Coraz częściej współpracownicy znajdują się po przeciwnych stronach otwartej przestrzeni biurowej, pracują z domu, a nawet są oddaleni od siebie o pół świata. Obecnie menedżerowie udostępniają liczne narzędzia cyfrowe, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie współpracy w firmie nawet na odległość. Te internetowe narzędzia współpracy zwiększają produktywność i satysfakcję w zespołach. Przeczytaj, o czym należy pamiętać, pracując z oprogramowaniem i aplikacjami do współpracy.
Cały zespół pracuje zdalnie? Jeszcze niedawno było to trudne do wyobrażenia dla kadry zarządzającej. Potem COVID-19 rozprzestrzenił się na całym świecie i nagle wielu pracowników znalazło się w sytuacji, w której musiało pracować z domu. Było to ogromne wyzwanie dla działu IT. Najwyższy czas przyjrzeć się, jakie oprogramowanie do współpracy jest naprawdę atrakcyjne, a przede wszystkim bezpieczne.
Zdecentralizowana i sieciowa współpraca cyfrowa wymaga dobrej infrastruktury IT. Oprogramowanie w chmurze, takie jak Workplace Go firmy Konica Minolta, pomaga zespołom pracującym zdalnie w szybkiej i łatwej interakcji, wspólnej pracy nad projektami i nawiązywaniu kontaktów towarzyskich. Holistyczne podejście firmy Konica Minolta do cyfryzacji przynosi wiele korzyści użytkownikom i kierownictwu IT.
Korzyści płynące z narzędzi do współpracy
- Bezpośrednia komunikacja bez silosów i podziałów zwiększa produktywność
- Przejrzyste i transparentne zarządzanie projektami
- Mniejszy stres i szybszy przepływ informacji
- Zwiększona satysfakcja pracowników
- Zachęcanie do samodzielnej pracy w zespole
- Ożywiona interakcja między działami sprzyja powstawaniu pomysłów i innowacji
Dobra współpraca wymaga dobrej komunikacji
Dzwonienie do kogoś i trafianie tylko na pocztę głosową pochłania czas i energię. Oprogramowanie do współpracy, takie jak Slack, Teams lub Yammer, stwarza znacznie lepsze możliwości wewnętrznej wymiany informacji. Pracownicy mogą korzystać z tych narzędzi współpracy, aby łączyć się, gromadzić informacje na firmowej wiki, wymieniać wiadomości i współpracować nad dokumentami. Tak powstaje cyfrowe miejsce pracy.
Workplace Go, oprogramowanie jako usługa (SaaS) firmy Konica Minolta, oparte jest na platformie Microsoft 365. Łączy ono w sobie szeroką gamę narzędzi Microsoft i własnych narzędzi w jednym intuicyjnym interfejsie użytkownika. Poszczególne aplikacje są natychmiast dostępne na indywidualnie dostosowanym pulpicie nawigacyjnym. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, dzięki czemu można ją zainicjować na komputerze, tablecie lub smartfonie. Oprócz funkcji współpracy i osobistej strony organizacyjnej, Workplace Go oferuje również kompleksową funkcję intranetu. Usługa obejmuje comiesięczne wsparcie dla użytkowników, które ma na celu rozwiązywanie wszelkich początkowych problemów i odpowiadanie na inne pytania techniczne.
Elastyczna współpraca w cyfrowym zespole
Od wybuchu pandemii COVID-19 w wielu firmach pracownicy mogą samodzielnie decydować, kiedy chcą pracować z domu, a kiedy przychodzą do biura. Spotkania odbywają się online, co oznacza, że każdy może w nich uczestniczyć, niezależnie od tego, gdzie się znajduje. Klienci i partnerzy mogą być również zapraszani do udziału w wideokonferencjach i cyfrowym obszarze projektowym. Nawet negocjacje, rozmowy kwalifikacyjne i prezentacje odbywają się obecnie online. Pozwala to zaoszczędzić czas i koszty podróży i stało się codziennością w komunikacji.
Procesy robocze mogą być kontynuowane dzięki narzędziom do współpracy
Oprogramowanie do współpracy łączy wszystko w jednym miejscu dla wszystkich: na dowolnym urządzeniu, w dowolnym miejscu pracy. Microsoft organizuje cyfrową przestrzeń roboczą za pomocą narzędzi takich jak Teams, Streams, Forms, Yammer, Office i Outlook Calendar. Wszystkie te aplikacje doskonale nadają się do cyfrowej współpracy między członkami zespołu
Konica Minolta opracowała narzędzie dla przedsiębiorstw dokoni SYNC & SHARE specjalnie w celu wspierania wydajnej współpracy. Pozwala ono każdemu pracować nad danymi i dokumentami potrzebnymi do realizacji projektu w szybki i sprytny sposób, niezależnie od czasu, miejsca i urządzenia. Jest to kolejna ważna cecha cyfrowej współpracy. Działa ono podobnie jak Dropbox, aplikacja znana wielu osobom z użytku prywatnego. Jednakże jest ono bardziej skoncentrowane na wymaganiach bezpieczeństwa istotnych w środowisku biznesowym i jest w pełni zgodne z RODO. Zwłaszcza biorąc pod uwagę, że Taryfa Prywatności została uznana za nieważną przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości, obecnie istnieje niepewność co do tego, czy rozwiązania amerykańskich dostawców są lub mogą być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych.
