Czym jest technologia OCR?
Technologia OCR (Optical Character Recognition) to oprogramowanie, które przekształca tekst zapisany na obrazie lub papierze w formę cyfrową. System analizuje kształty liter i cyfr na skanie, pliku lub zdjęciu, a następnie zamienia je w edytowalny tekst. To pierwszy krok do uruchomienia elektronicznego obiegu dokumentów.
W biznesie optyczne rozpoznawanie znaków działa jak cyfrowy asystent: eliminuje ręczne przepisywanie dokumentów, ułatwia przetwarzanie faktur oraz tworzenie przeszukiwalnych archiwów. Dodatkowo przyspiesza pracę i redukuje błędy przy przetwarzaniu danych.
Do czego służą programy OCR?
Poznaj najczęstsze funkcje narzędzi do odtwarzania, rozpoznawania oraz przetwarzania dokumentów
Rozpoznawanie tekstu z plików PDF, PNG, XLS, PPT
System potrafi precyzyjnie odczytać znaki tekstowe w plikach o różnych rozszerzeniach i zmienić statyczne obrazy w cyfrową treść.
Automatyczna klasyfikacja dokumentów
Narzędzie samodzielnie rozpoznaje typ dokumentu i na podstawie jego zawartości przypisuje go do odpowiedniej kategorii, na przykład jako fakturę, umowę czy formularz HR.
Konwersja do edytowalnych formatów
Oprogramowanie przekształca nieaktywne skany oraz dokumenty papierowe w pliki gotowe do modyfikacji w edytorach tekstowych lub systemach firmowych.
Odczyt danych, kodów kreskowych i symboli
Zaawansowany algorytm wyciąga z dokumentu kluczowe informacje, w tym unikalne identyfikatory, kody kreskowe, QR, pikogramy czy oznaczenia BHP.
Eksport danych do systemów firmowych
Wszystkie automatycznie wyodrębnione z dokumentów informacje mogą być natychmiastowo przesyłane bezpośrednio do zewnętrznych baz danych oraz programów klasy BPM, ERP czy CRM.
Porównywanie i weryfikacja dokumentów
OCR umożliwia zestawienie ze sobą dwóch wersji tego samego pisma w celu szybkiego wykrycia i oznaczenia wszelkich rozbieżności lub wprowadzonych zmian.
Rekomendowane rozwiązania OCR
Zebraliśmy w naszej ofercie najchętniej wybierane programy do digitalizacji dokumentów. Wybór tego właściwego dostosujemy indywidualnie, do specyfiki zadań w Twojej firmie.
Document Navigator
Narzędzie do automatycznego przechwytywania danych. Rozpoznaje dokumenty, nadaje im nazwy i zapisuje w odpowiednich folderach sieciowych.
ABBY FlexiCapture
Zaawansowana platforma enterprise. Służy do masowego automatycznego przetwarzania dużej liczby ustrukturyzowanych formularzy i faktur.
SmartScan
Aplikacja wbudowana w urządzenia biurowe. Pozwala na szybką konwersję skanów do edytowalnych plików PDF lub Word.
ScanFlow
Automatyzuje skanowanie, rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz klasyfikację dokumentów, również z poziomu smartfonu i urządzeń mobilnych.
AI OCR
System OCR wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy struktury dokumentów, odczytu pól, tabel i danych w różnych formatach.
Digitalizacja dokumentów z platformami workflow
Uporządkuj przepływ dokumentów i danych – połącz technologię OCR z platformami do automatyzacji procesów biznesowych.
Platforma Webcon BPS
Zaawansowana platforma low-code klasy BPM. Wspiera automatyzację złożonych procesów i obiegów dokumentów oraz tworzenie aplikacji biznesowych w środowisku Microsoft.
Platforma SmartFlow
Elastyczny system workflow klasy enterprise wykorzystujący język Java. Jest stworzony do pracy w zróżnicowanej infrastrukturze sprzętowej oraz bazodanowej.
