Na czym polega automatyzacja administracji?
Przejdź z dokumentacyjnego chaosu do uporządkowanego workflow. Automatyzacja administracji zastępuje tradycyjny przepływ pism i informacji ich cyfrowym obiegiem. System przejmuje powtarzalne zadania biurowe, dba o zgodność z procesami i bezpieczeństwo danych.
Jak pomagamy? Analizujemy procesy, doradzamy optymalizacje i wdrażamy narzędzia IT oraz integracje z systemami niezbędnymi w pracy organizacji.
Co zyskuje Twoje firma? Pełną kontrolę nad procesami, bezpieczne e-archiwum, szybszy obieg pism oraz odciążenie zespołu od rutyny.
Odkryj korzyści automatyzacji procesów administracyjnych
Bezpieczeństwo danych i compliance
Cyfrowy obieg zapewnia szyfrowanie danych, kontrolę uprawnień oraz zgodność z RODO, KSeF, JRWA i e-Doręczeniami dzięki integracji z systemami rządowymi.
Nawet 75% mniej ręcznej pracy
Automatyzacja zastępuje manualne wprowadzanie danych, dzięki czemu oszczędza roboczogodziny i ogranicza ryzyko pomyłek.
Sprawniejsza współpraca międzyzespołowa
System przypisuje zadania, pilnuje terminów oraz akceptacji – ogranicza w ten sposób ryzyko opóźnień i ułatwia koordynację między działami.
Niższe koszty operacyjne
Cyfryzacja back-office zmniejsza koszty papieru, druku i archiwizacji oraz eliminuje straty finansowe wywołane błędami w procesach.
Łatwiejsze raportowanie i audyty
Wszystkie dane, akceptacje i zmiany są rejestrowane w systemie, dzięki czemu Twoja firma zawsze jest gotowa na kontrolę.
Szybsza obsługa spraw
Przeniesienie powtarzalnych czynności na system skraca czas przetwarzania dokumentów i przyspiesza obieg informacji w całej firmie.
Poznaj najczęściej automatyzowane procesy biznesowe w administracji
Które procesy administracyjne warto przenieść do cyfrowego systemu workflow?Wesprzemy Cię w ich konfiguracji i usprawnieniu.
Archiwizacja dokumentów
Tradycyjne segregatory zastępuje centralne cyfrowe archiwum z możliwością szybkiego dodawania i wyszukiwania informacji. Dzięki temu odnalezienie danej faktury czy pisma sprzed kilku lat zajmuje pracownikom zaledwie kilka sekund. Co ważne, wszystkie dokumenty są automatycznie indeksowane i kategoryzowane oraz zabezpieczone przed utratą lub wyciekiem.
Korespondencja przychodząca i wychodząca
System porządkuje cały cykl obsługi korespondencji: od rejestracji pisma lub wiadomości przez przypisanie sprawy do odpowiedniej osoby po kontrolę odpowiedzi i archiwizację. Ułatwia to zachowanie ciągłości kontaktu, kontrolę terminów czy śledzenie historii wątków.
Korespondencja wewnętrzna
Cyfrowy obieg pism, wniosków i spraw wewnątrz organizacji zapewnia płynną wymianę informacji między działami lub jednostkami firmy. Każda sprawa zyskuje jasny status i przypisaną osobę odpowiedzialną, co skraca czas oczekiwania na decyzję i eliminuje ryzyko zagubienia ważnych ustaleń.
Obsługa delegacji
Wnioski wyjazdowe, akceptacje, zaliczki i rozliczenia przechodzą dalej w ramach jednego procesu. Użytkownik uzupełnia dane podróży i dodaje załączniki, a system kieruje sprawę do odpowiednich osób oraz porządkuje dokumentację potrzebną działom administracji, kadrowym oraz finansowym.
Opiniowanie regulacji wewnętrznych
Regulaminy, procedury czy instrukcje często wymagają udziału wielu osób. System workflow pozwala zebrać uwagi z różnych działów, uporządkować wersje dokumentu, wskazać osoby odpowiedzialne za akceptację i zachować historię całego procesu opiniowania.
Przetwarzanie i obieg dokumentów
Nowe wnioski, formularze lub dokumenty zdigitalizowane przez program OCR trafiają do centralnego cyfrowego obiegu. System kieruje je do właściwych osób i działań według ustalonych reguł. Każda ścieżka uwzględnia niezbędne etapy, np. opis merytoryczny, akceptację przełożonego, zlecenie płatności czy archiwizację.
