Jak zadbać o bezpieczeństwo druku? Oto 5 podstawowych kroków:
Jak zadbać o bezpieczeństwo druku? Oto 5 podstawowych kroków:
1. Ochrona sieci
Firmowa sieć jest tak bezpieczna, jak jej najsłabszy punkt. Dlatego każda organizacja powinna stosować rozwiązania ochronne i na bieżąco monitorować systemy pod kątem potencjalnych zagrożeń. Odpowiednimi procedurami bezpieczeństwa należy objąć wszystkie urządzenia, które łączą się z siecią – także flotę drukującą.
2. Kontrola dostępu
Aby wychwytywać i niwelować cyberzagrożenia, niezbędne jest monitorowanie dostępu do urządzeń i poufnych informacji za pomocą uwierzytelniania użytkowników – można zastosować w tym celu kody PIN, karty zbliżeniowe czy techniki biometryczne. Administrator powinien nadawać cyfrowe certyfikaty i uprawnienia w zależności od zajmowanego stanowiska czy obowiązków oraz posiadać pełny wgląd w proces drukowania i obiegu dokumentów.
3. Dostosowanie ustawień sprzętu
Wiele poufnych danych jest wysyłanych do drukarki i przechowywanych w jej pamięci, dlatego ważne jest automatyczne usuwanie zadań kopiowania, drukowania, skanowania i faksowania. Dzięki funkcji szyfrowania i zabezpieczenia dysku twardego hasłem informacji nie będzie można odczytać nawet po jego wyjęciu czy podłączeniu do komputera lub innego urządzenia drukującego.
4. Szkolenie kadry
Pracownicy nieustannie skanują, kopiują i wysyłają dane, które w każdej chwili mogą trafić w niepowołane ręce, np. gdy zapomną odebrać dokumenty z drukarki. Dlatego istotne jest budowanie świadomości zagrożeń oraz przeszkolenie kadry w zakresie bezpiecznego procesu przetwarzania informacji i obsługi urządzeń drukujących.
5. Ustalenie strategii i skoordynowanie działań
Na podstawie analizy bezpieczeństwa danych, systemów i urządzeń w firmie warto opracować politykę bezpieczeństwa oraz wdrożyć ją wśród pracowników wszystkich szczebli. Małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie dysponują własnym działem IT, mogą również skorzystać z gotowych rozwiązań, które pomogą ocenić poziom ochrony oraz zadbać o odpowiednią konfigurację urządzeń w firmowej sieci.