Na czym polega automatyzacja finansów i księgowości?
Przejdź z chaosu dokumentacyjnego do uporządkowanego workflow. Automatyzacja tego obszaru zastępuje ręczne przepisywanie faktur i weryfikację płatności cyfrowym obiegiem danych. System automatycznie kategoryzuje wydatki, pilnuje terminów i dba o bezpieczeństwo informacji finansowych.
Jak pomagamy? Analizujemy dotychczasowe procedury księgowe, projektujemy optymalne ścieżki akceptacji, wdrażamy narzędzia workflow i integrujemy je z systemami niezbędnymi w organizacji.
Co zyskuje Twoje firma? Pełną kontrolę nad procesami i kosztami, bezpieczne e-archiwum, szybszy obieg faktur, ograniczenie opóźnień oraz odciążenie zespołu od ręcznych zadań.
Odkryj korzyści automatyzacji procesów finansowo-księgowych
Bezpieczeństwo danych i compliance
Cyfrowy obieg zapewnia szyfrowanie danych, kontrolę uprawnień oraz zgodność z RODO, KSeF, JRWA i e-Doręczeniami dzięki integracji z systemami rządowymi.
Nawet 75% mniej ręcznej pracy
Automatyzacja zastępuje manualne wprowadzanie danych, dzięki czemu oszczędza roboczogodziny i ogranicza ryzyko pomyłek.
Sprawniejsza współpraca międzyzespołowa
System przypisuje zadania, pilnuje terminów oraz akceptacji – ogranicza w ten sposób ryzyko opóźnień i ułatwia koordynację między działami.
Niższe koszty operacyjne
Cyfryzacja obiegu pism zmniejsza koszty papieru, druku i archiwizacji oraz eliminuje straty finansowe wywołane błędami w procesach.
Łatwiejsze raportowanie i audyty
Wszystkie dane, akceptacje i zmiany są rejestrowane w systemie, dzięki czemu Twoja firma zawsze jest gotowa na kontrolę skarbową.
Szybsza obsługa spraw
Przeniesienie powtarzalnych czynności na system skraca czas przetwarzania dokumentów i przyspiesza obieg informacji w całej firmie.
Poznaj najczęściej automatyzowane procesy biznesowe w księgowości i finansach
Które procesy finansowe i księgowe warto przenieść do cyfrowego systemu workflow? Wesprzemy Cię w ich konfiguracji i usprawnieniu.
Obsługa faktur kosztowych i zakupowych
Automatyzacja usprawnia rejestrację, opis, weryfikację i przekazywanie faktur do odpowiednich osób. System może łączyć dokument z dostawą, magazynem lub kosztem, ograniczając ręczne sprawdzanie danych i przyspieszając dalsze księgowanie.
Akceptacja faktur kosztowych
System workflow automatycznie przesyła fakturę do akceptacji przez odpowiednich kierowników projektów, działów czy zarząd w zależności od typu kosztu, kwoty czy struktury firmy. Przypomina o zadaniach, zapisuje historię decyzji i ułatwia kontrolę statusu, dzięki czemu redukuje przestoje.
Windykacja
Narzędzie automatycznie monitoruje stan należności i reaguje na opóźnienia. Generuje i wysyła do dłużników przypomnienia o płatnościach (SMS, e-mail) oraz oficjalne monity według harmonogramu. W razie braku wpłaty może zablokować możliwość składania kolejnych zamówień przez klienta.
Budżetowanie i kontrola kosztów
Platforma wspiera planowanie budżetów, zgłaszanie wydatków i kontrolę kosztów względem przyjętych limitów. Każdy wydatek lub wniosek zakupowy jest automatycznie weryfikowany z aktualnym planem finansowym danego działu czy projektu.
Wnioski o zaliczkę i rozliczenia delegacji
Pracownik składa wniosek przez platformę, a system automatycznie wylicza diety, przelicza waluty i weryfikuje limity wydatków (np. za nocleg). Po zatwierdzeniu przez przełożonego dane trafiają do modułu kasowego, co przyspiesza wypłatę zwrotu.
Obliczanie premii sprzedażowych
Na podstawie danych sprzedażowych z systemów CRM i ERP, zdefiniowanych algorytmów oraz progów prowizyjnych aplikacja samodzielnie wylicza wartość premii dla każdego handlowca. Ogranicza ręczne wyliczenia, ułatwia weryfikację danych i zapewnia przejrzystą historię akceptacji.