Kompletna oferta i obsługa
Gwarancja bezpieczeństwa
Zapewniamy rozwiązania certyfikowane ISO, zgodne z normami UE oraz SLA i wsparcie techniczne dopasowane do potrzeb Twojego zespołu.
Wygodne modele rozliczeń
Miesięczna subskrypcja (model SaaS) lub płatność jednorazowa (on premise) - wybierz metodę odpowiednią dla Twojego biznesu.
Szkolenia dla pracowników
Przygotowujemy zespoły do pracy z nowymi systemami i procesami. W ramach wdrożenia szkolimy administratorów oraz kluczowych użytkowników.
Czym jest optyczne rozpoznawanie znaków?
Wiele danych w firmach wciąż trafia na biurka w formie papierowej lub jako nieedytowalne pliki PDF. Optyczne rozpoznawanie znaków, czyli technologia OCR (ang. Optical Character Recognition) zmienia statyczny obraz w tekst gotowy do edycji.
Dawne systemy działały w prosty sposób – porównywały zeskanowane kształty liter z gotowym wzorcem. Nowoczesne systemy, takie jak AI OCR, wykorzystują algorytmy uczenia maszynowego. Dzięki temu oprogramowanie potrafi samodzielnie analizować kontekst całego pisma, poprawnie interpretować tabele oraz wyodrębniać kluczowe informacje niezależnie od formatu dokumentu.
Jakie dokumenty można przetwarzać z OCR?
Możliwości inteligentnego rozpoznawania tekstu wykraczają daleko poza obsługę standardowych dokumentów księgowych. Choć automatyzacja rozliczeń to najczęstszy powód wdrożenia tej technologii, OCR z powodzeniem wykorzystuje się w niemal każdym dziale.
OCR umożliwia automatyczne odczytywanie danych z faktur, przez co ułatwia procesy księgowe i obieg dokumentów. W przypadku faktur krajowych integracja z KSeF eliminuje konieczność wykorzystania OCR, ponieważ zapewnia dostęp do ustrukturyzowanych danych bezpośrednio z systemu. Jednak dla faktur zagranicznych oraz załączników OCR nadal pozostaje kluczowym mechanizmem pozyskiwania danych.
Systemy OCR doskonale radzą sobie z także z innymi pismami o skomplikowanej strukturze oraz zróżnicowanym układzie graficznym. Technologia ta pozwala na błyskawiczne przetwarzanie i digitalizację m.in.:
- dokumentów prawnych i administracyjnych, wielostronicowych umów, statutów oraz aktów notarialnych,
- dokumentów logistycznych i produkcyjnych, międzynarodowych listów przewozowych (CMR), dokumentów zamówień, a także kart technicznych,
- formularzy HR i marketingowych, dokumentów rekrutacyjnych, kwestionariuszy, ankiet pracowniczych oraz certyfikatów.
Zalety systemów OCR – co zyskujesz w biznesie?
Wdrożenie technologii OCR przynosi firmie natychmiastowe oszczędności czasu. Ręczne przepisywanie danych z dokumentów papierowych do firmowych systemów jest czasochłonne i podatne na błędy. Cyfrowe rozpoznawanie tekstu skraca ten etap do kilku sekund.
Kolejną zaletą optycznego rozpoznawania znaków jest tworzenie przeszukiwalnego archiwum cyfrowego. Każdy dokument staje się plikiem PDF/A z warstwą tekstową. Odnalezienie konkretnej umowy czy faktury wymaga wpisania jedynie właściwej frazy. System dba wspiera także o bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO.
Jak księgować faktury z OCR?
OCR faktur usprawnia pierwszy etap pracy z dokumentem księgowym. System odczytuje z faktury najważniejsze dane, takie jak numer dokumentu, daty, NIP, dane kontrahenta, kwoty, stawki VAT czy pozycje tabeli. Następnie informacje mogą trafić do formularza, systemu finansowo-księgowego, ERP albo obiegu akceptacji.
