Na czym polega automatyzacja zarządzania projektami?
W projektach najwięcej czasu i wysiłku kosztują często nie same zadania, ale uzgodnienia, akceptacje, śledzenie zmian i dokumentacji. Automatyzacja tych obszarów polega na przeniesieniu decyzji, obiegu dokumentów, kontroli terminów, zgłoszeń oraz raportowania do jednej platformy workflow. Dzięki temu zespół zawsze widzi, co zostało zatwierdzone, kto odpowiada za kolejny krok i które elementy wymagają reakcji.
Jak pomagamy? Doradzamy, jak optymalnie ułożyć i usprawnić procesy projektowe, konfigurujemy zaawansowane narzędzia do ich automatyzacji oraz integrujemy je z systemami IT, z których już korzysta Twoja organizacja.
Co zyskuje Twoja firma? Stały wgląd w status każdego projektu, mniej opóźnień, bezpieczny obieg dokumentów i informacji. Automatyzacja zdejmuje z zespołu rutynowe obowiązki, ułatwia współpracę i zarządzanie wieloma przedsięwzięciami naraz.
Odkryj korzyści automatyzacji projektów
Pełna kontrola budżetów i kosztów
Automatyczne wiązanie faktur i zamówień z kosztorysem pozwala na bieżąco kontrolować wydatki i zapobiegać przekroczeniom limitów.
Skuteczne zarządzanie ryzykiem i zmianami
System na bieżąco analizuje statusy zadań, dokumentów i budżetów, dzięki czemu wcześnie wykrywa zagrożenia. Pozwala to na szybkie reakcje i korekty planów.
Sprawniejsza koordynacja prac i wykonawców
System przypisuje zadania, pilnuje terminów oraz dokumentacji – ogranicza w ten sposób ryzyko opóźnień i ułatwia współpracę między zespołami.
Bezpieczeństwo i porządek dokumentacji
Zespół korzysta z aktualnych plików, wersji i ustaleń, co ogranicza ryzyko pracy na błędnych danych oraz zapewnia spójny przebieg projektu.
Łatwiejsze raportowanie i audyty
Wszystkie dane, akceptacje i zmiany są rejestrowane w systemie, dzięki czemu Twoja firma zawsze jest gotowa na kontrolę lub audyt.
Poprawa wydajności i jakości realizacji
Jasne procedury i cyfrowe listy kontrolne gwarantują zgodność z założeniami projektu, tym samym zapobiegają kosztownym błędom.
Poznaj najczęściej automatyzowane procesy w zarządzaniu projektami firmowymi
Które procesy projektowe warto przenieść do cyfrowego systemu workflow? Wesprzemy Cię w ich konfiguracji i usprawnieniu.
Zarządzanie cyklem życia projektu
Projekt przechodzi przez uporządkowane etapy: inicjację, planowanie, realizację, kontrolę, odbiory i zamknięcie. Każda faza ma określone zadania, osoby odpowiedzialne, terminy, dokumenty i punkty decyzyjne.
Inicjacja i karta projektu
Zdefiniowanie w systemie celów inwestycji, ram czasowych, kamieni milowych oraz struktury interesariuszy tworzy cyfrową kartę projektu i zapewnia punkt odniesienia do dalszych decyzji.
E-teczka i karta pracownika
Cyfrowe zarządzanie aktami osobowymi z jednego miejsca i zgodnie z RODO. Gwarantuje szybki dostęp do historii zatrudnienia z zachowaniem pełnej poufności, bezpieczeństwa i aktualnych wymogów prawa pracy.
Przetargi na dostawców i generalnego wykonawcę
Zapytania ofertowe, porównanie propozycji, ocena wykonawców, rekomendacje i wybór dostawcy przebiegają w jednym systemie. Cała dokumentacja przetargowa pozostaje dostępna w historii projektu.
