Na czym polega automatyzacja zaopatrzenia i zakupów?
W wielu firmach zakupy nadal zaczynają się od maila lub nieformalnej prośby, a ich realizacja wymaga ręcznego pilnowania akceptacji, ofert, budżetów i dostaw. Workflow porządkuje cały proces: od wniosku zakupowego przez wybór dostawcy po zamówienie i weryfikację faktury. Dzięki temu dział procurement może realizować swoje zadania w sposób bardziej przejrzysty, spójny i mniej podatny na błędy.
Jak pomagamy? Mapujemy sposób pracy zakupów, administracji oraz księgowości, a następnie wdrażamy dostosowane do nich obiegi dokumentów i zadań. Integrujemy platformę workflow z innymi systemami niezbędnymi w działalności przesiębiorstwa.
Co zyskuje Twoja firma? Oszczędność kosztów operacyjnych, krótszy czas akceptacji i szybszą realizację zamówień. Kadra zarządzająca ma pełną kontrolę nad wydatkami, a pracownicy zostają uwolnieni od czasochłonnych i powtarzalnych zadań.
Odkryj korzyści automatyzacji projektów
Lepsza kontrola budżetów i wydatków
Mniej nieplanowanych kosztów i dokładniejsze przestrzeganie limitów zakupowych ułatwiają efektywne zarządzanie finansami firmy.
Szybsza obsługa wniosków zakupowych
Komplet czytelnych danych w jednym miejscu usprawnia procedowanie i akceptację wniosków, a pracownicy zyskują podgląd statusu realizacji.
Ograniczenie ryzyka błędów
Stałe procedury, pełne dane i mniejsza liczba ręcznych czynności ograniczają pomyłki w zamówieniach, fakturach czy dokumentacji.
Transparentność i bezpieczeństwo
Większa przejrzystość decyzji zakupowych ogranicza ryzyko nadużyć, błędów oraz działań niezgodnych z prawem lub procedurami firmy.
Trafniejszy wybór ofert i dostawców
Dzięki workflow firma skuteczniej wybiera najkorzystniejsze oferty oraz współprace ze sprawdzonymi i rzetelnymi kontrahentami.
Odciążenie zespołu zakupów i administracji
Zespoły moga skupić się na kluczowych lub wymagających zadaniach dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności i wprowadzania danych.
Poznaj najczęściej automatyzowane procesy w działach zakupów
Które procesy zakupowe warto przenieść do cyfrowego systemu workflow? Wesprzemy Cię w ich konfiguracji i usprawnieniu.
Wnioski zakupowe i akceptacje
Platforma workflow zastępuje maile cyfrowym formularzem i prowadzi wniosek od zgłoszenia potrzeby do decyzji zakupowej. Automatycznie kieruje sprawę do właściwych osób według kwoty, działu, budżetu lub kategorii zakupu.
Kontrola budżetu zakupowego
Zakup jest automatycznie sprawdzany względem budżetu jeszcze przed złożeniem zamówienia. System pokazuje dostępne limity, blokuje lub kieruje do dodatkowej akceptacji wydatki ponad próg, co pomaga szybciej wykrywać nieplanowane koszty.
Porównanie ofert i wybór dostawcy
Oferty trafiają do jednego zestawienia, a osoby decyzyjne mogą porównać cenę, termin, warunki płatności, dostępność i jakość. Platforma zapisuje uzasadnienie wyboru, dzięki czemu decyzja zakupowa jest przejrzysta i łatwa do odtworzenia.
Ocena dostawców
Po realizacji zamówień, reklamacjach lub odbiorach zbierane są cyfrowe karty oceny dostawców. Uporządkowane kryteria, przypomnienia i historia ocen pozwalają opierać kolejne decyzje zakupowe na szerszych danych, nie wyłącznie na bieżącej ofercie.
Zamówienia do dostawców
Po akceptacji wniosku zakupowego system automatycznie generuje dokument zamówienia (Purchase Order) na podstawie zatwierdzonych danych i wysyła je do wskazanego dostawcy. Ogranicza to manualną pracę i ryzyko błędów w dokumentacji.
Monitoring realizacji zamówień
System działa jak cyfrowy asystent – samodzielnie pilnuje terminów dostaw, aktualizuje status zamówień i wysyła automatyczne monity do kontrahentów. W razie anomalii przekazuje problem do osób odpowiedzialnych z konkretny zakup.
