Na czym polega automatyzacja HR i kadr?
Przekonaj się, jak łatwo możesz zastąpić tradycyjne dokumenty kadrowe cyfrowym obiegiem. System automatyzuje rekrutacje czy onboarding, obsługę wniosków urlopowych i pracowniczych, dba o poufność danych oraz przypomnia o ważnych formalnościach. W efekcie zarządzanie personelem staje się bezpieczniejsze oraz wygodniejsze dla specjalistów, managerów i zarządu.
Jak pomagamy? Analizujemy obecne procesy kadrowe, wskazujemy miejsca wymagające usprawnienia i wdrażamy workflow dopasowany do ról, struktur oraz procedur firmy.
Co zyskuje Twoje firma? Spójne procesy kadrowe, lepsze doświadczenia pracowników, większe bezpieczeństwo danych i pełną zgodność z aktualnymi wymogami prawa.
Odkryj korzyści automatyzacji procesów kadrowych i HR
Poprawa Employee Experience
Dzięki ułatwionej komunikacja z kadrami i zdalnemu dostępowi pracownicy mogą szybciej załatwiać swoje sprawy, co zwiększa ich zadowolenie ze współpracy.
Formalności i terminy pod kontrolą
System sam przypomina o kończących się umowach, badaniach, uprawnieniach czy brakujących dokumentach – zdejmuje ten obowiązek z pracowników.
Bezpieczeństwo danych i compliance
E-teczka usprawnia zarządzanie dokumentacją pracowniczą, a elektroniczny obieg zapewnia kontrolę dostępu, szyfrowanie danych oraz zgodność z RODO i wymogami cyfrowego przechowywania akt.
Niższe koszty operacyjne
Cyfryzacja obiegu pism zmniejsza koszty papieru, druku i archiwizacji oraz eliminuje straty finansowe wywołane błędami w procesach.
Nawet 75% mniej ręcznej pracy
Automatyzacja zastępuje manualne wprowadzanie danych, dzięki czemu oszczędza roboczogodziny i ogranicza ryzyko pomyłek.
Sprawna komunikacja z pracownikami i działami
HR, managerowie, IT czy księgowość mają stały dostęp do spójnych danych i zadań, co ułatwia koordynację zadań oraz przyśpiesza decyzje.
Poznaj najczęściej automatyzowane procesy biznesowe w Human Resources, kadrach i płacach
Które procesy kadrowe warto przenieść do cyfrowego systemu workflow? Wesprzemy Cię w ich konfiguracji i usprawnieniu.
Onboarding pracownika
Koordynacja działań wielu departamentów równocześnie w celu sprawnego przygotowania pracownika do pracy. Stanowisko, dokumenty oraz plan wdrożenia są tworzone terminowo, co zapewnia płynne wejście nowej osoby do organizacji.
Baza stanowisk
Porządkuje informacje o rolach, wymaganiach, kompetencjach i strukturze organizacyjnej. Ułatwia planowanie zatrudnienia, przygotowanie onboardingu oraz przypisywanie zadań, dostępów i odpowiedzialności do konkretnych stanowisk.
E-teczka i karta pracownika
Cyfrowe zarządzanie aktami osobowymi z jednego miejsca i zgodnie z RODO. Gwarantuje szybki dostęp do historii zatrudnienia z zachowaniem pełnej poufności, bezpieczeństwa i aktualnych wymogów prawa pracy.
Zbieranie dokumentów pracowniczych
Elektroniczne gromadzenie kwestionariuszy, oświadczeń czy dyplomów dostarczanych przez nowo zatrudnionych eliminuje potrzebę manualnego wprowadzania danych, co drastycznie skraca czas formalności i zapobiega chaosowi w dokumentacji.
Wprowadzanie danych do systemów HR i ERP
Dane pracownika są automatycznie wprowadzane do systemów ERP, kadrowych oraz finansowych bez ręcznego przepisywania. Skraca to czas obsługi, zmniejsza ryzyko pomyłek i ułatwia zachowanie spójności informacji w różnych systemach.
Tworzenie kont i nadawanie uprawnień
Ścisłe powiązanie procesów kadrowych z infrastrukturą IT. W momencie zatrudnienia nowego pracownika system samoczynnie generuje adresy e-mail, konta oraz uprawnienia sieciowe, zapewniając szybki dostęp do niezbędnych narzędzi pracy.
Wnioski kadrowe i samoobsługa pracownicza
Pracownicy mogą zgłaszać sprawy HR przez cyfrowe formularze, sprawdzać status wniosków, aktualizować swoje dane i pobierać dokumenty. Skraca to czas obsługi i odciąża dział HR.
Wnioski urlopowe i automatyczna weryfikacja limitu urlopu
Cyfrowy obieg wniosków o odpoczynek i archiwum nieobecności. System samoczynnie weryfikuje dostępną pulę dni wolnych, po czym kieruje wniosek bezpośrednio do akceptacji przez przełożonego zgodnie ze strukturą firmy.
Delegacje, diety i rozliczanie kosztów podróży
Proces obejmuje zgłoszenie wyjazdu, akceptację, wniosek o zaliczkę, zebranie dokumentów i rozliczenie kosztów delegacji. Pomaga uporządkować wydatki pracownicze oraz przyśpieszyć wymianę informacji między działami HR, administracji i księgowości.
Zmiana warunków zatrudnienia
Zmiany stanowiska, wynagrodzenia, wymiaru etatu lub innych warunków zatrudnienia przechodzą przez ustaloną ścieżkę opiniowania i akceptacji. Historia decyzji pozostaje dostępna dla HR, managerów i osób odpowiedzialnych za dokumenty.
