KSeF – usprawnienie procesów dzięki rozwiązaniom Konica Minolta
Krajowy System eFaktur zmienił sposób, w jaki firmy wystawiają i przechowują dokumenty. Wiele organizacji traktuje te przepisy jako utrudnienie, jednak w rzeczywistości stanowią one szansę na usprawnienie procesów i zyskanie przewagi konkurencyjnej. Oferujemy kompletne wsparcie w tym zakresie – od audytu KSeF i optymalizacji workflow przez wdrożenia KSeF dostosowanego do specyfiki Twojej firmy po integracje z systemami ERP i platformami workflow.
KSeF – to warto wiedzieć
KSeF funkcjonuje jako centralna baza danych, przez którą przechodzą wszystkie dokumenty sprzedażowe między przedsiębiorcami. W efekcie administracja skarbowa otrzymuje dostęp do danych fakturowych w czasie rzeczywistym, co zmienia dotychczasowy model dokumentacji biznesowej w Polsce. Przedsiębiorcy komunikują się z systemem przez dedykowane interfejsy API.
Sercem systemu są faktury ustrukturyzowane zapisane w formacie XML według ściśle określonego schematu FA(3). W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur PDF, dane w pliku XML są zorganizowane w oznaczone pola, które komputer może automatycznie odczytać i przetworzyć.
KSeF działa jako centralny rejestr faktur, pozwalając na bezpieczne przechowywanie dokumentów sprzedażowych i kosztowych. System generuje UPO (Uznania Przyjęcia Odbioru), które potwierdzają odbiór faktury przez nabywcę, oraz nadaje ciągły dostęp do faktur w przypadku kontroli podatkowej.
System redukuje koszty druku, papieru i przesyłek pocztowych. Firmy oszczędzają również na przestrzeni archiwizacyjnej, ponieważ faktury przechowywane są elektronicznie. Weryfikacja kontrahentów staje się prostsza dzięki centralnej bazie danych.
System redukuje koszty druku, papieru i przesyłek pocztowych. Firmy oszczędzają również na przestrzeni archiwizacyjnej, ponieważ faktury przechowywane są elektronicznie. Weryfikacja kontrahentów staje się prostsza dzięki centralnej bazie danych.
Wdrożenie KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego i organizacyjnego. Twoja organizacja zyskuje jednak fundament optymalizacji procesów biznesowych i punkt wyjścia do dalszej cyfryzacji.
Kompleksowe wsparcie w zakresie KSeF
Wspieramy klientów w przygotowaniu do KSeF. Dostarczamy sprawdzone i skalowalne rozwiązania obiegu dokumentów. Pomagamy zarówno małym i średnim firmom, jak i dużym organizacjom z różnych branż.
Wdrożenie KSeF dostosowane do potrzeb firmy
Każdy projekt rozpoczynamy od szczegółowej analizy potrzeb. Sprawdzamy obecną infrastrukturę IT, identyfikujemy potencjalne problemy i proponujemy rozwiązania dostosowane do specyfiki organizacji.
Nasze podejście opiera się na etapowym wdrażaniu zmian, co minimalizuje ryzyko zakłóceń w bieżącej działalności. Dzięki temu unikasz stresu, ryzyk technicznych i presji czasu, otrzymujesz za to zautomatyzowane, bezpieczne procesy zgodne z przepisami.
Integracja z systemami ERP i platformami low-code
Projektujemy przepływ informacji między KSeF, elektronicznych obiegiem dokumentów a oprogramowaniem księgowym używanym w Twojej firmie. Nasze rozwiązania współpracują z popularnymi systemami ERP dostępnymi na polskim rynku. Dzięki temu dane z faktur trafiają automatycznie do księgowości bez konieczności ręcznego eksportu i importu plików.
Przygotowujemy interfejsy komunikacyjne zapewniające płynną wymianę informacji między systemami. Testujemy poprawność przesyłania dokumentów w formacie XML oraz weryfikujemy zgodność ze standardem FA(3).
Wspieramy integrację KSeF z platformami low-code, takimi jak Webcon BPS i SmartFlow. Ta forma wdrożenia pozwala na szybkie dostosowanie workflow do specyficznych potrzeb organizacji bez konieczności rozbudowy całej infrastruktury IT.
