Platformy workflow
Setki maili, zagubione faktury i procesy, które utykają na biurkach pracowników – to codzienność wielu firm. Nowoczesne platformy workflow kładą kres operacyjnemu chaosowi, zamieniając papierową rutynę w automatyczny, cyfrowy przepływ zadań. Sprawdź, jak systemy workflow mogą usprawnić Twój biznes.
Czym są systemy workflow?
Systemy workflow to oprogramowanie do porządkowania przepływu informacji, dokumentów i decyzji w firmie. Prowadzą sprawy przez kolejne etapy procesu, przypisują odpowiedzialności, pilnują terminów oraz zapisują historię działań.
Dzięki temu zespoły pracują według jasnych reguł, zamiast opierać się na zmiennych ustaleniach i rozporoszonych informacjach.
Nowoczesne systemy do zarządzania procesami wykorzystują technologię low-code – ułatwia to modelowanie reguł i umożliwia szybkie dostosowywanie się do zmian na rynku.
Co znaczy technologia low-code?
- To nowoczesne narzędzia do tworzenia oprogramowania bez konieczności pisania kodu od zera.
- Pozwalają na szybkie budowanie skalowalnych aplikacji biznesowych i systemów obiegu dokumentów przy użyciu gotowych komponentów.
- Platformy niskokodowe (low-code) ułatwiają automatyzację procesów w firmie, a jednocześnie skracają czas wdrożenia i obniżają koszty transformacji cyfrowej.
Elektroniczny obieg informacji
Ten element workflow to standard nowoczesnego biznesu. Polega na digitalizacji, bezpiecznym przesyłaniu oraz centralizacji danych w firmie.
Zamiast papieru, maili i rozproszonych plików, wszystkie kluczowe informacje, decyzje oraz statusy zadań trafiają do jednego, bezpiecznego systemu.
Pracownicy zyskują natychmiastowy dostęp do spójnych danych z każdego urządzenia, co eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów, skraca czas realizacji procesów i zapewnia pełną transparentność działań.
Automatyzacja procesów biznesowych z workflow
Dzięki systemowi przepływu pracy i procesów odzyskasz kontrolę nad tym, co dzieje się w Twojej firmie. Pomożemy Ci usprawnić pracę w najważniejszych działach.
Administracja
- Obsługa korespondencji
- Archiwum dokumentów
- Rejestr i opiniowanie umów
- Zarządzanie flotą
- Opiniowanie regulacji wewnętrznych
- Książka nadawcza
- I wiele innych...
Finanse i księgowość
- Faktury kosztowe i magazynowe
- Integracja z KSeF
- Budżetowanie i kontrola kosztów
- Wnioski o zaliczkę
- Zarządzanie limitami kredytowymi
- Automatyczna windykacja
- I wiele innych...
Kadry i HR
- Onboarding nowego pracownika
- Wnioski urlopowe i pracownicze
- e-Teczka pracownicza
- Delegacje, diety i rozliczenia
- Oceny pracownicze
- Szkolenia pracowników
- I wiele innych...
Zakupy
- Wnioski zakupowe
- Porównanie ofert
- Monitoring realizacji zamówień
- Ocena dostawców
- Reklamacje do dostawców
- I wiele innych...
Projekty
- Zarządzanie projektami
- Monitorowanie budżetu
- Zarządzanie ryzykiem projektowym
- Dokumentacja projektowa
- Przetargi na dostawców i wykonawców
- I wiele innych...
Produkcja
- Kontrola jakości
- Tworzenie BOM zakupowego i produkcyjnego
- Zlecenia serwisowe
- Kalkulacje wykonania wyrobu
- I wiele innych...
Oprogramowanie workflow do zarządzania procesami
Na rynku spotkasz wiele typów oprogramowania do automatyzacji procesów. W naszej ofercie zebraliśmy te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby polskich przedsiębiorców.
Platforma Webcon BPS
Zaawansowana platforma workflow klasy BPM. Wspiera automatyzację złożonych procesów i obiegów dokumentów oraz tworzenie aplikacji biznesowych zwłaszcza w środowisku Microsoft.
- Integracja z narzędziami i licencjami w ekosystemie Microsoft – Microsoft 365, SharePoint, Azure i AD.
- Technologia InstantChange do szybkiego wprowadzania zmian w procesach w czasie rzeczywistym.
- Obsługa zaawansowanych procesów i wieloetapowych ścieżek akceptacji.
Platforma SmartFlow
Elastyczny system workflow klasy enterprise wykorzystujący język Java. Jest stworzony do pracy w zróżnicowanej infrastrukturze sprzętowej oraz bazodanowej.
- Szeroka kompatybilność: zgodność ze środowiskami Windows, Linux i bazami danych takimi jak PostgreSQL czy Oracle.
- Błyskawiczne wdrożenie gotowych procesów, m.in. obiegu dokumentów, archiwizacji umów czy obsługi korespondencji.
- Dogodna instalacja w chmurze Konica Minolta lub na lokalnym serwerze organizacji.
Z czym zintegrować platformy workflow?
Systemy BPM takie jak Webcon PBS i SmartFlow, łączą się z najważniejszymi narzędziami Twojej firmy. Dzięki temu tworzą pełny ekosystem ułatwiający codzienne zadania.