W przeciwieństwie do Dropbox, rozwiązanie dokoni SYNC & SHARE firmy Konica Minolta oferuje również szyfrowanie typu end-to-end, definiowanie reguł haseł zapewniających odpowiedni poziom ochrony udostępnianych linków, nieograniczoną lub definiowalną wielkość kosza oraz bezpłatne konta gości. Dzięki temu można zapewnić partnerom zewnętrznym dostęp do ich własnego obszaru dokoni SYNC & SHARE, w tym korzystanie z aplikacji mobilnych, bez przydzielania im własnej przestrzeni dyskowej.
Korzyści płynące ze współpracy cyfrowej szybko stają się oczywiste:
Informacje w czasie rzeczywistym widoczne dla wszystkich członków zespołu
Równoległa edycja dokumentów
Cyfrowe spotkania i konferencje na dowolnym urządzeniu
Połączenia z komputerów na smartfony bez zakłóceń
Natychmiastowe wiadomości z zespołami i klientami zamiast e-maili do różnych dystrybutorów
Przejrzyste zarządzanie projektami dzięki narzędziom do współpracy
Narzędzia takie jak Redbooth, LibrePlan i Trello wspierają zarządzanie projektami w zespole. Dzięki Trello można organizować zadania w sposób podobny do tablicy ogłoszeń. Na tablicy Trello wszystkie zadania i osoby za nie odpowiedzialne są przejrzyście uporządkowane. Użytkownicy mogą przypisywać sobie nawzajem zadania, komentować je i planować. Dzięki elastycznym kafelkom łatwo jest zmieniać kolejność zadań i śledzić ich realizację.
Redbooth wyświetla aktualne zadania do wykonania i umożliwia rejestrowanie czasu związanego z projektem. Jest to kolejne narzędzie, które pozwala w łatwy sposób rejestrować postępy projektu.
LibrePlan wspiera przede wszystkim planowanie zasobów. Przedstawienie obciążenia pracą i wydajności pozwala na lepszy podział zadań i łatwiejszą koordynację projektów. Ponadto w LibrePlan można obliczać budżet i koszty.
Bezpieczeństwo ma priorytetowe znaczenie: również w przypadku oprogramowania do współpracy
Każde narzędzie używane w firmie stanowi wyzwanie dla bezpieczeństwa sieci. Im więcej różnych narzędzi chcą używać członkowie zespołu, tym więcej obszarów w sieci hakerzy mogą zaatakować. Dzięki Workplace Go firma Konica Minolta stawia przede wszystkim na bezpieczeństwo. Za tym podejściem stoi przekonanie, że strategie współpracy cyfrowej powinny wzmacniać sieć. W tym kontekście Workplace Go wykorzystuje kompleksowe standardy bezpieczeństwa firmy Microsoft.
Trzy wskazówki dotyczące wyboru narzędzia do współpracy:
Bezpłatne aplikacje muszą jasno określać, w jakim zakresie dostawcy mają dostęp do wrażliwych danych klientów.
W aplikacjach opartych na chmurze nadawcy danych zazwyczaj nie są anonimowi. Jeśli dane zostaną przechwycone, może to prowadzić do problemów.
Przed wyborem narzędzia do współpracy należy określić jego potencjał. Dzięki temu koszty będą proporcjonalne do rzeczywistych efektów, jakie przyniesie.
Inwestycja w przyszłość: narzędzia do współpracy
Pracownicy dzisiaj i jutro oczekują i chcą wysokiego stopnia elastyczności w swojej pracy. Poprawia to równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a tym samym zwiększa ich chęć do wykonywania dobrej pracy. Główną zaletą rozwiązania do współpracy Workplace Go w porównaniu z wieloma innymi aplikacjami jest to, że jest ono skalowalne, niedrogie i łatwe w użyciu dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Do korzystania z Workplace Go nie potrzebujesz własnego działu IT ani eksperta SharePoint. Jest to bowiem rozwiązanie, a nie nowy problem. Świadomość tego rozwiązania jest powracającą cechą wyróżniającą firmę Konica Minolta. Konica Minolta oferuje firmom możliwość bezpłatnego testowania Workplace Go przez okres do sześciu miesięcy.
Więcej informacji można znaleźć tutaj, wraz z wersją próbną Workplace Go:
Współpraca rozwija się cyfrowo. Zapewnia to przejrzystość i jasność wielu procesów, dzięki czemu zarządzanie wiedzą staje się widoczne i dostępne dla wszystkich. Nie jest już ukryte w wiadomościach e-mail. Status projektu i wszystkie etapy projektu są codziennie dostępne dla całego zespołu.
Workplace Go obejmuje również intranet, który może być wykorzystywany do nowoczesnej komunikacji między pracownikami. Każdy członek zespołu, który zechce, może spotkać się w wirtualnej herbaciarni, aby porozmawiać o swoich najbliższych wakacjach. Współpraca jest przyjemnością, więc narzędzia do współpracy również powinny takie być.