Audyt KSeF i analiza procesów
Przeprowadzamy audyt istniejących procesów fakturowania i identyfikujemy obszary wymagające optymalizacji. Analizujemy obecne rozwiązania, wskazujemy możliwości automatyzacji i proponujemy usprawnienia wykraczające poza sam obowiązek regulacyjny.
Szkolenia i wsparcie dla zespołów
Prowadzimy szkolenia dla zespołów księgowych i sprzedażowych, które obejmują praktyczne aspekty obsługi systemu. Uczestnicy uczą się wystawiania faktur, weryfikacji statusu dokumentów oraz reagowania na komunikaty błędów. Pokazujemy również procedury archiwizacji i wyszukiwania e-faktur w systemie.
Zapewniamy pomoc techniczną na każdym etapie użytkowania – nasz zespół reaguje na zgłoszenia problemów, monitoruje poprawność działania integracji i proponuje usprawnienia tam, gdzie jest to możliwe.
Usprawnij procesy firmy
Wprowadzenie KSeF w organizacji może stać się punktem wyjścia do szerszej optymalizacji workflow i automatyzacji procesów w całej firmie. Oferujemy gotowe rozwiązania, które uporządkują pracę w różnych działach i otworzą spektrum możliwości lepszego zarządzania dokumentami. Dzięki personalizacji dostępnych funkcjonalności możesz wybierać, które rozwiązania są potrzebne w Twojej organizacji, i usprawiać procesy wewnętrzne bez zbędnych narzędzi.
Wdrożenie KSeF nie musi ograniczać się wyłącznie do faktur. Implementujemy narzędzia do zarządzania dokumentami w organizacji oraz automatyzacji procesów biznesowych w wielu obszarach. W efekcie zyskujesz spójny ekosystem cyfrowych rozwiązań, który podnosi efektywność pracy zespołów.
HR i kadry
Cyfrowa akceptacja i ewidencja delegacji usprawnia przyznawanie diet oraz ich rozliczanie. System urlopowy pozwala na wygodne i szybkie załatwienie procesów bez użycia tradycyjnych formularzy. Pracownicy zyskują transparentność, a dział kadr oszczędza czas na administracji.
Administracja
Elektroniczny rejestr umów (CRU) pozwala na sprawne zarządzanie wszystkimi umowami i aneksami w firmie, szczególnie ich wyszukiwanie i kontrolę terminów. Przy optymalnie zaprojektowanym obiegu zamówień cykl zakupowy zostaje zunifikowany i pozwala właściwie alokować inwestycje. Elektroniczny rejestr korespondencji eliminuje błędnie skierowane przesyłki, a proces uzgodnienia umowy z kontrahentami przebiega znacznie szybszej niż tradycyjna komunikacja mailowa, zapewniając pracę na aktualnej wersji dokumentu.
Finanse i księgowość
Elektroniczny obieg faktur obniża koszty przedsiębiorstwa i usprawnia kontrolę wydatków. Oferowana przez nas integracja z platformami low-code umożliwia szybkie dostosowanie tych procesów do specyfiki branży bez konieczności rozbudowy całej infrastruktury IT.
Audyt KSeF przeprowadzany przez nasz zespół identyfikuje nie tylko obszary wymagane przepisami, ale również dodatkowe możliwości optymalizacji. Traktujemy obowiązek regulacyjny jako szansę na uporządkowanie procesów w firmie i budowanie przewagi konkurencyjnej poprzez sprawniejsze procesy operacyjne.
Dlaczego warto wybrać Konica Minolta?
Przeprowadziliśmy dziesiątki projektów związanych z cyfryzacją procesów dokumentowych w przedsiębiorstwach różnej wielkości. Rozumiemy specyfikę branż, w których KSeF wymaga szczególnej uwagi na przepływ dokumentów między działami i precyzyjnej koordynacji działań.
Globalny zasięg, lokalne wsparcie
Mamy 16 oddziałów w całej Polsce. Działamy lokalnie od 2002 roku, a nasze produkty sprawdzają się w ponad 150 krajach.
Partner technologiczny Microsoft
Nasi certyfikowani eksperci Microsoft pomogą Ci wykorzystać Azure i inne aplikacje biznesowe, by zwiększyć wydajność Twojej firmy.
Chcesz przygotować swoją firmę na KSeF i usprawnić procesy fakturowania?
Umów konsultację i sprawdź, jak wdrożyć rozwiązanie dopasowane do Twojej organizacji.