Rejestr i opiniowanie umów
Proces obsługi umów od pierwszego zgłoszenia aż po archiwizację podpisanego dokumentu. System przyśpiesza rejestrację, opiniowanie przez wskazane działy, akceptację zmian, kontrolę wersji oraz przypomina o aneksach, upływających terminach i odnowieniach.
Wysyłki i książka nadawcza
Funkcja automatyzuje generowanie etykiet przewozowych i prowadzenie rejestru wysyłek. Dzięki integracji z systemem e-Doręczeń, platformą e-Nadawca Poczty Polskiej oraz firmami kurierskimi dane adresowe mogą być pobierane bezpośrednio z kartoteki kontrahenta, co skraca czas przygotowania przesyłek.
Zarządzanie flotą
Cyfrowy rejestr pojazdów firmowych automatycznie monitoruje terminy przeglądów technicznych, ubezpieczeń OC/AC czy wymiany opon. Usprawnia także proces rezerwacji aut służbowych, cyfrowy obieg wniosków o przydział pojazdu oraz automatyczne rozliczanie kart paliwowych i kosztów eksploatacji.
Kontrola terminów i zobowiązań
System monitoruje terminy płatności faktur, umów, akceptacji czy okresy gwarancyjne. W określonym czasie automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżających się datach, dzięki czemu ogranicza ryzyko opóźnień lub konsekwencji prawnych.
Cyfrowe podpisywanie dokumentów
Błyskawiczne podpisywanie umów, aneksów i dokumentów wewnątrz systemu za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Proces eliminuje konieczność drukowania i skanowania pism, a podpisany dokument automatycznie zapisuje się w cyfrowym archiwum firmy.
Platformy workflow do automatyzacji procesów
Wykorzystaj systemy workflow do zarządzania procesami i dokumentacją. W naszej ofercie zebraliśmy te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby polskich przedsiębiorców.
Digitalizacja dokumentacji
Przenieś tradycyjną dokumentację papierową do bezpiecznego cyfrowego systemu. Ogranicz zużycie papieru oraz ręczne wprowadzanie danych – wykorzystaj inteligentne narzędzia do rozpoznawania i przetwarzania tekstu.
- Optyczna rejestracja znaków z plików PDF, PNG, XLS, PPT
- Automatyczne tłumaczenia i transkrypcje
- Klasyfikacja dokumentów oraz uzupełnianie danych
Doradztwo informatyczne
Wybór platformy low-code to odpowiedzialna decyzja. Ułatwimy Ci ją. Oferujemy doradztwo w różnych obszarach, takich jak:
- zarządzanie dokumentami,
- optymalizacja przepływu pracy,
- infrastruktura IT,
- transformacja cyfrowa,
- regulacje prawne: KSeF, NIS2, RODO i ESG.
Każdy projekt zaczynamy od konsultacji obejmujących ocenę bieżących procesów i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Proces pod kontrolą
Działamy w uporządkowany i przewidywalny sposób. Wprowadzamy rozwiązania IT według jasnego harmonogramu dopasowanego do tempa Twojej firmy.
Analiza potrzeb organizacji
Badamy wyzwania Twojej organizacji ustalamy cele biznesowe i wspólnie dobieramy najlepsze rozwiązania.
Prace wdrożeniowe
Konfigurujemy rozwiązania w środowisku developerskim i dostosujemy je do procesów organizacji.
Szkolenia
Przygotowujemy użytkowników do pracy z systemem oraz do obsługi nowych procesów.
Testy aplikacji
Prowadzimy testy przed uruchomieniem, sprawdzamy poprawność konfiguracji, obiegów, uprawnień i integracji.
Wdrożenie produkcyjne
Uruchamiamy zaakceptowane rozwiązanie i przekazujemy je do codziennej pracy.
Wsparcie techniczne
Zapewnimy dostęp do Helpdesku na indywidualnych warunkach, zgodnie z potrzebami Twojego zespołu.
Zaufany partner w transformacji cyfrowej
Globalny zasięg, lokalne wsparcie
Mamy 16 oddziałów w całej Polsce. Działamy lokalnie od 2002 roku, a nasze produkty sprawdzają się w ponad 150 krajach.
Partner technologiczny Microsoft
Nasi certyfikowani eksperci Microsoft pomogą Ci wykorzystać Azure i inne aplikacje biznesowe, by zwiększyć wydajność Twojej firmy.
Zautomatyzuj najważniejsze obszary swojej organizacji
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.