Nie oznacza to jednak, że OCR samodzielnie zastępuje cały proces księgowania. Najczęściej wspiera rejestrację i wstępne uzupełnienie danych, a następnie pozwala przekazać fakturę do weryfikacji, dekretacji, akceptacji kosztów i dalszego księgowania. Do tego potrzebna jest integracja programu OCR z platformą workflow oraz systemami księgowymi.
Najlepszy program do rozpoznawania tekstu – jak wybrać?
Małe przedsiębiorstwa, którym zależy na prostej konwersji dokumentów ad-hoc, często wykorzystają narzędzia typu SmartScan, wbudowane w urządzenia biurowe. Pozwalają one na szybkie uzyskanie edytowalnego pliku tekstowego bezpośrednio po odejściu od skanera.
Gdy firma przetwarza tysiące dokumentów miesięcznie, kluczowa staje się automatyzacja masowa. Narzędzia takie jak Document Navigator czy ABBYY FlexiCapture oferują zaawansowane silniki rozpoznawania pisma i integrację z systemami workflow (np. Webcon BPS, SmartFlow). Z kolei najnowsza klasa systemów AI OCR działa bez sztywnych szablonów – sztuczna inteligencja sama uczy się struktury dokumentów i radzi sobie z nietypowymi układami graficznymi.
Jednak ostatecznie wybór systemu OCR zależy od sposobu pracy firmy, jej skali oraz potrzeb zespołu. Dlatego nie narzucamy gotowego rozwiązania – analizujemy sytuację i pomagamy w doborze takiej technologi, która najlepiej dostosuje się do Twojej organizacji.
Wykorzystanie OCR AI w platformach low-code
Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji pozwala organizacjom wejść na wyższy poziom efektywności operacyjnej. Połączenie technologii OCR AI z platformami do zarządzania procesami biznesowymi otwiera zupełnie nowe możliwości w zakresie automatyzacji i obiegu dokumentów.
Odczytywanie danych z faktur (w tym pozycji kosztowych)
Zastosowanie OCR wspieranego przez AI umożliwia precyzyjne odczytywanie danych z faktur, w tym szczegółowych pozycji kosztowych, niezależnie od ich układu. Modele AI analizują kontekst oraz strukturę całego dokumentu, dzięki czemu radzą sobie znacznie lepiej niż tradycyjne systemy rozpoznawania tekstu.
Odczytywanie danych z umów
Sztuczna inteligencja pozwala na analizę umów o złożonej strukturze i różnych formatach, bez konieczności każdorazowego definiowania szablonów. W przeciwieństwie do klasycznego OCR, który wymaga sztywnych wytycznych, technologia AI dopasowuje się do dynamicznych układów graficznych i różnorodnej dokumentacji.
Digitalizacja dokumentów papierowych
OCR AI umożliwia automatyczne rozpoznawanie i ekstrakcję metadanych z różnych typów dokumentów papierowych. Pozwala to na ich błyskawiczne katalogowanie oraz bezpośrednie zasilenie elektronicznych archiwów (systemów klasy DMS/ECM).
Automatyczna kwalifikacja zgłoszeń
Mechanizmy AI samodzielnie interpretują treść oraz kontekst napływających wiadomości, e-maili czy formularzy wraz z załącznikami. System automatycznie przypisuje zgłoszenia do odpowiednich kategorii lub konkretnych ścieżek biznesowych.
Tworzenie podsumowań dokumentów
AI wspiera automatyczne generowanie streszczeń obszernych dokumentów. Wyciąga z nich kluczowe elementy takie jak kary umowne, terminy, zobowiązania czy harmonogramy, co znacząco przyspiesza analizę i podejmowanie decyzji.
Analiza danych historycznych i porównania
Wykorzystanie AI pozwala w kilka chwil przetworzyć potężne zasoby zgromadzonych przez lata informacji. Narzędzie sprawnie zestawia dane, wychwytuje rynkowe trendy i generuje wnioski, całkowicie eliminując potrzebę żmudnego, ręcznego przeszukiwania firmowego archiwum.
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.