica Minolta i Kpedu do siebie. Projekt został zrealizowany w drodze konsultacji. Już na początkowym etapie definiowania projektu zaangażowanych było 5–6 pracowników Kpedu. Prace związane z przechowywaniem danych zazwyczaj odbywają się w ramach dużych projektów, których realizacja trwa wiele lat. W tym konkretnym przypadku istniała wyraźna potrzeba uzyskania szybszych rezultatów. Projekt został wdrożony z wykorzystaniem modelu zwinnego rozwoju firmy Konica Minolta, który umożliwił opracowanie systemu przechowywania danych poprzez wielokrotne iteracje, pozwalając na dostarczenie Kpedu funkcji raportowania BI w ramach jednego procesu biznesowego na raz. Projekt przebiegał w czterech różnych fazach rozwoju. Po zakończeniu każdej z nich następowała jej weryfikacja. Następnie projekt przechodził do kolejnej fazy. Umożliwiło to sprawny postęp wdrożenia i szybszą realizację wartości biznesowej niż w przypadku tradycyjnego modelu rozwoju.

Pożądany efekt końcowy po czterech fazach rozwoju

W pierwszej fazie rozwoju firma Konica Minolta stworzyła model istniejących informacji i określiła potrzeby w zakresie raportowania dotyczące planowanego rozwiązania do zarządzania danymi. Wszystko to miało na celu spójną realizację praktycznych celów Kpedu. Następnie nastąpiła kolejna faza rozwoju, tj. opracowanie magazynu danych Azure. Transfer danych z istniejących systemów Kpedu, udoskonalanie danych i modelowanie zostały zautomatyzowane przy użyciu usług danych Azure. Jednocześnie pracownicy Kpedu dowiedzieli się, jakie rodzaje danych muszą zapisywać w magazynie danych na potrzeby bieżącej i przyszłej sprawozdawczości.

Trzecia faza skupiała się na opracowaniu raportowania. Wspólnie z Kpedu skoncentrowano się na warstwie raportowania Power BI w zakresie wizualizacji i analizy danych do użytku przez rozległą bazę użytkowników Kpedu. Następnie przeszliśmy do ostatniej, czwartej fazy rozwoju, wdrażając testy środowiskowe i zarządzanie jakością przed opublikowaniem środowiska do użytku operacyjnego. Wszystko to umożliwiło stworzenie pożądanego środowiska.

Osiągnięcie celów przyniosło korzyści w praktyce, oferując możliwości innym organizacjom edukacyjnym.

Od pierwszej fazy projektu pracownicy Kpedu mogli zacząć budować swoją wiedzę na temat tworzenia tego typu podmiotów. Jednocześnie ich wiedza specjalistyczna rosła wraz z celami, ponieważ podczas sesji konsultacyjnych przekazywano im wiedzę specjalistyczną firmy Konica Minolta. Obecnie mogą oni odgrywać większą rolę w podobnych przedsięwzięciach, wykonywać modelowanie danych i tworzyć pożądane raporty.

Automatyczne raportowanie zapewnia osobom zajmującym się edukacją aktualną przejrzystość sytuacji uczniów i postępów w nauce. Jest to ważne dla osób zajmujących się nauczaniem, ponieważ sytuacja edukacyjna nauczycieli nieustannie się zmienia. Automatyzacja pozwala również uwolnić czas poświęcany na ręczne gromadzenie danych do raportów i przeznaczyć go na bardziej wartościowe zadania, takie jak bardziej szczegółowe rozważania i definiowanie treści raportów.

Kpedu uczestniczy również w współpracy międzynarodowej, więc w przyszłości pojawią się również międzynarodowe projekty dotyczące zarządzania opartego na danych. Organizacja ma nadzieję, że system raportowania Azure Power BI, zbudowany w ramach tego projektu rozwojowego, będzie mógł służyć jako model dla innych podobnych organizacji.

Wyzwanie

• Należało zebrać, przetworzyć i przedstawić w użytecznym formacie dane dotyczące uczniów i ich postępów w nauce, a także działalności Kpedu.
• Wymagało to stworzenia nowego rodzaju struktury opartej na bazie danych, obejmującej automatyczne generowanie raportów: zarządzanie oparte na danych.

Rozwiązanie

• Budowa i wdrożenie magazynu danych Azure
• Wykorzystanie Power BI jako narzędzia do raportowania organizacyjnego

Zalety

• Tworzenie automatycznych raportów, z których mogą korzystać wszyscy pracownicy
• Automatyczne raportowanie zapewnia osobom zajmującym się edukacją aktualną przejrzystość sytuacji uczniów i postępów w nauce
• Jest to ważne dla osób zajmujących się nauczaniem, ponieważ sytuacja edukacyjna nauczycieli ulega ciągłym zmianom
• Automatyzacja pozwala również zaoszczędzić czas poświęcany na ręczne gromadzenie danych do raportów i przeznaczyć go na bardziej wartościowe zadania, takie jak bardziej szczegółowe rozważania i definiowanie treści raportów