Obsługa zamówień cyklicznych
Workflow przejmuje obsługę powtarzalnych zakupów. Na podstawie zdefiniowanych reguł czasowych czy wcześniejszych zamówień system automatycznie inicjuje zamówienia na usługi stałe czy abonamenty, odciążając zespół z rutynowej pracy.
Powiązanie zamówień z fakturami
Każda faktura zakupowa jest łączona z odpowiednim zamówieniem, dostawcą, budżetem czy działem. Ułatwia to opis dokumentu, akceptację kosztu oraz przekazanie danych do księgowości lub finansów.
Weryfikacja zamówień, dostaw i faktur
Narzędzie porównuje dane z zamówienia, odbioru i faktury, aby szybciej wskazać różnice w cenach, ilościach, terminach lub numerach dokumentów. Niezgodności trafiają do wyjaśnienia przed dalszą akceptacją.
Reklamacje do dostawców
Wykrycie wad lub niezgodności towaru pozwala na błyskawiczne uruchomienie procedury reklamacyjnej. Workflow automatycznie generuje protokół na podstawie danych z zamówienia, wysyła zgłoszenie i pilnuje terminów oraz faktur korygujących.
Integracja z ERP
Platforma workflow współpracuje z systemami do zarządzania zasobami i finansowo-księgowymi. Automatycznie wymienia z nimi dane o dostawcach, budżetach, wnioskach, zamówieniach czy fakturach oraz uzupełnia ERP o warstwę akceptacji, monitoringu statusów i komunikacji między zespołami.
Platformy workflow do automatyzacji procesów
Wykorzystaj systemy workflow do zarządzania procesami i dokumentacją. W naszej ofercie zebraliśmy te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby polskich przedsiębiorców.
Platforma SmartFlow
Elastyczny system workflow klasy enterprise wykorzystujący język Java. Jest stworzony do pracy w zróżnicowanej infrastrukturze sprzętowej oraz bazodanowej.
Digitalizacja dokumentacji
Przenieś tradycyjną dokumentację papierową do bezpiecznego cyfrowego systemu. Ogranicz zużycie papieru oraz ręczne wprowadzanie danych – wykorzystaj inteligentne narzędzia do rozpoznawania i przetwarzania tekstu.
Optyczna rejestracja znaków z plików PDF, PNG, XLS, PPT
Automatyczne tłumaczenia i transkrypcje
Klasyfikacja dokumentów oraz uzupełnianie danych
Inteligentne odczytywanie faktur i załączników
Doradztwo informatyczne
Wybór platformy low-code to odpowiedzialna decyzja. Ułatwimy Ci ją. Oferujemy doradztwo w różnych obszarach, takich jak:
- zarządzanie dokumentami,
- optymalizacja przepływu pracy,
- infrastruktura IT,
- transformacja cyfrowa,
- regulacje prawne: KSeF, NIS2, RODO i ESG.
Każdy projekt zaczynamy od konsultacji obejmujących ocenę bieżących procesów i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Proces pod kontrolą
Działamy w uporządkowany i przewidywalny sposób. Wprowadzamy rozwiązania IT według jasnego harmonogramu dopasowanego do tempa Twojej firmy.
Analiza potrzeb organizacji
Badamy wyzwania Twojej organizacji ustalamy cele biznesowe i wspólnie dobieramy najlepsze rozwiązania.
Prace wdrożeniowe
Konfigurujemy rozwiązania w środowisku developerskim i dostosujemy je do procesów organizacji.
Szkolenia
Przygotowujemy użytkowników do pracy z systemem oraz do obsługi nowych procesów.
Testy aplikacji
Prowadzimy testy przed uruchomieniem, sprawdzamy poprawność konfiguracji, obiegów, uprawnień i integracji.
Wdrożenie produkcyjne
Uruchamiamy zaakceptowane rozwiązanie i przekazujemy je do codziennej pracy.
Wsparcie techniczne
Zapewnimy dostęp do Helpdesku na indywidualnych warunkach, zgodnie z potrzebami Twojego zespołu.
Zaufany partner w transformacji cyfrowej
Globalny zasięg, lokalne wsparcie
Mamy 16 oddziałów w całej Polsce. Działamy lokalnie od 2002 roku, a nasze produkty sprawdzają się w ponad 150 krajach.
Gotowość na KSeF i systemy publiczne
Ułatwiamy pełną cyfryzację – łączymy firmowe rozwiązania IT z narzędziami e-administracji publicznej: GUS, Białą Listą VAT, VIES, e-Doręczeniami i wieloma innymi.
Zautomatyzuj najważniejsze obszary swojej organizacji
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.