Harmonogramowanie etapów i zadań
Przypisywanie konkretnych zadań do wykonawców oraz określanie terminów odbywa się na interaktywnej osi czasu. Ułatwia to kontrolę opóźnień, zależności między zadaniami oraz prac, które wymagają reakcji managera lub zespołu.
Przygotowanie layoutu architektonicznego i handlowego
Wszystkie wersje layoutu, uwagi, załączniki i akceptacje trafiają do uporządkowanego obiegu. Proces wspiera współpracę architektów, operacji, sprzedaży oraz osób odpowiedzialnych za standard lokalu.
Monitorowanie budżetu
Budżet projektu jest kontrolowany względem założeń, zamówień, faktur, kosztów dodatkowych i zmian w zakresie. Dzięki temu szybciej widać przekroczenia, odchylenia oraz decyzje wymagające akceptacji.
Opracowanie materiałów marketingowych
Briefy, treści, grafiki, korekty i akceptacje przechodzą przez system według ustalonej reguły. Dzięki temu możliwa jest kontrola wersji materiałów, terminów, akceptacji oraz gotowości materiałów do publikacji lub produkcji.
Kosztorys inwestycyjny (CAPEX)
Kosztorys CAPEX porządkuje planowane nakłady inwestycyjne, pozycje kosztowe, założenia budżetowe i kolejne wersje wyceny. System umożliwia analizę opłacalności, akceptację wydatków oraz monitoring zmian.
Opracowanie oferty produktowej i polityki cenowej
Asortyment, ceny, marże, kanały sprzedaży i zasady promocji mogą być przygotowywane oraz zatwierdzane przed uruchomieniem sprzedaży. Platforma workflow porządkuje decyzje handlowe i ogranicza ryzyko niespójnych ustaleń.
Zarządzanie ryzykiem i zmianami w projekcie
Ryzyka, problemy oraz zmiany zakresu są rejestrowane centralnie, oceniane i kierowane do odpowiednich osób. Proces obejmuje opis wpływu na budżet, termin lub jakość oraz decyzję o akceptacji, odrzuceniu albo korekcie planu.
Zamówienie wyposażenia
Lista wyposażenia, dostawcy, koszty, akceptacje, terminy dostaw i status realizacji są obsługiwane w jednym obiegu. Automatyczne powiadomienia pomagają kontrolować braki, opóźnienia oraz elementy wymagające decyzji.
Akceptacje decyzji, kosztów i dokumentów
Decyzje projektowe, wydatki, dokumenty i zmiany przechodzą przez ustalone ścieżki akceptacji. Każda zgoda, odmowa lub komentarz zostają zapisane, co pozwala na kontrolę odpowiedzialności i historii procesu.
Odbiór lokalu do operacji
Checklisty odbiorowe, protokoły, lista usterek i dokumentacja techniczna są zapisywane i przydzielane do odpowiednich osób. Pozwala to zweryfikować zgodność lokalu z wymaganiami i zapewnia przejrzystość w przypadku kontroli lub audytów.
Dokumentacja projektowa i historia zmian
Centralne repozytorium bezpiecznie przechowuje plany projektowe, umowy oraz specyfikacje techniczne. Funkcja automatycznego wersjonowania zapewnia wykonawcom aktualne i oficjalnie zatwierdzone wersje materiałów.
Zatowarowanie lokalu
Dostawy, kompletacja asortymentu, przyjęcia towaru, braki i potwierdzenia gotowości są monitorowane zgodnie z harmonogramem. Dzięki integracji z systemem magazynowym platforma workflow pomaga koordynować działania zakupów, logistyki i zespołu operacyjnego.
Raportowanie statusu, postępów i odchyleń
Dynamicznie generowane zestawienia i dashboardy prezentują kondycję realizowanych inwestycji w czasie rzeczywistym. Analiza wskaźników efektywności pozwala na wczesne wykrycie opóźnień oraz wdrożenie działań naprawczych.