Centralny rejestr umów i opiniowanie
Proces obsługi umów od pierwszego zgłoszenia aż po archiwizację podpisanego dokumentu. System przyśpiesza wprowadzanie, opiniowanie przez wskazane działy, akceptację zmian i kontrolę wersji. Wszystkie umowy są przechowywane w zabezpieczonym cyfrowym rejesterze.
Przypomnienia o wygasających umowach
Automatyczne monitorowanie terminów ważności dokumentów. Alerty o zbliżającym się końcu umów są wysyłane z wyprzedzeniem do menedżerów oraz działu HR, co daje czas na podjęcie decyzji i dopełnienie formalności.
Oceny pracownicze i rozwój
Efektywne zarządzanie talentami poprzez automatyzację oceny kompetencji i wydajności. Uruchamianie cyfrowych ankiet oraz zbieranie feedbacku pozwala na bieżąco monitorować postępy pracowników oraz tworzyć plany rozwojowe lub naprawcze.
BHP – szkolenia, uprawnienia, certyfikaty
Cyfryzacja procesów związanych z bezpieczeństwem pracy obejmuje m.in. nadzór nad terminami okresowych badań lekarskich oraz szkoleń BHP czy automatyczne ostrzeganie przed ryzykiem dopuszczenia pracownika bez ważnych uprawnień.
Offboarding i odbieranie uprawnień
Odejście pracownika uruchamia zadania dla HR, managera, IT i administracji. Proces obejmuje automatyczne odcinanie dostępów do systemów IT po rozwiązaniu umowy, usuwanie lub przekierowywanie kont pracowniczych, generowanie karty obiegowej oraz zwrot powierzonego sprzętu.
Obsługa benefitów i wellbeing
Centralne zarządzanie pakietami medycznymi, sportowymi i świadczeniami pozapłacowymi. Wdrożenie cyfrowych narzędzi ułatwia przyznawanie świadczeń oraz monitorowanie ich wykorzystania.
Kontrola realizacji celów pracowniczych
Systematyczne monitorowanie i raportowanie postępów w realizacji celów strategicznych oraz indywidualnych wskaźników KPI. Bieżąca analityka umożliwia szybkie reagowanie na odchylenia od założeń i ułatwia zarządzanie efektywnością pracowników.
Obsługa sygnalistów
Platforma umożliwia anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości w procesach lub współpracy. Wspiera kulturę etyczną i transparentność w organizacji. Gwarantuje ochronę danych sygnalistów, automatycznie szyfruje wiadomości i pilnuje ustawowych terminów na rozpatrzenie zgłoszeń.
Platformy workflow do automatyzacji procesów
Wykorzystaj systemy workflow do zarządzania procesami i dokumentacją. W naszej ofercie zebraliśmy te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby polskich przedsiębiorców.
Platforma SmartFlow
Elastyczny system workflow klasy enterprise wykorzystujący język Java. Jest stworzony do pracy w zróżnicowanej infrastrukturze sprzętowej oraz bazodanowej.
Digitalizacja dokumentacji
Przenieś tradycyjną dokumentację papierową do bezpiecznego cyfrowego systemu. Ogranicz zużycie papieru oraz ręczne wprowadzanie danych – wykorzystaj inteligentne narzędzia do rozpoznawania i przetwarzania tekstu.
Optyczna rejestracja znaków z plików PDF, PNG, XLS, PPT
Automatyczne tłumaczenia i transkrypcje
Klasyfikacja dokumentów oraz uzupełnianie danych
Inteligentne odczytywanie faktur i załączników
Doradztwo informatyczne
Wybór platformy low-code to odpowiedzialna decyzja. Ułatwimy Ci ją. Oferujemy doradztwo w różnych obszarach, takich jak:
- zarządzanie dokumentami,
- optymalizacja przepływu pracy,
- infrastruktura IT,
- transformacja cyfrowa,
- regulacje prawne: KSeF, NIS2, RODO i ESG.
Każdy projekt zaczynamy od konsultacji obejmujących ocenę bieżących procesów i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Proces pod kontrolą
Działamy w uporządkowany i przewidywalny sposób. Wprowadzamy rozwiązania IT według jasnego harmonogramu dopasowanego do tempa Twojej firmy.
Analiza potrzeb organizacji
Badamy wyzwania Twojej organizacji ustalamy cele biznesowe i wspólnie dobieramy najlepsze rozwiązania.
Prace wdrożeniowe
Konfigurujemy rozwiązania w środowisku developerskim i dostosujemy je do procesów organizacji.
Szkolenia
Przygotowujemy użytkowników do pracy z systemem oraz do obsługi nowych procesów.
Testy aplikacji
Prowadzimy testy przed uruchomieniem, sprawdzamy poprawność konfiguracji, obiegów, uprawnień i integracji.
Wdrożenie produkcyjne
Uruchamiamy zaakceptowane rozwiązanie i przekazujemy je do codziennej pracy.
Wsparcie techniczne
Zapewnimy dostęp do Helpdesku na indywidualnych warunkach, zgodnie z potrzebami Twojego zespołu.
Zaufany partner w transformacji cyfrowej
Globalny zasięg, lokalne wsparcie
Mamy 16 oddziałów w całej Polsce. Działamy lokalnie od 2002 roku, a nasze produkty sprawdzają się w ponad 150 krajach.
Gotowość na KSeF i systemy publiczne
Ułatwiamy pełną cyfryzację – łączymy firmowe rozwiązania IT z narzędziami e-administracji publicznej: GUS, Białą Listą VAT, VIES, e-Doręczeniami i wieloma innymi.
Zautomatyzuj najważniejsze obszary swojej organizacji
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.