Integracje platform workflow:
- systemy ERP do zarządzania przedsiębiorstwem (np. SAP, Enova, Comarch Optima)
- systemy publiczne (np. KSeF, GUS, e-Doręczenia, Biała Lista, BDO)
- systemy CRM do zarządzania bazą klientów i procesami sprzedaży
- systemy monitoringu wizyjnego Luxriot
- systemy realizacji produkcji (MES)
- systemy do zarządzania magazynami (WMS)
- systemy zarządzania drukiem
- systemy operacyjne i chmury zewnętrzne
- przesyłki kurierskie
- podpisy elektronicznie (np. Autenti, Szafir, DocuSign)
- poczta elektroniczna
- i wiele innych
Korzyści automatyzacji dla firm
Szybsza obsługa spraw
Automatyczne przekazywanie zadań i dokumentów skraca czas decyzyjny oraz eliminuje przestoje w codziennej pracy.
Ograniczenie kosztów operacyjnych
Cyfryzacja zmniejsza wydatki na papier, druk oraz logistykę, a automatyzacja oszczędza roboczogodziny.
Większa kontrola nad procesami
Każda sprawa ma status, historię działań, terminy oraz przypisane osoby, dzięki czemu procesy są przewidywalne i uporządkowane.
Odciążenie zespołów
System przejmuje żmudne, powtarzalne czynności manualne, a pracownicy zyskują czas na inne zadania.
Ułatwione raportowanie
Dane z procesów są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia analizę, kontrolę i podejmowanie decyzji.
Sprawna współpraca międzydziałowa
Zespoły pracują na tych samych danych, dokumentach i ustaleniach, bez chaosu w komunikacji.
Jak wybrać platformę workflow?
System workfow może ułatwić życie zespołowi i zapewnić firmie bezpieczeństwo. Zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, sprawdź, czy spełnia ono najważniejsze kryteria nowoczesnego biznesu.
Dostosowanie do potrzeb i technologii
Czy system pozwala na swobodne modelowanie procesów Twojej firmy? Czy współpracuje ze środowiskiem IT organizacji? Narzędzie powinno adaptować się do Twoich procedur, a nie wymuszać ich całkowitą zmianę – chyba że wymaga tego prawo.
Dostępność integracji
Czy platforma łączy się z systemami ERP, CMS, rządowymi i innymi narzędziami, które Twoja firma wykorzystuje na co dzień? Komplet integracji oznacza sprawniejsze i wygodniejsze procesy.
Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami
Czy rozwiązanie jest zgodne z KSeF, NIS2, RODO i innymi wymogami Twojej branży? Mechanizmy autoryzacji, audytowalność, bezpieczne przechowywanie danych oraz pomoc ekspertów to podstawa.
Skalowalność i wsparcie techniczne
Technologia powinna rozwijać się razem z Twoją firmą. Upewnij się, że dostawca zapewnia profesjonalną opiekę pomoc we wdrożeniu, wsparcie techniczne i stałe aktualizacje.
Wybór systemu workflow to odpowiedzialna decyzja. Ułatwimy Ci ją.
Oferujemy doradztwo w kluczowych obszarach, takich jak:
- zarządzanie dokumentami,
- optymalizacja przepływu pracy,
- infrastruktura IT,
- transformacja cyfrowa,
- regulacje prawne: KSeF, NIS2, RODO i ESG.
Każdy projekt zaczynamy od konsultacji obejmujących ocenę bieżących procesów i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Jak przebiega wdrożenie workflow?
Działamy w uporządkowany i przewidywalny sposób. Wprowadzamy rozwiązania IT według jasnego harmonogramu dopasowanego do tempa Twojej firmy.
Analiza potrzeb organizacji
Badamy wyzwania Twojej organizacji ustalamy cele biznesowe i wspólnie dobieramy najlepsze rozwiązania.
Prace wdrożeniowe
Konfigurujemy rozwiązania w środowisku developerskim i dostosujemy je do procesów organizacji.
Szkolenia
Przygotowujemy użytkowników do pracy z systemem oraz do obsługi nowych procesów.
Testy aplikacji
Prowadzimy testy przed uruchomieniem, sprawdzamy poprawność konfiguracji, obiegów, uprawnień i integracji.
Wdrożenie produkcyjne
Uruchamiamy zaakceptowane rozwiązanie i przekazujemy je do codziennej pracy.
Wsparcie techniczne
Zapewnimy dostęp do Helpdesku na indywidualnych warunkach, zgodnie z potrzebami Twojego zespołu.
Kompletna oferta i obsługa
Gwarancja bezpieczeństwa
Zapewniamy rozwiązania certyfikowane ISO, zgodne z normami UE oraz SLA i wsparcie techniczne dopasowane do potrzeb Twojego zespołu.
Wygodne modele rozliczeń
Miesięczna subskrypcja (model SaaS) lub płatność jednorazowa (on premise) - wybierz metodę odpowiednią dla Twojego biznesu.
Szkolenia dla pracowników
Przygotowujemy zespoły do pracy z nowymi systemami i procesami. W ramach wdrożenia szkolimy administratorów oraz kluczowych użytkowników.
Szukasz platformy workflow dostosowanej do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.