Otwarcie nowego lokalu
System zbiera zadania operacyjne, marketingowe, sprzedażowe, administracyjne i logistyczne w checklistach otwarciowych. Statusy pokazują gotowość każdego obszaru oraz elementy blokujące start działalności.
Zarządzanie zasobami i dostępnością zespołu
Planowanie obłożenia specjalistów wiąże się z monitorowaniem ich dostępności w poszczególnych fazach inwestycji. Przejrzysty widok alokacji zapobiega przeciążeniu pracowników i optymalizuje koszty.
Zamknięcie projektu i archiwizacja dokumentacji
Po zatwierdzeniu finalnych odbiorów system automatycznie uruchamia procedury rozliczenia końcowego CAPEX i blokuje możliwość dopisywania nowych kosztów. Wszystkie plany, umowy i faktury są przenoszone do e-archiwum.
Platformy workflow do automatyzacji procesów
Wykorzystaj systemy workflow do zarządzania procesami i dokumentacją. W naszej ofercie zebraliśmy te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby polskich przedsiębiorców.
Platforma SmartFlow
Elastyczny system workflow klasy enterprise wykorzystujący język Java. Jest stworzony do pracy w zróżnicowanej infrastrukturze sprzętowej oraz bazodanowej.
Digitalizacja dokumentacji
Przenieś tradycyjną dokumentację papierową do bezpiecznego cyfrowego systemu. Ogranicz zużycie papieru oraz ręczne wprowadzanie danych – wykorzystaj inteligentne narzędzia do rozpoznawania i przetwarzania tekstu.
Optyczna rejestracja znaków z plików PDF, PNG, XLS, PPT
Automatyczne tłumaczenia i transkrypcje
Klasyfikacja dokumentów oraz uzupełnianie danych
Inteligentne odczytywanie faktur i załączników
Doradztwo informatyczne
Wybór platformy low-code to odpowiedzialna decyzja. Ułatwimy Ci ją. Oferujemy doradztwo w różnych obszarach, takich jak:
- zarządzanie dokumentami,
- optymalizacja przepływu pracy,
- infrastruktura IT,
- transformacja cyfrowa,
- regulacje prawne: KSeF, NIS2, RODO i ESG.
Każdy projekt zaczynamy od konsultacji obejmujących ocenę bieżących procesów i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Proces pod kontrolą
Działamy w uporządkowany i przewidywalny sposób. Wprowadzamy rozwiązania IT według jasnego harmonogramu dopasowanego do tempa Twojej firmy.
Analiza potrzeb organizacji
Badamy wyzwania Twojej organizacji ustalamy cele biznesowe i wspólnie dobieramy najlepsze rozwiązania.
Prace wdrożeniowe
Konfigurujemy rozwiązania w środowisku developerskim i dostosujemy je do procesów organizacji.
Szkolenia
Przygotowujemy użytkowników do pracy z systemem oraz do obsługi nowych procesów.
Testy aplikacji
Prowadzimy testy przed uruchomieniem, sprawdzamy poprawność konfiguracji, obiegów, uprawnień i integracji.
Wdrożenie produkcyjne
Uruchamiamy zaakceptowane rozwiązanie i przekazujemy je do codziennej pracy.
Wsparcie techniczne
Zapewnimy dostęp do Helpdesku na indywidualnych warunkach, zgodnie z potrzebami Twojego zespołu.
Zaufany partner w transformacji cyfrowej
Globalny zasięg, lokalne wsparcie
Mamy 16 oddziałów w całej Polsce. Działamy lokalnie od 2002 roku, a nasze produkty sprawdzają się w ponad 150 krajach.
Gotowość na KSeF i systemy publiczne
Ułatwiamy pełną cyfryzację – łączymy firmowe rozwiązania IT z narzędziami e-administracji publicznej: GUS, Białą Listą VAT, VIES, e-Doręczeniami i wieloma innymi.
Zautomatyzuj najważniejsze obszary swojej organizacji
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.