Kontrola terminów płatności
System monitoruje terminy płatności faktur i innych zobowiązań, przypomina o zbliżających się datach oraz wskazuje dokumenty wymagające reakcji. Dzięki temu dział finansów łatwiej kontroluje płynność, opóźnienia i priorytety płatnicze.
Zarządzanie limitami kredytowymi
Rozwiązanie to pozwala na bieżąco kontrolować poziom ryzyka handlowego poprzez weryfikację wartości otwartych faktur i zamówień kontrahenta w stosunku do jego limitu kupieckiego. W przypadku przekroczenia bezpiecznego pułapu, narzędzie blokuje dalszą sprzedaż do momentu uregulowania zaległości przez klienta.
Przetwarzanie i obieg dokumentów
Nowe wnioski, formularze lub dokumenty zdigitalizowane przez program OCR trafiają do centralnego cyfrowego obiegu. System kieruje je do właściwych osób i działań według ustalonych reguł. Każda ścieżka uwzględnia niezbędne etapy, np. opis merytoryczny, akceptację przełożonego, zlecenie płatności czy archiwizację.
Archiwizacja dokumentów
Tradycyjne segregatory zastępuje centralne cyfrowe archiwum z możliwością szybkiego dodawania i wyszukiwania informacji. Dzięki temu odnalezienie danej faktury czy pisma sprzed kilku lat zajmuje pracownikom zaledwie kilka sekund. Co ważne, wszystkie dokumenty są automatycznie indeksowane i kategoryzowane oraz zabezpieczone przed utratą lub wyciekiem.
Platformy workflow do automatyzacji procesów
Wykorzystaj systemy workflow do zarządzania procesami i dokumentacją. W naszej ofercie zebraliśmy te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby polskich przedsiębiorców.
Platforma SmartFlow
Elastyczny system workflow klasy enterprise wykorzystujący język Java. Jest stworzony do pracy w zróżnicowanej infrastrukturze sprzętowej oraz bazodanowej.
Digitalizacja dokumentacji
Przenieś tradycyjną dokumentację papierową do bezpiecznego cyfrowego systemu. Ogranicz zużycie papieru oraz ręczne wprowadzanie danych – wykorzystaj inteligentne narzędzia do rozpoznawania i przetwarzania tekstu.
Optyczna rejestracja znaków z plików PDF, PNG, XLS, PPT
Automatyczne tłumaczenia i transkrypcje
Klasyfikacja dokumentów oraz uzupełnianie danych
Inteligentne odczytywanie faktur i załączników
Doradztwo informatyczne
Wybór platformy low-code to odpowiedzialna decyzja. Ułatwimy Ci ją. Oferujemy doradztwo w różnych obszarach, takich jak:
- zarządzanie dokumentami,
- optymalizacja przepływu pracy,
- infrastruktura IT,
- transformacja cyfrowa,
- regulacje prawne: KSeF, NIS2, RODO i ESG.
Każdy projekt zaczynamy od konsultacji obejmujących ocenę bieżących procesów i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Proces pod kontrolą
Działamy w uporządkowany i przewidywalny sposób. Wprowadzamy rozwiązania IT według jasnego harmonogramu dopasowanego do tempa Twojej firmy.
Analiza potrzeb organizacji
Badamy wyzwania Twojej organizacji ustalamy cele biznesowe i wspólnie dobieramy najlepsze rozwiązania.
Prace wdrożeniowe
Konfigurujemy rozwiązania w środowisku developerskim i dostosujemy je do procesów organizacji.
Szkolenia
Przygotowujemy użytkowników do pracy z systemem oraz do obsługi nowych procesów.
Testy aplikacji
Prowadzimy testy przed uruchomieniem, sprawdzamy poprawność konfiguracji, obiegów, uprawnień i integracji.
Wdrożenie produkcyjne
Uruchamiamy zaakceptowane rozwiązanie i przekazujemy je do codziennej pracy.
Wsparcie techniczne
Zapewnimy dostęp do Helpdesku na indywidualnych warunkach, zgodnie z potrzebami Twojego zespołu.
Zaufany partner w transformacji cyfrowej
Globalny zasięg, lokalne wsparcie
Mamy 16 oddziałów w całej Polsce. Działamy lokalnie od 2002 roku, a nasze produkty sprawdzają się w ponad 150 krajach.
Partner technologiczny Microsoft
Nasi certyfikowani eksperci Microsoft pomogą Ci wykorzystać Azure i inne aplikacje biznesowe, by zwiększyć wydajność Twojej firmy.
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.